Hogyan lehet a projekt költségvetését a megvalósítási szakaszban összeállítani és ellenőrizni?

Fontos megérteni, hogy a projektköltségvetés elkészítéséhez nem létezik egységes megközelítés. A folyamat a projekt típusától, méretétől és erőforrás-felhasználásától függően nagymértékben adaptálható. Vizsgáljunk meg két projekttípust, és azt, hogyan hozhat létre és ellenőrizhet hatékonyan egy projekt költségvetést, tudva, hogy a folyamat az Ön igényeihez igazítható.

K+F projektek, innovációs projektek

Az ilyen projekteket nagyon gyakran a Stage-Gate módszertan segítségével valósítjuk meg. Erre a módszertanra jellemző, hogy a projektet kezdetben fázisokra osztják. Ezután minden fázis után van egy döntési kapu (az úgynevezett Gate Go, no Go), ahol eldöntjük, hogy folytatjuk-e a projektet vagy abbahagyjuk. A K+F projektekre jellemző, hogy a projekt indításakor számos dolog ismeretlen. Ahogy telik az idő, a helyzet egyre nyilvánvalóbbá válik. Egyre többet tudunk, aminek folyamatosan tükröződnie kell a projekt költségvetésében. Mit jelent ez a gyakorlatban? Nos, egy K+F projekt elején a projekt 1. fázisát elég részletesen meg kell terveznünk, míg a többi fázisra csak becsült költségvetést kell készítenünk. Természetesen mindannak, amit már a projekt elején tudunk, tükröződnie kell a tervben. Amikor a projekt eléri az 1. fázist lezáró döntési kaput, a projektmenedzsernek részletes költségvetést kell kidolgoznia a 2. fázisra, és a rendelkezésre álló ismeretek alapján ki kell igazítania a következő fázisok költségvetését. Az Irányítóbizottság a Gat 1 időpontjában engedélyezi, hogy csak a 2. fázissal kapcsolatos pénzeszközöket költsék el. A helyzet hasonlóképpen ismétlődik, amikor a projekt eléri a Gat 2-t.

Szervezeti és folyamatfejlesztési projektek

Sok vállalat tervez egy kezdeti költségvetési becslést, amelyet később a projekt során finomítanak a szervezeti vagy folyamatfejlesztési projektekben. A Projekt Charta gyakran a projekt megvalósításáról szóló döntés meghozatala előtt kerül kidolgozásra. A projekt megvalósítása mellett döntőknek legalább a költségvetés becsült összegére szükségük van. Nem kell részletes költségvetést készíteni, mert sok munkát tudunk erre fordítani, és a döntés az indításról nem fog megszületni. A gyakorlatban érdemes a legkritikusabb, erőforrás-igényes tételekre összpontosítani és azokat megbecsülni. Ha kedvező döntés születik egy ilyen projektről, akkor ezt a költségvetést a tervezési szakaszban megfelelően részletezni kell. Például a becsült költségvetésben szerepelhet az „üzleti utak” tétel, és a költségeit 200 ezer PLN-re becsülhetjük. Ezt a tételt a részletes költségvetésben belföldi és külföldi utazásokra oszthatjuk. A részletességnek olyan mértékűnek kell lennie, amennyire a jelenlegi tudásunk lehetővé teszi.

Költségvetési ellenőrzés a projekt végrehajtása során

A következő ábra egy projekt költségvetési helyzetét mutatja be a végrehajtás során. Ez az illusztráció a FlexiProject projektmenedzsment rendszerből származik.

Amikor az adott projekt teljes tervét jóváhagyták, a költségvetési tervet is jóváhagyták – ez a „Terv” oszlopban található. A projekt során már felmerült összes költség és minden valószínűsíthető költség, amelyről tudjuk, hogy a projekt végeztéig felmerül, az „Összeg” oszlopban szerepel. Ha összehasonlítjuk az összeg oszlopot a terv oszloppal, akkor láthatjuk az „eltérést”, amire a projekt végén számíthatunk.

Az alábbi ábra a projekt költségeinek időbeli bontását mutatja.

A projekt során a kiadásokhoz kapcsolódó bizonylatok jelennek meg és kerülnek rögzítésre a rendszerben – ezek a kiválasztott költségvetési sorra vonatkozóan az alábbiakban láthatók.

Ahogy új költségek merülnek fel, a projektmenedzser pontosabb ismereteket szerez arról, hogy milyen egyéb költségek várhatóak a projekt során. A projektmenedzsernek minden új információt fel kell jegyeznie az Előrejelzés sorban. Így mindig naprakész információkkal rendelkezünk a projekt költségvetéséről. Gyakorlatilag minden vállalat nagy figyelmet fordít a költséggazdálkodásra. Ugyanezt kell alkalmazni a projektköltségek költségvetésére is, mivel azok hozzájárulnak a vállalat általános nyereségességéhez, amelyet minden vállalat igyekszik maximalizálni.