Comment créer et contrôler un budget de projet au stade de la mise en œuvre ?

Il est important de comprendre qu’il n’existe pas d’approche unique pour établir le budget d’un projet. Le processus est très adaptable, en fonction du type de projet, de sa taille et de l’utilisation des ressources. Examinons deux types de projets et la manière dont vous pouvez créer et contrôler efficacement un budget de projet, en sachant que le processus peut être adapté à vos besoins.

Projets de R&D, projets d'innovation

Nous réalisons très souvent de tels projets en utilisant la méthodologie Stage-Gate. Cette méthodologie se caractérise par le fait que le projet est d’abord divisé en phases. Ensuite, après chaque phase, il y a un point de décision (appelé Gate Go, no Go) où nous décidons de poursuivre le projet ou de l’interrompre. Les projets de R&D sont caractérisés par le fait qu’au début du projet, plusieurs choses sont inconnues. Au fil du temps, la situation devient plus évidente. Nous en savons de plus en plus, ce qui devrait se refléter en permanence dans le budget du projet. Qu’est-ce que cela signifie en pratique ? Au début d’un projet de R&D, nous devrions planifier la phase 1 du projet de manière assez détaillée, tandis que pour les autres phases, nous ne devrions créer que des budgets estimatifs. Bien entendu, tout ce que nous savons déjà au début du projet doit être reflété dans le plan. Lorsque le projet atteint le point de décision qui met fin à la phase 1, le gestionnaire de projet doit élaborer un budget détaillé pour la phase 2 et ajuster les budgets des phases suivantes en fonction des connaissances disponibles. Le Comité de pilotage autorise lors du Gat 1 à ne dépenser que les fonds relatifs à la phase 2. La situation se répète de manière analogue lorsque le projet atteint le Gat 2.

Projets d'amélioration de l'organisation et des processus

De nombreuses entreprises prévoient une estimation budgétaire initiale qui est ensuite affinée au cours du projet dans le cadre de projets d’amélioration de l’organisation ou des processus. Une charte de projet est souvent élaborée avant que la décision de mettre en œuvre le projet ne soit prise. Ceux qui décident de mettre en œuvre le projet ont au moins besoin d’une estimation de son budget. Il n’est pas nécessaire d’établir des budgets détaillés, car nous pouvons y consacrer beaucoup de travail et la décision de lancement ne sera pas prise. Dans la pratique, il vaut la peine de se concentrer sur les éléments les plus critiques et les plus gourmands en ressources et de les estimer. Si une décision favorable est prise pour un tel projet, ce budget doit être détaillé de manière appropriée au stade de la planification. Par exemple, dans le budget prévisionnel, nous pouvons inclure le poste « voyages d’affaires » et estimer leur coût à 200 000 PLN. Nous pouvons diviser ce poste en voyages nationaux et étrangers dans le budget détaillé. Le niveau de détail doit être aussi élevé que le permettent nos connaissances à ce stade.

Contrôle du budget pendant la mise en œuvre du projet

L’illustration suivante montre la situation budgétaire d’un projet pendant sa mise en œuvre. Cette illustration est tirée du système de gestion de projet FlexiProject.

Lorsque l’ensemble du plan de ce projet a été approuvé, le plan budgétaire a également été approuvé – il figure dans la colonne « Plan ». Tous les coûts déjà encourus pendant le projet et toutes les dépenses probables que nous savons devoir encourir d’ici la fin du projet figurent dans la colonne « Montant ». Si nous comparons la colonne Montant avec la colonne Plan, nous verrons l' »écart » auquel nous pouvons nous attendre à la fin du projet.

L’illustration ci-dessous montre la répartition des coûts du projet dans le temps.

Au cours du projet, des pièces justificatives des dépenses apparaissent et sont enregistrées dans le système – elles sont présentées ci-dessous pour la ligne budgétaire sélectionnée.

Au fur et à mesure que de nouvelles dépenses apparaissent, le gestionnaire de projet acquiert une connaissance plus précise des autres coûts auxquels il peut s’attendre au cours du projet. Le chef de projet doit également consigner toute nouvelle information dans la ligne Prévision. Ainsi, nous disposerons toujours d’informations actualisées sur le budget du projet. Pratiquement toutes les entreprises accordent une grande attention à la gestion des coûts. Il devrait en être de même pour les budgets de coûts des projets, car ils contribuent à la rentabilité globale de l’entreprise, que toute entreprise s’efforce de maximiser.