Karta pro uzavření projektu: Co to je a jaké výhody přináší?

Karta pro uzavření projektu – co to je?

Závěrečná karta projektu obsahuje stručně řečeno závěry shrnující nedávno ukončený projekt. Prakticky každý projekt je jedinečný. Během jeho realizace se projektový tým potýkal se specifickými problémy a výzvami, narazil na jedinečná rizika, spolupracoval s novými dodavateli atd. Samotný tým se mohl skládat z lidí, kteří spolu pracovali poprvé, což vyžadovalo jejich vzájemnou adaptaci. Interakce se sponzorem projektu nebo řídicím výborem mohly mít specifické rysy. Během projektu mohl tým přijít s geniálními řešeními, která stojí za to sdílet jako osvědčené postupy v rámci celé organizace. Všechny tyto poznatky by nepochybně měly být zahrnuty do závěrečné karty projektu. Karta uzavření projektu je dokument, který by měl být vyžadován po každém projektu. Na konci projektu by ji měl projektový tým vyplnit, projednat se sponzorem projektu a oficiálně schválit. Dobrý systém řízení projektů by měl obsahovat kartu uzavření projektu.

Co by měla obsahovat závěrečná karta projektu?

Řízení projektů je oblast, která by se měla v každé organizaci systematicky zlepšovat. Systematicky vyplňovaná karta uzávěrky projektu k tomuto zlepšení přispívá. Formát a obsah karty pro uzavření projektu se může v různých organizacích lišit, ale některé prvky, považované za osvědčené postupy, by měla obsahovat každá karta:

• Získané poznatky – klíčové závěry z dokončeného projektu. Ty mohou zahrnovat různé aspekty a projektový tým by měl rozhodnout, které prvky stojí za shrnutí. Cílem získaných poznatků je vytvořit znalostní základnu, která organizaci pomůže efektivněji realizovat budoucí projekty.
• Závěry po ukončení projektu
• Doporučení pro budoucí projekty
• Zjištěná kritická rizika a způsob jejich řešení
• Míra dosažení cílů projektu
• Důvod ukončení projektu
• Úkoly po ukončení projektu
• Počet dní a procento překročení plánu
• Hodnota a procento překročení rozpočtu

Výhody vyplnění karty pro uzavření projektu

Formální uzavření projektu by mělo být nedílnou součástí životního cyklu každého projektu. Každá metodika projektového řízení zdůrazňuje důležitost a hmatatelné přínosy formálního uzavření projektu. Pokud projekt končí pouze převzetím jeho výstupů, cenné znalosti získané během jeho realizace nemusí být v organizaci nikdy využity. Lidská paměť je pomíjivá, a proto organizace budují své znalostní báze, aby zlepšily řízení projektů. Přístup ke znalostem organizace na začátku nového projektu je neocenitelný. Ve fázi plánování nového projektu by měl tým projít a prodiskutovat zkušenosti z předchozích projektů, aby se vyhnul opakování chyb z minulosti. Takový přístup k získaným zkušenostem je možný pouze tehdy, když se po každém projektu vyplní karta uzavření projektu. Významnou přidanou hodnotou je robustní systém řízení projektů a portfolia, který podporuje vytváření databáze získaných zkušeností.

Příklady závěrečných karet projektu

Dobrý systém řízení projektů by měl obsahovat kartu pro uzavření projektu. Následující obrázek ukazuje příklad karty pro uzavření projektu, která je k dispozici v systému FlexiProject. Tento systém umožňuje organizacím navrhovat vlastní karty přizpůsobené jejich specifickým potřebám.

Stojí za zmínku, že u marketingových projektů může být vhodné shrnout jiné aspekty než u projektů investičních. Proto je vhodné poohlédnout se po systému pro řízení projektů, který umožňuje vytvářet různé šablony závěrečných karet projektů.

Význam závěrečné karty projektu pro zvýšení organizačního úspěchu