Come creare un ufficio di Project Management in un'organizzazione?

L’introduzione di un Project Management Office (PMO) nella tua azienda può rivoluzionare l’implementazione del progetto, portando a risultati migliori, più rapidi e più efficienti, pur mantenendo un’elevata qualità. Questo non solo ti dà un vantaggio competitivo, ma migliora anche la tua presenza sul mercato, rendendola una mossa strategica per la tua organizzazione.

Che cos'è un Project Management Office (PMO) e come può trasformare le pratiche di gestione dei progetti della tua organizzazione?

Un Project Management Office (PMO) è un’unità o struttura organizzativa a cui vengono assegnati compiti di gestione del progetto centralizzati e coordinati. I compiti del PMO possono spaziare dalla fornitura di supporto al progetto alla vera e propria responsabilità di gestione del progetto.

Quando si crea un Project Management Office, è fondamentale definire obiettivi precisi per questa nuova struttura. Questa pianificazione strategica non è solo un passo, ma un prerequisito per l’efficacia del PMO e per valutare se i benefici aziendali soddisfano le aspettative.

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Il ruolo e i compiti del Project Management Office (PMO) in un’organizzazione

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Come si crea un ufficio di Project Management in un'azienda?

Inizialmente, tutti dovrebbero determinare lo scopo della creazione di un Project Management Office rispondendo alla domanda “Dove siamo?”. “Dove stiamo andando?” e “Come vogliamo arrivarci?”. Possiamo rispondere a queste domande conducendo un’analisi dell’ambiente interno del progetto.

La necessità di implementare un PMO può variare in base a:

il settore in cui opera l’azienda,
le dimensioni dell’azienda,
la persona che segnala tale necessità.

Il risultato del lavoro sarà l’identificazione del divario tra il modello di gestione dei progetti esistente e la nostra visione e le nostre aspettative per l’implementazione del progetto. Sulla base di ciò, verrà creato un piano strategico completo, che comprenderà una descrizione del modello target (inclusi i processi, gli standard, i ruoli e le responsabilità e gli strumenti), un piano di implementazione, gli obiettivi e le misure di performance.

Un ulteriore aiuto per definire le aspettative sulla forma di gestione dei progetti in azienda è un modello di maturità di gestione dei progetti adeguato.

DEFINIZIONE DI STANDARD E PROCESSI

Le aziende che realizzano progetti spesso non utilizzano standard di gestione del progetto definiti. Invece, esternalizzano l’implementazione del progetto ai propri dipendenti e si affidano alla loro esperienza. L’unificazione di questi standard e processi per adattarli alle attività dell’azienda garantirà un’implementazione uniforme dei progetti, consentendone il controllo e la successiva valutazione.

PREPARAZIONE DI UN MODELLO E DI UN PIANO PER L’IMPLEMENTAZIONE DELLA PMO

Quando si tratta di gestire un ampio portafoglio di progetti, la direzione di un’azienda può concludere che ha bisogno di un forte supporto per aumentare l’efficienza e il controllo dei progetti in corso, implementando un Project Management Office. Una valutazione approfondita dell’attuale ambiente di progetto aiuterà a trovare una soluzione adeguata e un piano completo per preparare l’organizzazione all’implementazione.

IMPLEMENTAZIONE DELLA PMO NELL’ORGANIZZAZIONE

La progettazione di un modello operativo ottimale per il Project Management Office deve includere l’implementazione di processi, standard e un programma per la gestione efficace del PMO, oltre a stabilire metriche correlate agli obiettivi strategici definiti.

GESTIONE, SVILUPPO E OTTIMIZZAZIONE DEL PMO

Quando il Project Management Office non riesce a raggiungere gli obiettivi e i benefici attesi sono ben lontani dalle aspettative, la ragione può essere la mancanza di competenza nella gestione del PMO o un modello operativo mal definito. Pertanto, vale la pena di condurre un audit per identificare le aree che necessitano di ottimizzazione e contribuire a individuare raccomandazioni e iniziative di miglioramento.