¿Cómo se crea y controla el presupuesto de un proyecto en la fase de ejecución?

Es importante comprender que no existe un enfoque único para crear un presupuesto de proyecto. El proceso es muy adaptable, dependiendo del tipo de proyecto, tamaño y utilización de recursos. Exploremos dos tipos de proyectos y cómo puedes crear y controlar eficazmente el presupuesto de un proyecto, sabiendo que el proceso puede adaptarse a tus necesidades.

Proyectos de I+D, proyectos de innovación

Muy a menudo llevamos a cabo estos proyectos utilizando la metodología Stage-Gate. Esta metodología se caracteriza por dividir inicialmente el proyecto en fases. Luego, después de cada fase, hay una puerta de decisión (la llamada Puerta Go, no Go) en la que decidimos si continuar el proyecto o interrumpirlo. Los proyectos de I+D se caracterizan porque al iniciar un proyecto se desconocen varias cosas. A medida que pasa el tiempo, la situación se hace más evidente. Cada vez sabemos más, lo que debe reflejarse continuamente en el presupuesto del proyecto. ¿Qué significa esto en la práctica? Pues bien, al principio de un proyecto de I+D, deberíamos planificar la Fase 1 del proyecto con bastante detalle, mientras que para las demás Fases, sólo deberíamos crear presupuestos estimados. Por supuesto, todo lo que ya sabemos al principio del proyecto debe reflejarse en el plan. Cuando el proyecto llega a la puerta de decisión que pone fin a la Fase 1, el Director del Proyecto debe elaborar un presupuesto detallado para la Fase 2 y ajustar los presupuestos de las Fases posteriores con los conocimientos disponibles. El Comité Director autoriza en el momento de la Gat 1 a gastar únicamente los fondos relativos a la Fase 2. La situación se repite análogamente cuando el proyecto alcanza el Gat 2.

Proyectos de mejora organizativa y de procesos

Muchas empresas planifican una estimación presupuestaria inicial que luego se afina durante el proyecto en proyectos organizativos o de mejora de procesos. A menudo se elabora una Carta del Proyecto antes de tomar la decisión de ponerlo en marcha. Quienes decidan poner en marcha el proyecto necesitan al menos una estimación de su presupuesto. No es necesario crear presupuestos detallados porque podemos dedicar mucho trabajo a esto, y no se tomará la decisión de lanzar. En la práctica, merece la pena centrarse en los elementos más críticos y que requieren más recursos, y estimarlos. Si se toma una decisión favorable para un proyecto de este tipo, este presupuesto debe detallarse adecuadamente en la fase de planificación. Por ejemplo, en el presupuesto estimado, podemos incluir la partida «viajes de negocios» y estimar su coste en 200 mil PLN. Podemos dividir esta partida en viajes nacionales y al extranjero en el presupuesto detallado. El nivel de detalle debe ser tanto como permitan nuestros conocimientos en esta fase.

Control presupuestario durante la ejecución del proyecto

La siguiente ilustración muestra la situación presupuestaria de un proyecto durante su ejecución. Esta ilustración está tomada del sistema de gestión de proyectos FlexiProject.

Cuando se aprobó todo el plan de este proyecto concreto, también se aprobó el plan presupuestario, que figura en la columna «Plan». Todos los gastos ya realizados durante el proyecto y todos los gastos probables en los que sabemos que incurriremos de aquí al final del proyecto están en la columna «Importe». Si comparamos la columna Importe con la columna Plan, veremos la «Desviación» que podemos esperar al final del proyecto.

La siguiente ilustración muestra un desglose de los costes del proyecto a lo largo del tiempo.

Durante el proyecto, aparecen documentos justificativos de los gastos que se registran en el sistema; a continuación se muestran para la línea presupuestaria seleccionada.

A medida que surgen nuevos gastos, el Director del Proyecto va conociendo con mayor precisión qué otros costes pueden esperarse durante el proyecto. El Director de Proyecto también debe anotar cualquier información nueva en la línea Previsión. De este modo, siempre tendremos información actualizada sobre el presupuesto del proyecto. Prácticamente todas las empresas prestan mucha atención a la gestión de costes. Lo mismo debe aplicarse a los presupuestos de costes de los proyectos, ya que contribuyen a la rentabilidad global de la empresa, que toda empresa se esfuerza por maximizar.