Cardul de închidere a proiectului: Ce este și ce beneficii aduce?

Fișa de închidere a proiectului este adesea neglijată și nu întotdeauna completată, ceea ce este o greșeală. O fișă de închidere a proiectului bine pregătită servește drept instrument pentru acumularea de cunoștințe organizaționale și îmbunătățirea sistematică a gestionării proiectelor.

Cardul de închidere a proiectului - ce este?

Pe scurt, o fișă de încheiere a proiectului conține concluzii care rezumă proiectul recent finalizat. Practic, fiecare proiect este unic. Pe parcursul execuției sale, echipa de proiect s-a confruntat cu probleme și provocări specifice, a întâmpinat riscuri unice, a colaborat cu furnizori noi etc. Este posibil ca echipa însăși să fi fost formată din persoane care lucrau împreună pentru prima dată, ceea ce le-a impus să se adapteze unele la altele. Interacțiunile cu sponsorul proiectului sau cu comitetul director ar fi putut avea caracteristici specifice. Pe parcursul proiectului, este posibil ca echipa să fi venit cu soluții geniale care merită împărtășite ca bune practici în întreaga organizație. Toate aceste informații ar trebui, fără îndoială, să fie incluse în fișa de închidere a proiectului. Fișa de închidere a proiectului este un document care ar trebui să fie necesar după fiecare proiect. Acesta ar trebui completat de echipa de proiect la sfârșitul proiectului, discutat cu sponsorul proiectului și aprobat oficial. Un sistem bun de gestionare a proiectelor ar trebui să includă o fișă de încheiere a proiectului.

Ce ar trebui să conțină o fișă de închidere a proiectului?

Gestionarea proiectelor este un domeniu care ar trebui îmbunătățit sistematic în fiecare organizație. O fișă de închidere a proiectului completată sistematic contribuie la această îmbunătățire. Formatul și conținutul unei fișe de închidere a proiectului pot varia de la o organizație la alta, însă unele elemente, considerate bune practici, ar trebui incluse în fiecare fișă:

Lecții învățate – Principalele concluzii ale proiectului finalizat. Acestea pot acoperi diverse aspecte, iar echipa de proiect trebuie să decidă ce elemente merită rezumate. Lecțiile învățate au scopul de a crea o bază de cunoștințe care să ajute organizația să execute proiectele viitoare mai eficient.
Concluzii post-proiect
Recomandări pentru proiecte viitoare
Riscurile critice identificate și modul în care acestea au fost rezolvate
Gradul în care au fost atinse obiectivele proiectului
Motivul pentru închiderea proiectului
Sarcini post-proiect
Numărul de zile și procentul de depășire a programului
Valoarea și procentul depășirii bugetului

Vezi mai mult

Ce este o Cartă de proiect și cum se pregătește? [EXAMPLE]

Mergeți la articol

Beneficiile completării unui card de închidere a proiectului

Încheierea oficială a unui proiect ar trebui să facă parte integrantă din ciclul de viață al fiecărui proiect. Fiecare metodologie de gestionare a proiectelor subliniază importanța și beneficiile tangibile ale închiderii formale a proiectului. Dacă un proiect se încheie doar odată cu acceptarea rezultatelor sale, este posibil ca cunoștințele valoroase dobândite în timpul execuției sale să nu fie niciodată utilizate în cadrul organizației. Memoria umană este efemeră, motiv pentru care organizațiile își construiesc baze de cunoștințe pentru a îmbunătăți gestionarea proiectelor. Accesarea cunoștințelor organizaționale la începutul unui nou proiect este neprețuită. În timpul fazei de planificare a unui nou proiect, echipa ar trebui să revizuiască și să discute lecțiile învățate din proiectele anterioare pentru a evita repetarea greșelilor din trecut. Un astfel de acces la lecțiile învățate este posibil numai atunci când se completează o fișă de închidere a proiectului după fiecare proiect. Un sistem robust de gestionare a proiectelor și a portofoliului care sprijină crearea unei baze de date a lecțiilor învățate adaugă o valoare semnificativă.

Exemple de carduri de închidere a proiectului

Un sistem bun de gestionare a proiectelor ar trebui să includă o fișă de închidere a proiectului. Următoarea ilustrație prezintă un exemplu de card de închidere a proiectului disponibil în sistemul FlexiProject. Acest sistem permite organizațiilor să conceapă carduri personalizate, adaptate nevoilor lor specifice.

Este demn de remarcat faptul că, în cazul proiectelor de marketing, ar putea merita să fie rezumate aspecte diferite față de proiectele de investiții. Prin urmare, este recomandabil să căutați un sistem de gestionare a proiectelor care să permită crearea de diverse modele pentru fișele de închidere a proiectelor.

Importanța unui card de închidere a proiectului în creșterea succesului organizațional

În concluzie, fișa de închidere a proiectului este esențială pentru colectarea sistematică a cunoștințelor organizaționale. Ca urmare, organizațiile își pot îmbunătăți și ridica cultura de gestionare a proiectelor. În cele din urmă, aceste cunoștințe vor permite mai multor proiecte să se încheie cu succes.