Картка закриття проекту: Що це таке і які переваги вона дає?

Картка закриття проекту – що це таке?

Коротко кажучи, картка закриття проекту містить висновки, що підсумовують нещодавно завершений проект. Практично кожен проект є унікальним. Під час його виконання проектна команда стикалася зі специфічними проблемами та викликами, стикалася з унікальними ризиками, співпрацювала з новими постачальниками тощо. Сама команда могла складатися з людей, які вперше працювали разом, що вимагало від них адаптації один до одного. Взаємодія зі спонсором проекту або Керівним комітетом могла мати специфічні особливості. Під час проекту команда могла запропонувати блискучі рішення, якими варто було б поділитися з усією організацією як найкращими практиками. Всі ці ідеї, безсумнівно, повинні бути включені до карти закриття проекту. Картка закриття проекту – це документ, який повинен бути обов’язковим після завершення кожного проекту. Вона має бути заповнена проектною командою в кінці проекту, обговорена зі спонсором проекту та офіційно затверджена. Хороша система управління проектами повинна включати в себе карту закриття проекту.

Що повинна містити картка закриття проекту?

Управління проектами – це сфера, яку слід систематично вдосконалювати в кожній організації. Систематично заповнена картка закриття проекту сприяє цьому вдосконаленню. Формат і зміст картки закриття проекту можуть відрізнятися в різних організаціях, але деякі елементи, що вважаються найкращими практиками, повинні бути включені в кожну картку:

• Вивчені уроки – ключові висновки з завершеного проекту. Вони можуть охоплювати різні аспекти, і команда проекту повинна вирішити, які елементи варто узагальнити. Вивчені уроки мають на меті створити базу знань, яка допоможе організації ефективніше реалізовувати майбутні проекти.
• Післяпроектні висновки
• Рекомендації для майбутніх проектів
• Виявлені критичні ризики та шляхи їх вирішення
• Ступінь досягнення цілей проекту
• Причина закриття проекту
• Післяпроектні завдання
• Кількість днів і відсоток перевиконання графіка
• Сума та відсоток перевиконання бюджету

Переваги заповнення картки закриття проекту

Формальне закриття проекту має бути невід’ємною частиною життєвого циклу кожного проекту. Кожна методологія управління проектами підкреслює важливість формального закриття проекту та його відчутні переваги. Якщо проект закінчується лише прийняттям його результатів, цінні знання, отримані під час його виконання, можуть ніколи не бути використані в організації. Людська пам’ять швидкоплинна, саме тому організації створюють свої бази знань для покращення управління проектами. Доступ до організаційних знань на початку нового проекту є безцінним. На етапі планування нового проекту команда повинна проаналізувати та обговорити уроки, отримані з попередніх проектів, щоб уникнути повторення минулих помилок. Такий доступ до отриманих уроків можливий лише тоді, коли після кожного проекту заповнюється картка закриття проекту. Надійна система управління проектами та портфоліо, яка підтримує створення бази даних про отриманий досвід, додає значної цінності.

Приклади карток закриття проекту

Хороша система управління проектами повинна включати картку закриття проекту. На наступній ілюстрації показано приклад картки закриття проекту, доступної в системі FlexiProject. Ця система дозволяє організаціям створювати власні картки, пристосовані до їхніх конкретних потреб.

Варто зазначити, що в маркетингових проектах, на відміну від інвестиційних, варто узагальнювати різні аспекти. Тому доцільно шукати систему управління проектами, яка дозволяє створювати різні шаблони карток закриття проектів.

Важливість картки закриття проекту для підвищення організаційного успіху