En bref, une carte de clôture de projet contient des conclusions résumant le projet récemment achevé. Pratiquement chaque projet est unique. Au cours de son exécution, l’équipe de projet a été confrontée à des problèmes et à des défis spécifiques, a rencontré des risques particuliers, a collaboré avec de nouveaux fournisseurs, etc. L’équipe elle-même a pu être composée de personnes travaillant ensemble pour la première fois, ce qui leur a demandé de s’adapter les uns aux autres. Les interactions avec le commanditaire du projet ou le comité de pilotage ont pu présenter des caractéristiques spécifiques. Au cours du projet, l’équipe a pu trouver des solutions brillantes qui méritent d’être partagées comme meilleures pratiques dans l’ensemble de l’organisation. Toutes ces informations devraient sans aucun doute figurer dans la fiche de clôture du projet. La fiche de clôture de projet est un document qui devrait être exigé après chaque projet. Elle doit être remplie par l’équipe de projet à la fin du projet, discutée avec le commanditaire du projet et approuvée officiellement. Un bon système de gestion de projet doit intégrer une carte de clôture de projet.
La gestion de projet est un domaine qui devrait être systématiquement amélioré dans chaque organisation. Une fiche de clôture de projet remplie systématiquement contribue à cette amélioration. Le format et le contenu d’une fiche de clôture de projet peuvent varier d’une organisation à l’autre, mais certains éléments, considérés comme des pratiques exemplaires, devraient figurer dans chaque fiche :
La clôture formelle d’un projet devrait faire partie intégrante du cycle de vie de chaque projet. Toutes les méthodes de gestion de projet soulignent l’importance et les avantages tangibles de la clôture formelle d’un projet. Si un projet ne se termine qu’avec l’acceptation de ses livrables, les connaissances précieuses acquises au cours de son exécution risquent de ne jamais être utilisées au sein de l’organisation. La mémoire humaine est éphémère, c’est pourquoi les organisations construisent leurs bases de connaissances pour améliorer la gestion des projets. L’accès aux connaissances de l’organisation au début d’un nouveau projet est inestimable. Au cours de la phase de planification d’un nouveau projet, l’équipe devrait examiner et discuter des enseignements tirés des projets précédents afin d’éviter de répéter les erreurs du passé. Un tel accès aux enseignements tirés n’est possible que lorsqu’une fiche de clôture de projet est remplie après chaque projet. Un système robuste de gestion de projets et de portefeuilles qui permet de créer une base de données sur les enseignements tirés apporte une valeur ajoutée considérable.
Un bon système de gestion de projet devrait inclure une carte de clôture de projet. L’illustration suivante montre un exemple de fiche de clôture de projet disponible dans le système FlexiProject. Ce système permet aux organisations de concevoir des fiches personnalisées en fonction de leurs besoins spécifiques.
Il convient de noter qu’il peut être utile de résumer des aspects différents selon qu’il s’agit de projets de marketing ou de projets d’investissement. Il est donc conseillé de rechercher un système de gestion de projet qui permette de créer différents modèles de cartes de clôture de projet.