Projekt-Abschlusskarte: Was ist das und welche Vorteile bringt sie?

Die Projektabschlusskarte wird oft vernachlässigt und nicht immer ausgefüllt, was ein Fehler ist. Eine gut vorbereitete Projektabschlusskarte dient als Instrument zur Sammlung von Organisationswissen und zur systematischen Verbesserung des Projektmanagements.

Project Closure Card - was ist das?

Kurz gesagt, eine Projektabschlusskarte enthält Schlussfolgerungen, die das kürzlich abgeschlossene Projekt zusammenfassen. Praktisch jedes Projekt ist einzigartig. Während der Durchführung sah sich das Projektteam mit besonderen Problemen und Herausforderungen konfrontiert, begegnete einzigartigen Risiken, arbeitete mit neuen Lieferanten zusammen usw. Das Team selbst bestand möglicherweise aus Personen, die zum ersten Mal zusammenarbeiteten, und musste sich daher erst aneinander gewöhnen. Die Interaktionen mit dem Projektsponsor oder dem Lenkungsausschuss könnten besondere Merkmale aufgewiesen haben. Während des Projekts könnte das Team brillante Lösungen entwickelt haben, die es wert sind, als Best Practices im gesamten Unternehmen verbreitet zu werden. All diese Erkenntnisse sollten zweifelsohne in die Projektabschlusskarte aufgenommen werden. Die Projektabschlusskarte ist ein Dokument, das nach jedem Projekt erforderlich sein sollte. Sie sollte vom Projektteam am Ende des Projekts ausgefüllt, mit dem Projektsponsor besprochen und offiziell genehmigt werden. Ein gutes Projektmanagementsystem sollte eine Projektabschlusskarte enthalten.

Was sollte eine Projektabschlusskarte enthalten?

Projektmanagement ist ein Bereich, der in jeder Organisation systematisch verbessert werden sollte. Eine systematisch ausgefüllte Projektabschlusskarte trägt zu dieser Verbesserung bei. Format und Inhalt einer Projektabschlusskarte können von Unternehmen zu Unternehmen variieren, aber einige Elemente, die als Best Practices gelten, sollten in jeder Karte enthalten sein:

Lessons Learned – Wichtige Schlussfolgerungen aus dem abgeschlossenen Projekt. Diese können verschiedene Aspekte umfassen, und das Projektteam sollte entscheiden, welche Elemente es wert sind, zusammengefasst zu werden. Die Lessons Learned dienen dem Aufbau einer Wissensbasis, die der Organisation hilft, zukünftige Projekte effektiver durchzuführen.
Schlussfolgerungen nach dem Projekt
Empfehlungen für zukünftige Projekte
Ermittelte kritische Risiken und wie sie gelöst wurden
Grad der Erreichung der Projektziele
Grund für den Projektabschluss
Aufgaben nach dem Projekt
Anzahl der Tage und Prozentsatz der Überschreitung des Zeitplans
Wert und Prozentsatz der Budgetüberschreitung

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Was ist eine Projektcharta und wie wird sie erstellt? [EXAMPLE]

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Vorteile des Ausfüllens einer Projektabschlusskarte

Der formelle Abschluss eines Projekts sollte ein fester Bestandteil des Lebenszyklus eines jeden Projekts sein. Jede Projektmanagement-Methodik betont die Bedeutung und die greifbaren Vorteile eines formellen Projektabschlusses. Wenn ein Projekt erst mit der Abnahme der Ergebnisse endet, wird wertvolles Wissen, das während der Durchführung des Projekts gewonnen wurde, möglicherweise nie im Unternehmen genutzt. Das menschliche Gedächtnis ist flüchtig. Deshalb bauen Organisationen ihre Wissensbasis auf, um das Projektmanagement zu verbessern. Der Zugriff auf das Wissen der Organisation zu Beginn eines neuen Projekts ist von unschätzbarem Wert. Während der Planungsphase eines neuen Projekts sollte das Team die Erfahrungen aus früheren Projekten prüfen und diskutieren, um zu vermeiden, dass Fehler der Vergangenheit wiederholt werden. Ein solcher Zugang zu den gewonnenen Erkenntnissen ist nur möglich, wenn nach jedem Projekt eine Projektabschlusskarte ausgefüllt wird. Ein robustes Projekt- und Portfoliomanagementsystem, das den Aufbau einer Lessons-Learned-Datenbank unterstützt, bietet einen erheblichen Mehrwert.

Beispiele für Projektabschlusskarten

Ein gutes Projektmanagementsystem sollte eine Projektabschlusskarte enthalten. Die folgende Abbildung zeigt ein Beispiel für eine Projektabschlusskarte, die im System FlexiProject verfügbar ist. Dieses System ermöglicht es Organisationen, individuelle Karten zu entwerfen, die auf ihre speziellen Bedürfnisse zugeschnitten sind.

Es ist erwähnenswert, dass es bei Marketingprojekten andere Aspekte gibt, die es wert sind, zusammengefasst zu werden, als bei Investitionsprojekten. Daher ist es ratsam, sich nach einem Projektmanagementsystem umzusehen, das die Erstellung verschiedener Vorlagen für Projektabschlusskarten ermöglicht.

Die Bedeutung einer Projektabschlusskarte für den Unternehmenserfolg

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Projektabschlusskarte für das systematische Sammeln von organisatorischem Wissen entscheidend ist. Auf diese Weise können Unternehmen ihre Projektmanagementkultur verbessern und aufwerten. Schließlich wird dieses Wissen dazu beitragen, dass mehr Projekte erfolgreich abgeschlossen werden können.