Carenza di project manager: gestire un portfolio in crescita
Quasi tutte le organizzazioni gestiscono oggi più progetti rispetto a cinque anni fa, ma le persone in grado di guidarli sono sempre più difficili da trovare. Secondo il Project Management Institute, l’economia globale avrà bisogno di 25 milioni di nuovi professionisti di progetto entro il 2030, e la ricerca aggiornata del 2025 spinge questa stima ancora più in alto. Per la maggior parte delle aziende questo significa una verità semplice ma scomoda: il portafoglio progetti continuerà a crescere più rapidamente del team di project management. Le sole assunzioni non colmeranno questo divario, perché la carenza colpisce l’intero mercato del lavoro contemporaneamente. In questo articolo esaminiamo i dati dietro la carenza di project manager, spieghiamo da dove nasce e mostriamo come un sistema di lavoro costruito in uno strumento PPM come FlexiProject aiuti le organizzazioni a gestire un portfolio in crescita con le persone che hanno già.
Punti chiave:
- Il divario si misura in milioni — il PMI stima che l’economia globale avrà bisogno di 25 milioni di nuovi professionisti di progetto entro il 2030 e di altri 30 milioni entro il 2035. Significa 2,3 milioni di persone che entrano nella professione ogni anno.
- Le cause sono strutturali — la projectification del lavoro, l’invecchiamento della forza lavoro e almeno 13 milioni di pensionamenti entro il 2030 arrivano tutti nello stesso momento. Non è un’oscillazione temporanea del mercato del lavoro.
- Il costo è reale — la carenza mette a rischio fino a 345,5 miliardi di dollari di PIL globale entro il 2030. L’Europa è l’unica regione in cui l’occupazione nel project management si sta effettivamente riducendo.
- Le assunzioni da sole non colmeranno il divario — i candidati semplicemente non esistono in numero sufficiente. Ciò che un’azienda controlla è la capacità di delivery del team che già possiede.
- Un sistema di lavoro amplifica ciò che le persone riescono a produrre — i modelli di progetto, la visibilità del carico di lavoro, i percorsi di approvazione elettronici e il reporting a livello di portfolio cambiano quanti progetti un project manager esperto può guidare in modo responsabile.
Quanto è grave la carenza di project manager?
La risposta breve: l’economia globale ha bisogno di 25 milioni di nuovi professionisti di progetto entro il 2030, il che significa che 2,3 milioni di persone dovrebbero entrare in ruoli orientati ai progetti ogni singolo anno per stare al passo con la domanda. Questi dati provengono dalla ricerca Talent Gap del PMI, uno degli studi più citati sul mercato del lavoro del project management. Allo stesso tempo, si prevede che almeno 13 milioni di project manager andranno in pensione entro il 2030, quindi gran parte dei nuovi talenti si limiterà a sostituire chi lascia la professione anziché ampliarla.
I numeri dietro la ricerca Talent Gap del PMI
L’occupazione orientata al project management comprende sia i project manager con un titolo formale sia le persone in ruoli meno formali che si affidano ogni giorno a competenze di project management. Nel 2021 questo gruppo rappresentava circa 90 milioni di posti di lavoro nel mondo, circa il 3% dell’occupazione globale. Il PMI prevede una crescita fino a 102 milioni di posti, ovvero il 3,2% dell’occupazione globale, entro il 2030. La ricerca, condotta con PwC, ha inoltre rilevato che le strategie di gestione dei talenti nella maggior parte delle organizzazioni sono cambiate ben poco: c’è scarsa attenzione allo sviluppo e alla fidelizzazione dei project manager esistenti e poca innovazione nell’attrarne di nuovi.
L’aggiornamento 2025: il divario continua ad ampliarsi
Il rapporto del PMI sul divario globale di talenti nel project management, pubblicato nel 2025, mostra che il problema non sta scomparendo. La stima aggiornata indica fino a 30 milioni di professionisti di progetto aggiuntivi necessari entro il 2035, oltre ai circa 40 milioni già attivi nella professione oggi. La domanda cresce più rapidamente nell’edilizia, nella produzione, nei servizi IT e nella sanità, con alcuni settori che prevedono un aumento della domanda di professionisti di progetto fino al 66%. Il Future of Jobs Report 2025 del World Economic Forum conferma questo quadro, inserendo i project manager tra i ruoli in più rapida crescita nella forza lavoro globale.
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Perché c’è una carenza di project manager?
Il primo fattore è la projectification del lavoro. Le iniziative strategiche che un tempo venivano gestite come attività operative continuative, dalla trasformazione digitale ai programmi di sostenibilità, oggi sono strutturate come progetti. Ogni nuova normativa, cambiamento tecnologico o mutamento di mercato genera lavoro di progetto, e qualcuno deve guidarlo. Man mano che sempre più settori diventano basati sui progetti, la domanda di persone con competenze di project management cresce in tutta l’economia, non solo nei settori tradizionalmente ad alta intensità di progetti.
Il secondo fattore è demografico. L’invecchiamento della popolazione e il calo dei tassi di natalità stanno riducendo la forza lavoro in molte economie sviluppate proprio nel momento in cui la domanda cresce. L’ondata di pensionamenti, almeno 13 milioni di project manager entro il 2030, sottrae non solo capacità ma anche esperienza: chi lascia è spesso tra le figure più senior, quelle che facevano da mentore agli altri e gestivano le iniziative più complesse.
L’Europa merita un’attenzione particolare. Secondo la ricerca del PMI, è l’unica regione in cui si prevede che l’occupazione orientata al project management si ridurrà entro il 2030, con un calo di circa il 7%. Mentre Cina e Nord America registreranno una crescita moderata, le organizzazioni europee affrontano contemporaneamente una domanda di progetti in aumento e un’offerta in calo di persone in grado di guidare quel lavoro.
Quanto costa alle organizzazioni il divario di talenti
Il PMI stima che la carenza di talenti potrebbe costare all’economia globale fino a 345,5 miliardi di dollari in PIL perso entro il 2030. La ripartizione regionale è eloquente: la Cina rischia la perdita maggiore, oltre 148 miliardi di dollari, seguita dall’Europa con un impatto di 83 miliardi e dal Nord America con 53 miliardi. Dietro questi numeri macroeconomici c’è un meccanismo molto concreto: le iniziative strategiche prive di una leadership di progetto esperta subiscono ritardi, sforano il budget o falliscono silenziosamente nel produrre i benefici promessi.
Per la singola azienda, la carenza si manifesta in modi familiari. Le posizioni aperte per project manager restano scoperte per mesi. I project manager esperti gestiscono cinque o sei iniziative in parallelo e diventano il collo di bottiglia di ogni decisione. I nuovi assunti impiegano molto tempo a diventare produttivi perché il know-how di progetto dell’organizzazione risiede nella testa delle persone anziché in uno standard ripetibile. La conclusione a cui molti team di leadership arrivano alla fine è che non possono risolvere il problema con le sole assunzioni, perché i candidati semplicemente non esistono in numero sufficiente. Ciò che possono cambiare è quanta capacità di delivery ottengono dal team che hanno già.
Come gestire un portfolio in crescita con meno project manager
Se il numero di project manager disponibili è fisso, la variabile che puoi ancora controllare è il sistema di lavoro. Le organizzazioni che affrontano bene la carenza di project manager tendono a standardizzare l’avvio dei progetti, a rendere visibile il carico di lavoro prima di impegnarsi in nuove iniziative, ad accorciare i cicli decisionali e a gestire il portfolio nel suo insieme anziché spegnere incendi progetto per progetto. Un sistema PPM come FlexiProject trasforma queste pratiche in routine quotidiana anziché in propositi isolati. Anche il modello di licenze di FlexiProject supporta questo modo di scalare: un pool di licenze flessibile con tre livelli di accesso fa sì che i partecipanti occasionali non consumino le stesse licenze dei responsabili di progetto a tempo pieno, così il sistema cresce con l’utilizzo reale anziché con l’organico.
Standardizza l’avvio dei progetti con i modelli
In molte organizzazioni l’avvio di un progetto dipende da chi lo conduce: un project manager esperto costruisce un piano solido a memoria, uno nuovo parte da una pagina bianca. I modelli di progetto in FlexiProject eliminano questa dipendenza. Un modello contiene una work breakdown structure predefinita, un budget, un elenco di rischi tipici e di deliverable, e un nuovo progetto viene creato in pochi secondi mantenendo lo standard aziendale. I modelli possono anche includere pattern documentali e best practice associati a singole attività e deliverable, così un project manager meno esperto parte con la conoscenza accumulata dell’organizzazione anziché improvvisare. L’onboarding diventa più rapido e la qualità della delivery smette di dipendere da chi guida il progetto.
Vedi il carico di lavoro reale prima di impegnarti in nuovi progetti
Quando i project manager e gli specialisti chiave scarseggiano, l’errore più costoso è sovraccaricarli senza accorgersene. FlexiProject mostra il carico di lavoro delle risorse in tutta l’organizzazione per i mesi a venire, indipendentemente da quanti progetti siano in corso. Il sistema segnala quando l’impegno pianificato di una persona supera la sua disponibilità ed espone i colli di bottiglia nascosti, ad esempio due architetti richiesti da cinque progetti nello stesso trimestre, prima che scoppi un conflitto. Il PMO e il management vedono quando l’organizzazione può avviare comodamente un altro progetto e quando è meglio attendere. Poiché l’impegno pianificato può essere confrontato con il tempo effettivamente registrato, ogni ciclo di pianificazione diventa più accurato del precedente e le decisioni si basano sui dati anziché sull’intuito.
Accorcia le decisioni con i percorsi di approvazione
Il tempo di un project manager scarso dovrebbe andare nella guida del lavoro, non nella rincorsa alle firme. In FlexiProject, i project charter, i piani e le richieste di modifica vengono approvati elettronicamente tramite percorsi di approvazione dedicati. Un percorso può avere un numero qualsiasi di livelli decisionali, e i decisori possono essere definiti come ruoli di progetto, ad esempio lo sponsor, che il sistema compila automaticamente. Diversi tipi di decisione possono seguire percorsi diversi: il charter di un progetto strategico attraversa un iter a più livelli, mentre una piccola correzione di calendario segue un percorso rapido a livello unico. Ogni modifica a un piano approvato mostra affiancate la versione attuale e quella proposta, così le decisioni vengono prese consapevolmente e il tempo dal problema alla decisione si riduce.
Gestisci il portfolio, non solo i progetti
Quando una persona sovrintende decine di iniziative, il reporting di stato manuale diventa impossibile. Un project portfolio in FlexiProject aggrega i dati automaticamente: un diagramma di Gantt riepilogativo mostra le tempistiche di tutti i progetti in un’unica vista, la scheda budget consolida la situazione finanziaria dell’intero portfolio e la scheda rischi raccoglie i rischi di ogni progetto, così le minacce ricorrenti possono essere risolte centralmente anziché in parallelo da diversi project manager. Gli stati di salute dei progetti derivano da dati di calendario e budget in tempo reale, così un PMO o un dirigente può individuare in pochi secondi quali progetti richiedono un intervento. Un progetto può appartenere a più portfolio contemporaneamente e le impostazioni di visualizzazione vengono salvate per singolo portfolio, il che mantiene il reporting coerente per tutti senza una sola slide preparata manualmente.
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La carenza di project manager non è una perturbazione temporanea che passerà una volta che il mercato del lavoro si raffredderà. Le tendenze demografiche che la alimentano, i pensionamenti, la contrazione della forza lavoro nelle economie sviluppate e la costante projectification del business, plasmeranno il prossimo decennio, e i rapporti successivi del PMI mostrano un divario che si amplia anziché ridursi. Le organizzazioni hanno essenzialmente due opzioni. Possono competere sempre più duramente per un bacino limitato di candidati, accettando costi salariali crescenti e lunghe posizioni scoperte, oppure possono aumentare la capacità di delivery del team che hanno già. La seconda strada è quella che un’azienda controlla davvero.
L’avvio standardizzato dei progetti basato sui modelli, la visibilità onesta del carico di lavoro del team prima di assumere nuovi impegni, i percorsi di approvazione elettronici che riducono i tempi decisionali e il reporting automatico a livello di portfolio cambiano insieme il calcolo di quanti progetti un project manager esperto può guidare in modo responsabile. Nulla di tutto ciò sostituisce le persone qualificate, e non dovrebbe provarci. Il punto è smettere di spendere il loro tempo prezioso in attività che un sistema può svolgere: ricostruire i piani da zero, assemblare i report di stato e rincorrere le approvazioni tra le caselle di posta. FlexiProject è stato progettato esattamente per questo tipo di scalabilità, e puoi testare il sistema completo gratis per 30 giorni per scoprire quanta capacità di delivery ha davvero il tuo team attuale.
