Come si crea e si controlla il budget di un progetto nella fase di implementazione?

È importante capire che non esiste un approccio unico per creare un budget di progetto. Il processo è altamente adattabile, a seconda del tipo di progetto, delle dimensioni e dell’utilizzo delle risorse. Analizziamo due tipi di progetto e come puoi creare e controllare efficacemente un budget di progetto, sapendo che il processo può essere adattato alle tue esigenze.

Progetti di R&S, progetti di innovazione

Molto spesso realizziamo progetti di questo tipo utilizzando la metodologia Stage-Gate. Questa metodologia è caratterizzata dalla suddivisione iniziale del progetto in fasi. Poi, dopo ogni fase, c’è un cancello decisionale (il cosiddetto Gate Go, no Go) in cui si decide se continuare il progetto o interromperlo. I progetti di ricerca e sviluppo sono caratterizzati dal fatto che, quando si avvia un progetto, molte cose sono sconosciute. Con il passare del tempo, la situazione diventa più evidente. Sappiamo sempre di più, e questo dovrebbe riflettersi costantemente nel budget del progetto. Cosa significa in pratica? All’inizio di un progetto di ricerca e sviluppo, dovremmo pianificare la Fase 1 del progetto in modo abbastanza dettagliato, mentre per le altre Fasi dovremmo creare solo dei budget stimati. Naturalmente, tutto ciò che sappiamo già all’inizio del progetto deve essere riflesso nel piano. Quando il progetto raggiunge il gate decisionale che conclude la Fase 1, il Project Manager deve sviluppare un budget dettagliato per la Fase 2 e adattare i budget per le Fasi successive in base alle conoscenze disponibili. Il Comitato Direttivo autorizza al momento della Gat 1 a spendere solo i fondi relativi alla Fase 2. La situazione si ripete analogamente quando il progetto raggiunge il Gat 2.

Progetti di miglioramento organizzativo e dei processi

Molte aziende pianificano un budget iniziale che viene poi perfezionato durante il progetto in progetti di miglioramento organizzativo o di processo. Spesso la Carta del Progetto viene sviluppata prima che venga presa la decisione di implementare il progetto. Chi decide di realizzare il progetto ha bisogno almeno di una stima del budget. Non è necessario creare bilanci dettagliati perché possiamo dedicare molto lavoro a questo aspetto e la decisione di lanciare non sarà presa. In pratica, vale la pena concentrarsi sulle voci più critiche e ad alta intensità di risorse e stimarle. Se viene presa una decisione favorevole per un progetto di questo tipo, questo budget deve essere adeguatamente dettagliato nella fase di pianificazione. Ad esempio, nel bilancio preventivo possiamo includere la voce “viaggi di lavoro” e stimare il loro costo in 200 mila zloty. Nel bilancio dettagliato possiamo dividere questa voce in viaggi nazionali ed esteri. Il livello di dettaglio dovrebbe essere il massimo consentito dalle nostre conoscenze in questa fase.

Controllo del budget durante l'implementazione del progetto

La seguente illustrazione mostra la situazione del budget di un progetto durante l’attuazione. Questa illustrazione è tratta dal sistema di gestione dei progetti FlexiProject.

Quando è stato approvato l’intero piano per questo particolare progetto, è stato approvato anche il piano di budget – questo si trova nella colonna “Piano”. Tutti i costi già sostenuti durante il progetto e tutte le spese probabili che sappiamo di dover sostenere da qui alla fine del progetto sono nella colonna “Importo”. Se confrontiamo la colonna Importo con la colonna Piano, vedremo la “deviazione” che possiamo aspettarci alla fine del progetto.

L’illustrazione seguente mostra la ripartizione dei costi del progetto nel tempo.

Durante il progetto, i documenti di supporto per le spese appaiono e vengono registrati nel sistema: questi sono mostrati di seguito per la linea di bilancio selezionata.

Man mano che si presentano nuove spese, il Project Manager acquisisce una conoscenza più precisa di quali altri costi si possono prevedere durante il progetto. Il Project Manager deve anche registrare tutte le nuove informazioni nella riga delle previsioni. In questo modo avremo sempre informazioni aggiornate sul budget del progetto. Praticamente ogni azienda presta molta attenzione alla gestione dei costi. Lo stesso dovrebbe valere per i budget dei costi dei progetti, in quanto contribuiscono alla redditività complessiva dell’azienda, che ogni azienda cerca di massimizzare.