Jak stworzyć i kontrolować na etapie realizacji budżet projektu?

W rzeczywistości nie ma uniwersalnej, jednej i jedynej metody tworzenia budżetu projektu. Proces ten zależy w znacznej mierze od rodzaju projektu, jego wielkości oraz tego czy będzie on wykonywany głównie zasobami własnymi, czy też będziemy korzystać z zewnętrznych dostawców. Spójrzmy na dwa rodzaje projektów i sposoby, jak można efektywnie stworzyć, a potem kontrolować budżet projektu.

Projekty B+R, projekty innowacyjne

Bardzo często takie projekty realizujemy korzystając z metodyki Stage Gate. Metodyka ta charakteryzuje się tym, że projekt pierwotnie dzielimy na fazy, następnie po każdej z nich występuje bramka decyzyjna (tzw. Gate Go no Go), gdzie podejmujemy decyzję o kontynuowaniu projektu lub jego przerwaniu. Projekty B+R charakteryzują się tym, że rozpoczynając projekt, szereg rzeczy jest niewiadomych. Wraz z upływem czasu sytuacja staje się coraz bardziej klarowna, wiemy coraz więcej i właśnie ta wiedza powinna być na bieżąco odzwierciedlana w budżecie projektu. Co to oznacza w praktyce? Otóż na początku projektu B+R powinniśmy dość szczegółowo zaplanować Fazę 1 projektu, natomiast dla pozostałych Faz stworzyć jedynie szacunkowe budżety – oczywiście wszystko to co już wiemy na początku projektu, powinno być odzwierciedlone w planie. W momencie, kiedy projekt dociera do bramki decyzyjnej kończącą Fazę 1, Kierownik Projektu powinien opracować szczegółowy budżet dla Fazy 2 oraz skorygować budżety kolejnych Faz o posiadaną w tym momencie wiedzę. Komitet Sterujący upoważnia w momencie Gat’u 1 na wydatkowanie tylko środków dotyczących Fazy 2. Sytuacja powtarza się analogicznie kiedy projekt dotrze do Gat’u 2.

Projekty organizacyjne, usprawniania procesów

Wiele firm w projektach typu organizacyjnych, bądź takich, które maja na celu usprawnienie procesów, planuje na początku szacunkowy budżet, który następnie w trakcie trwania projektu jest uszczegóławiany. Często wygląda to tak, że zanim zostanie podjęta decyzja o realizacji projektu, opracowywana jest Karta Projektu. Osoby podejmujące decyzję o realizacji projektu potrzebują znać choćby szacunek jego budżetu. Nie ma potrzeby na tym etapie tworzyć szczegółowych budżetów, ponieważ możemy poświecić na to dużo pracy, a decyzja o uruchomieniu nie zostanie podjęta. Nie oznacza to jednak, że ten szacunkowy budżet ma być przysłowiowo „wyssany z palca”. W praktyce oznacza to tyle, że warto się skupić na najważniejszych pozycjach, pochłaniających najwięcej zasobów i następnie je oszacować. Jeśli dla takiego projektu zapadnie pozytywna decyzja o jego uruchomieniu to wówczas na etapie planowania należy ten budżet odpowiednio uszczegółowić. Dla przykładu, w szacunkowym budżecie możemy uwzględnić pozycję „podróże służbowe” i oszacować ich koszt na 200 tys. zł. W szczegółowym budżecie możemy tę pozycję podzielić na wyjazdy krajowe i zagraniczne, na odbywane własnym transportem i transportem zewnętrznym. Poziom szczegółowości powinien być taki, na ile pozwala nam na to posiadana na tym etapie wiedza.

Kontrola budżetu na etapie realizacji projektu

Poniższa ilustracja pokazuje sytuację budżetu projektu w trakcie jego realizacji. Ilustracja ta pochodzi z dedykowanego systemu do zarządzania projektami FlexiProject

W momencie zatwierdzania całego planu dla tego konkretnego projektu został zatwierdzony także plan budżetu – znajduje się on w kolumnie „Plan”. Wszystkie koszty już poniesione podczas realizacji projektu oraz wszystkie prawdopodobne koszty, o których wiemy, że poniesiemy od chwili obecnej do końca projektu, znajdują się w kolumnie „Kwota”. Jeśli teraz porównamy kolumnę Kwota z kolumną Plan, to będziemy widzieli „Odchylenie”, którego możemy się spodziewać na koniec projektu.

Jeśli koszty projektu chcemy rozbić w czasie, to takie rozbicie przedstawiono na ilustracji poniżej.

W czasie trwania projektu pojawiają się dokumenty potwierdzające wydatki i one są rejestrowane w systemie – przedstawiono je poniżej dla wybranej pozycji budżetowej.

W momencie kiedy pojawiają się kolejne wydatki, Kierownik Projektu zyskuje coraz bardziej precyzyjną wiedzę, jakich jeszcze wydatków można się podczas danego projektu spodziewać. Wszelkie nowe informacje Kierownik Projektu powinien także zapisywać w linii Prognoza, tak jak na powyższej ilustracji gdzie widzimy, że spodziewamy się w czerwcu wydatku w wysokości 24 tys. zł, których w tym miesiącu wcześniej nie planowaliśmy. Postępując w ten sposób, zawsze będziemy mieli aktualne informacje o sytuacji budżetowej projektu.

Praktycznie w każdej firmie przykłada się dużo uwagi do zarządzania kosztami. To samo powinno dotyczyć budżetów kosztowych projektu, gdyż one również składają się na całkowitą rentowność firmy, a każda firma dąży do jej maksymalizacji.