Cum creați și controlați un buget de proiect în etapa de implementare?

Este important să înțelegeți că nu există o abordare unică pentru crearea unui buget de proiect. Procesul este extrem de adaptabil, în funcție de tipul, dimensiunea și utilizarea resurselor proiectului. Să explorăm două tipuri de proiecte și modul în care puteți crea și controla eficient un buget de proiect, știind că procesul poate fi adaptat nevoilor dumneavoastră.

Proiecte de cercetare și dezvoltare, proiecte de inovare

Foarte des realizăm astfel de proiecte folosind metodologia Stage-Gate. Această metodologie se caracterizează prin divizarea inițială a proiectului în faze. Apoi, după fiecare fază, există o poartă de decizie (așa-numita poartă „Go, no Go”) prin care decidem dacă să continuăm proiectul sau să îl întrerupem. Proiectele de cercetare și dezvoltare se caracterizează prin faptul că, atunci când se începe un proiect, mai multe lucruri sunt necunoscute. Pe măsură ce trece timpul, situația devine mai evidentă. Știm din ce în ce mai multe, ceea ce ar trebui să se reflecte continuu în bugetul proiectului. Ce înseamnă acest lucru în practică? Ei bine, la începutul unui proiect de cercetare și dezvoltare, ar trebui să planificăm faza 1 a proiectului în detaliu, în timp ce pentru celelalte faze, ar trebui să creăm doar bugete estimative. Desigur, tot ceea ce știm deja la începutul proiectului ar trebui să se reflecte în plan. Atunci când proiectul ajunge la poarta de decizie care încheie faza 1, managerul de proiect trebuie să elaboreze un buget detaliat pentru faza 2 și să ajusteze bugetele pentru fazele ulterioare în funcție de cunoștințele disponibile. Comitetul director autorizează la momentul Gat 1 să cheltuiască numai fondurile aferente fazei 2. Situația se repetă în mod analog atunci când proiectul ajunge la Gat 2.

Proiecte de îmbunătățire organizațională și a proceselor

Multe companii planifică o estimare bugetară inițială care este ulterior rafinată în timpul proiectului în cadrul proiectelor de îmbunătățire organizațională sau a proceselor. O Cartă a proiectului este adesea elaborată înainte de a se lua decizia de a implementa proiectul. Cei care decid să implementeze proiectul au nevoie cel puțin de o estimare a bugetului acestuia. Nu este nevoie să creăm bugete detaliate, deoarece putem lucra mult la acest lucru, iar decizia de lansare nu va fi luată. În practică, merită să vă concentrați asupra celor mai critice elemente, care consumă multe resurse, și să le estimați. Dacă se ia o decizie favorabilă pentru un astfel de proiect, acest buget ar trebui să fie detaliat în mod corespunzător în etapa de planificare. De exemplu, în bugetul estimat, putem include elementul „călătorii de afaceri” și să estimăm costul acestora la 200 de mii PLN. Putem împărți acest post în deplasări interne și externe în bugetul detaliat. Nivelul de detaliere ar trebui să fie cât de mult ne permit cunoștințele din acest stadiu.

Controlul bugetului în timpul implementării proiectului

Următoarea ilustrație prezintă situația bugetară a unui proiect în timpul implementării. Această ilustrație este preluată din sistemul dedicat de gestionare a proiectelor FlexiProject.

Atunci când întregul plan pentru acest proiect a fost aprobat, a fost aprobat și planul bugetar – acesta se află în coloana „Plan”. Toate costurile deja suportate în timpul proiectului și toate cheltuielile probabile pe care știm că le vom suporta de acum și până la sfârșitul proiectului sunt în coloana „Suma”. Dacă vom compara coloana Suma cu coloana Plan, vom vedea „Abaterea” la care ne putem aștepta la sfârșitul proiectului.

Ilustrația de mai jos prezintă o defalcare a costurilor proiectului în timp.

Pe parcursul proiectului, documentele justificative pentru cheltuieli apar și sunt înregistrate în sistem – acestea sunt prezentate mai jos pentru linia bugetară selectată.

Pe măsură ce apar noi cheltuieli, managerul de proiect dobândește cunoștințe mai precise cu privire la ce alte costuri se pot aștepta pe parcursul proiectului. Managerul de proiect ar trebui, de asemenea, să înregistreze orice informații noi la rubrica Previziuni. În acest fel, vom avea întotdeauna informații actualizate cu privire la bugetul proiectului. Practic, fiecare companie acordă multă atenție gestionării costurilor. Același lucru ar trebui să se aplice și bugetelor de costuri ale proiectelor, deoarece acestea contribuie la rentabilitatea generală a companiei, pe care fiecare companie se străduiește să o maximizeze.