Projektzáró kártya: Mi ez és milyen előnyökkel jár?

Projektzáró kártya – mi az?

Röviden, a projektzáró kártya tartalmazza a nemrég befejezett projektet összefoglaló következtetéseket. Gyakorlatilag minden projekt egyedi. Végrehajtása során a projektcsapat sajátos kérdésekkel és kihívásokkal szembesült, egyedi kockázatokkal találkozott, új beszállítókkal működött együtt stb. A csapat maga is állhatott olyan emberekből, akik először dolgoztak együtt, ami megkövetelte, hogy alkalmazkodjanak egymáshoz. A projektszponzorral vagy az irányítóbizottsággal való interakcióknak sajátos jellemzői lehettek. A projekt során a csapat olyan briliáns megoldásokkal állhatott elő, amelyeket érdemes volt megosztani a szervezeten belüli legjobb gyakorlatként. Mindezeket a meglátásokat kétségtelenül bele kell foglalni a projektzáró kártyába. A projektzáró kártya olyan dokumentum, amelyre minden projekt után szükség van. A projekt végén a projektcsapatnak ki kell töltenie, meg kell vitatnia a projektszponzorral, és hivatalosan jóvá kell hagynia. Egy jó projektirányítási rendszernek tartalmaznia kell egy projektzáró kártyát.

Mit kell tartalmaznia a projektzáró kártyának?

A projektmenedzsment olyan terület, amelyet minden szervezetben szisztematikusan fejleszteni kell. A szisztematikusan kitöltött projektzáró kártya hozzájárul ehhez a javuláshoz. A projektzáró kártya formátuma és tartalma szervezetenként eltérő lehet, de néhány, legjobb gyakorlatnak tekintett elemet minden kártyának tartalmaznia kell:

• Tanulságok – A befejezett projekt legfontosabb következtetései. Ezek többféle szempontot is felölelhetnek, és a projektcsoportnak kell eldöntenie, hogy mely elemeket érdemes összefoglalni. A levont tanulságok célja egy olyan tudásbázis létrehozása, amely segít a szervezetnek a jövőbeli projektek hatékonyabb végrehajtásában.
• A projekt utáni következtetések
• Ajánlások a jövőbeli projektekhez
• Azonosított kritikus kockázatok és azok megoldásának módja
• A projektcélok elérésének mértéke
• A projekt lezárásának oka
• Projekt utáni feladatok
• A napok száma és az ütemterv túllépésének százalékos aránya
• A költségvetés túllépésének értéke és százalékos aránya

A projektzáró kártya kitöltésének előnyei

A projekt hivatalos lezárásának minden projekt életciklusának szerves részét kell képeznie. Minden projektmenedzsment-módszertan hangsúlyozza a hivatalos projektzárás fontosságát és kézzelfogható előnyeit. Ha egy projekt csak az eredmények elfogadásával ér véget, a végrehajtás során szerzett értékes tudás soha nem kerül felhasználásra a szervezeten belül. Az emberi emlékezet mulandó, ezért a szervezetek a projektmenedzsment javítása érdekében építik tudásbázisukat. A szervezeti tudáshoz való hozzáférés egy új projekt kezdetén felbecsülhetetlen értékű. Egy új projekt tervezési fázisában a csapatnak át kell tekintenie és meg kell vitatnia a korábbi projektek tanulságait, hogy elkerülje a múltbeli hibák megismétlését. A tanulságokhoz való ilyen hozzáférés csak akkor lehetséges, ha minden projekt után kitöltik a projektzáró kártyát. A tanulságokat tartalmazó adatbázis létrehozását támogató, robusztus projekt- és portfóliókezelési rendszer jelentős értéket teremt.

Példák a projektzáró kártyákra

A jó projektirányítási rendszernek tartalmaznia kell egy projektzáró kártyát. Az alábbi ábra egy példát mutat a FlexiProject rendszerben elérhető projektzáró kártyára. Ez a rendszer lehetővé teszi a szervezetek számára, hogy egyedi igényeikre szabott kártyákat tervezzenek.

Érdemes megjegyezni, hogy a marketingprojekteknél más szempontokat érdemes összefoglalni, mint a beruházási projekteknél. Ezért célszerű olyan projektmenedzsment rendszert keresni, amely lehetővé teszi különböző sablonok létrehozását a projektzáró kártyákhoz.

A projektzáró kártya fontossága a szervezeti siker fokozásában