Scheda di chiusura del progetto: Cos'è e quali vantaggi apporta?

La scheda di chiusura del progetto viene spesso trascurata e non sempre completata, il che è un errore. Una scheda di chiusura del progetto ben preparata serve come strumento per accumulare conoscenze organizzative e migliorare sistematicamente la gestione del progetto.

Scheda di chiusura del progetto: cos'è?

In breve, una scheda di chiusura del progetto contiene le conclusioni che riassumono il progetto appena concluso. Praticamente ogni progetto è unico. Durante la sua esecuzione, il team del progetto ha affrontato problemi e sfide specifiche, ha incontrato rischi unici, ha collaborato con nuovi fornitori, ecc. Il team stesso potrebbe essere composto da persone che lavorano insieme per la prima volta, il che richiede un adattamento reciproco. Le interazioni con lo Sponsor del progetto o il Comitato direttivo potrebbero avere caratteristiche specifiche. Durante il progetto, il team potrebbe aver trovato soluzioni brillanti da condividere come best practice in tutta l’organizzazione. Tutte queste informazioni dovrebbero essere incluse nella scheda di chiusura del progetto. La scheda di chiusura del progetto è un documento che dovrebbe essere richiesto dopo ogni progetto. Deve essere compilata dal team di progetto alla fine del progetto, discussa con lo Sponsor del progetto e approvata ufficialmente. Un buon sistema di gestione del progetto dovrebbe includere una scheda di chiusura del progetto.

Cosa dovrebbe includere una scheda di chiusura del progetto?

La gestione dei progetti è un campo che dovrebbe essere sistematicamente migliorato in ogni organizzazione. Una scheda di chiusura del progetto completata sistematicamente contribuisce a questo miglioramento. Il formato e il contenuto di una scheda di chiusura del progetto possono variare da un’organizzazione all’altra, ma alcuni elementi, considerati best practice, dovrebbero essere inclusi in ogni scheda:

Lezioni apprese – Conclusioni chiave del progetto completato. Possono riguardare vari aspetti e il team di progetto deve decidere quali elementi vale la pena riassumere. Le lezioni apprese hanno lo scopo di costruire una base di conoscenze che aiuti l’organizzazione a realizzare progetti futuri in modo più efficace.
Conclusioni post-progetto
Raccomandazioni per i progetti futuri
Rischi critici identificati e come sono stati risolti
Grado di raggiungimento degli obiettivi del progetto
Motivo della chiusura del progetto
Attività successive al progetto
Numero di giorni e percentuale di superamento del programma
Valore e percentuale di superamento del budget

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Che cos’è un Project Charter e come prepararlo? [EXAMPLE]

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Vantaggi della compilazione di una scheda di chiusura del progetto

La chiusura formale di un progetto dovrebbe essere parte integrante del ciclo di vita di ogni progetto. Ogni metodologia di project management sottolinea l’importanza della chiusura formale del progetto e i suoi benefici tangibili. Se un progetto si conclude solo con l’accettazione dei suoi risultati, le preziose conoscenze acquisite durante la sua esecuzione potrebbero non essere mai utilizzate all’interno dell’organizzazione. La memoria umana è fugace, ecco perché le organizzazioni costruiscono le loro basi di conoscenza per migliorare la gestione dei progetti. L’accesso alle conoscenze organizzative all’inizio di un nuovo progetto è inestimabile. Durante la fase di pianificazione di un nuovo progetto, il team dovrebbe rivedere e discutere le lezioni apprese dai progetti precedenti per evitare di ripetere gli errori del passato. L’accesso alle lezioni apprese è possibile solo quando viene compilata una scheda di chiusura del progetto dopo ogni progetto. Un solido sistema di gestione dei progetti e del portafoglio che supporti la creazione di un database delle lezioni apprese aggiunge un valore significativo.

Esempi di schede per la chiusura di un progetto

Un buon sistema di gestione dei progetti dovrebbe includere una scheda di chiusura del progetto. L’illustrazione seguente mostra un esempio di scheda di chiusura del progetto disponibile nel sistema FlexiProject. Questo sistema permette alle organizzazioni di progettare schede personalizzate in base alle loro esigenze specifiche.

Vale la pena notare che nei progetti di marketing possono essere riassunti aspetti diversi rispetto ai progetti di investimento. Pertanto, è consigliabile cercare un sistema di gestione dei progetti che permetta di creare vari modelli di schede di chiusura dei progetti.

L'importanza di una scheda di chiusura del progetto per migliorare il successo organizzativo

In sintesi, la scheda di chiusura del progetto è fondamentale per raccogliere sistematicamente le conoscenze organizzative. Di conseguenza, le organizzazioni possono migliorare ed elevare la loro cultura di gestione dei progetti. Infine, queste conoscenze permetteranno a un maggior numero di progetti di concludersi con successo.