Carte de clôture de projet : Qu'est-ce que c'est et quels sont les avantages qui en découlent ?

La carte de clôture de projet est souvent négligée et n’est pas toujours remplie, ce qui est une erreur. Une carte de clôture de projet bien préparée sert d’outil pour accumuler des connaissances organisationnelles et améliorer systématiquement la gestion de projet.

Carte de clôture de projet - qu'est-ce que c'est ?

En bref, une carte de clôture de projet contient des conclusions résumant le projet récemment achevé. Pratiquement chaque projet est unique. Au cours de son exécution, l’équipe de projet a été confrontée à des problèmes et à des défis spécifiques, a rencontré des risques particuliers, a collaboré avec de nouveaux fournisseurs, etc. L’équipe elle-même a pu être composée de personnes travaillant ensemble pour la première fois, ce qui leur a demandé de s’adapter les uns aux autres. Les interactions avec le commanditaire du projet ou le comité de pilotage ont pu présenter des caractéristiques spécifiques. Au cours du projet, l’équipe a pu trouver des solutions brillantes qui méritent d’être partagées comme meilleures pratiques dans l’ensemble de l’organisation. Toutes ces informations devraient sans aucun doute figurer dans la fiche de clôture du projet. La fiche de clôture de projet est un document qui devrait être exigé après chaque projet. Elle doit être remplie par l’équipe de projet à la fin du projet, discutée avec le commanditaire du projet et approuvée officiellement. Un bon système de gestion de projet doit intégrer une carte de clôture de projet.

Que doit contenir une carte de clôture de projet ?

La gestion de projet est un domaine qui devrait être systématiquement amélioré dans chaque organisation. Une fiche de clôture de projet remplie systématiquement contribue à cette amélioration. Le format et le contenu d’une fiche de clôture de projet peuvent varier d’une organisation à l’autre, mais certains éléments, considérés comme des pratiques exemplaires, devraient figurer dans chaque fiche :

Enseignements tirés – Principales conclusions du projet achevé. Elles peuvent couvrir différents aspects et l’équipe de projet doit décider quels éléments méritent d’être résumés. Les enseignements tirés visent à constituer une base de connaissances qui aide l’organisation à exécuter plus efficacement les projets futurs.
Conclusions de l’après-projet
Recommandations pour les projets futurs
Les risques critiques identifiés et la manière dont ils ont été résolus
Degré de réalisation des objectifs du projet
Raison de la clôture du projet
Tâches postérieures au projet
Nombre de jours et pourcentage de dépassement du calendrier
Valeur et pourcentage du dépassement du budget

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Avantages d'une carte de clôture de projet

La clôture formelle d’un projet devrait faire partie intégrante du cycle de vie de chaque projet. Toutes les méthodes de gestion de projet soulignent l’importance et les avantages tangibles de la clôture formelle d’un projet. Si un projet ne se termine qu’avec l’acceptation de ses livrables, les connaissances précieuses acquises au cours de son exécution risquent de ne jamais être utilisées au sein de l’organisation. La mémoire humaine est éphémère, c’est pourquoi les organisations construisent leurs bases de connaissances pour améliorer la gestion des projets. L’accès aux connaissances de l’organisation au début d’un nouveau projet est inestimable. Au cours de la phase de planification d’un nouveau projet, l’équipe devrait examiner et discuter des enseignements tirés des projets précédents afin d’éviter de répéter les erreurs du passé. Un tel accès aux enseignements tirés n’est possible que lorsqu’une fiche de clôture de projet est remplie après chaque projet. Un système robuste de gestion de projets et de portefeuilles qui permet de créer une base de données sur les enseignements tirés apporte une valeur ajoutée considérable.

Exemples de cartes de clôture de projet

Un bon système de gestion de projet devrait inclure une carte de clôture de projet. L’illustration suivante montre un exemple de fiche de clôture de projet disponible dans le système FlexiProject. Ce système permet aux organisations de concevoir des fiches personnalisées en fonction de leurs besoins spécifiques.

Il convient de noter qu’il peut être utile de résumer des aspects différents selon qu’il s’agit de projets de marketing ou de projets d’investissement. Il est donc conseillé de rechercher un système de gestion de projet qui permette de créer différents modèles de cartes de clôture de projet.

L'importance d'une carte de clôture de projet pour améliorer la réussite de l'organisation

En résumé, la carte de clôture de projet est essentielle pour recueillir systématiquement les connaissances de l’organisation. En conséquence, les organisations peuvent améliorer et élever leur culture de gestion de projet. Enfin, ces connaissances permettront à un plus grand nombre de projets de se terminer avec succès.