I 10 migliori software di gestione progetti

I 10 migliori software di gestione progetti in sintesi

I migliori strumenti di gestione progetti si distinguono soprattutto per la loro finalità. La tabella mostra il tipo di ogni strumento, i suoi utenti tipici e il limite da verificare prima dell’acquisto.

1. FlexiProject: progetti, portafogli e strategia in un unico sistema

In molte aziende il PMO dedica più tempo a raccogliere i dati che ad analizzarli: il cronoprogramma è in MS Project, il budget in Excel, i rischi in un file a parte e il report per la direzione si costruisce a mano in PowerPoint. FlexiProject riunisce questi elementi in un unico sistema di gestione progetti. Un progetto parte da una carta di progetto con cronologia delle versioni e un percorso di approvazione a più fasi. Il suo strumento di pianificazione dei progetti ha una struttura delle attività senza limiti di livello, un diagramma di Gantt, una board Kanban, una baseline e un percorso critico, ed è collegato al budget, a un registro dei rischi con matrice configurabile e ai prodotti di progetto.

A livello di organizzazione, FlexiProject raggruppa i progetti in portafogli e programmi, somma le loro finanze e i loro rischi nel portafoglio e consente di collegare ogni progetto a obiettivi strategici e indicatori. Il punteggio dei progetti aiuta a scegliere le iniziative da realizzare. In revisioni di progetto automatiche e periodiche il sistema ricava da solo i dati da cronoprogramma, budget e registro dei rischi, e il project manager si limita a commentarli e confermarli. I team che prima lavoravano in MS Project importano i cronoprogrammi dai file .mpp insieme alle baseline e li esportano nel formato MS Project XML. Le attività di Jira possono essere sincronizzate con il cronoprogramma. Il sistema funziona nel cloud o sul server dell’azienda, con lo stesso insieme di funzioni in entrambe le versioni. L’interfaccia è disponibile in 28 lingue. Esistono tre livelli di licenza, inclusa una gratuita per chi esegue soltanto le attività.

Perché FlexiProject è al primo posto: in un unico sistema e senza acquistare componenti aggiuntivi copre tutto ciò che abbiamo verificato in questo confronto: cronoprogramma, lavoro di squadra, budget e rischi e portafoglio progetti. Agli strumenti per il lavoro di squadra di questa lista mancano una carta di progetto approvata tramite un percorso di approvazione e un registro dei rischi con matrice di valutazione configurabile, mentre in FlexiProject è standard. È inoltre uno dei due strumenti di questa lista che oggi si possono acquistare in versione su server.

Per chi: aziende e istituzioni che vogliono un unico standard di gestione progetti, dall’idea al portafoglio.

A cosa fare attenzione: sfrutti tutto il potenziale di FlexiProject dove i progetti sono più numerosi e servono uno standard comune, percorsi di approvazione e un portafoglio. Per la semplice lista di attività di un solo team basta uno strumento più semplice.

2. Microsoft Project: un cronoprogramma classico in un’app desktop

Microsoft Project è oggi una famiglia di prodotti: l’app desktop Project Professional, il Project Server Subscription Edition basato su server e Planner con funzioni premium, che ha ereditato le capacità di Project for the web, ritirato il 1° agosto 2025. L’app desktop supporta una struttura delle attività, dipendenze, calendari delle risorse, livellamento del carico e baseline. L’app desktop è ancora disponibile. È stato invece ritirato il prodotto cloud separato, Project Online: secondo il calendario di Microsoft ha smesso di funzionare il 30 settembre 2026, e come percorsi di migrazione Microsoft indica Planner, Project Server Subscription Edition e Dynamics 365 Project Operations.

Per chi: pianificatori che lavorano su un cronoprogramma dettagliato.

A cosa fare attenzione: un cronoprogramma completo richiede l’app desktop (Project Professional, oppure il Piano 3 o 5); in Planner Premium il cronoprogramma nel browser è più semplice, e in Project Server i rischi e i problemi sono elenchi sul sito del progetto. Project Server 2016 e 2019 hanno perso il supporto esteso a luglio 2026.

3. monday.com: attività su board configurabili

Il lavoro in monday.com si organizza su board che puoi vedere come tabella, board Kanban, diagramma di Gantt o calendario. Le attività si possono suddividere in sottoelementi, fino a quattro livelli di annidamento. I passaggi ripetitivi, come una notifica dopo un cambio di stato, si possono automatizzare. Il piano gratuito include 2 utenti e 3 board, senza automazioni.

Per chi: team che organizzano le attività quotidiane.

A cosa fare attenzione: la baseline e il percorso critico compaiono solo nei piani più costosi Pro ed Enterprise. Non c’è un modulo budget separato, quindi budget e spese del progetto vanno costruiti da soli su una board con colonne numeriche e formule (le formule dal piano Pro). Manca anche il registro dei rischi, e il sistema funziona solo nel cloud.

4. Asana: coordinare le attività e gli obiettivi di un team

In Asana le attività di un team si organizzano in progetti che puoi vedere come elenco, board Kanban o calendario. Un’attività si divide in sottoattività, ma solo fino a cinque livelli, perciò è difficile rappresentare una struttura di scomposizione del lavoro (WBS) dettagliata. I passaggi ripetitivi, come assegnare una persona dopo un cambio di stato, si possono automatizzare. Il piano gratuito Personal include 2 utenti e non ha timeline né diagramma di Gantt. Il piano Starter aggiunge timeline, diagramma di Gantt, automazioni e dashboard di reporting, mentre i portafogli di progetti, gli obiettivi, la gestione delle risorse e il tracciamento del tempo integrato arrivano solo nel piano Advanced.

Per chi: team che coordinano molte attività e obiettivi.

A cosa fare attenzione: il budget di progetto è solo nel componente a pagamento Timesheets & Budgets, e un progetto ha una sola baseline che ogni nuovo salvataggio sovrascrive. Asana funziona solo nel cloud.

5. ClickUp: attività, documenti e obiettivi in un’unica app

ClickUp riunisce attività, documenti, obiettivi e tracciamento del tempo in un’unica app. In ogni progetto un team può anche aprire una lavagna virtuale per note e brainstorming (Whiteboards). Il lavoro si organizza in spazi, cartelle ed elenchi, e le attività si possono annidare fino a sette livelli. Le attività del progetto si possono disporre come elenco, board Kanban, calendario o diagramma di Gantt, e il carico delle risorse è mostrato dalla vista Workload. Il piano gratuito ha dei limiti; per esempio il diagramma di Gantt e la vista del carico si possono usare 60 volte ciascuno. Anche l’assistente IA è limitato.

Per chi: piccole aziende che vogliono sostituire più strumenti con uno solo.

A cosa fare attenzione: le baseline nel diagramma di Gantt arrivano solo dal piano Business, e mancano funzioni PPM come percorsi di approvazione, un registro dei rischi con matrice di valutazione o le revisioni di progetto. ClickUp funziona solo nel cloud.

6. Wrike: attività con cronoprogramma e budget

In Wrike le attività si registrano in cartelle e progetti. Si possono visualizzare in una vista tabella, una board Kanban o un diagramma di Gantt. Il cronoprogramma supporta quattro tipi di dipendenza con anticipo e ritardo, e calendari con giorni liberi. Nel 2026 Wrike ha aggiunto il tracciamento della baseline, disponibile dal piano Business.

Per chi: team grandi che hanno bisogno di un cronoprogramma in uno strumento per il lavoro di squadra.

A cosa fare attenzione: i budget a tariffa arrivano solo nei piani Pinnacle e Apex, manca il registro dei rischi, e il sistema funziona solo nel cloud.

7. Smartsheet: un cronoprogramma in forma di foglio di calcolo

Smartsheet somiglia a un foglio di calcolo: ogni riga è un’attività e le colonne contengono date, persone e stati. Lo stesso foglio si può passare a un diagramma di Gantt con quattro tipi di dipendenza, una vista a schede o un calendario. I team che prima lavoravano in MS Project possono importare i file .mpp. I passaggi ripetitivi si possono automatizzare. I dati di dipendenti e altre persone, come le risposte ai sondaggi, si raccolgono con moduli che li salvano direttamente nel foglio.

Per chi: team abituati a Excel.

A cosa fare attenzione: la gestione delle risorse (Resource Management) e i riepiloghi multiprogetto (Control Center) sono componenti a pagamento dei piani Business ed Enterprise, e il fornitore offre un registro dei rischi come modello di foglio. Smartsheet funziona solo nel cloud.

8. Jira: sprint e backlog per i team di sviluppo

Jira di Atlassian aiuta i team di sviluppo a pianificare il lavoro in sprint. Le attività si raccolgono in un backlog e si stimano in story point, e l’avanzamento dello sprint è mostrato da un burndown chart. Le attività si possono filtrare con query JQL e automatizzare i passaggi ripetitivi senza programmare. Il lavoro del team è visibile in una vista elenco o su una board Kanban. Il piano gratuito include fino a 10 utenti, e la pianificazione del lavoro tra più team è disponibile tramite il modulo Plans solo nei piani Premium ed Enterprise.

Per chi: team di sviluppo che lavorano in Scrum o Kanban.

A cosa fare attenzione: Jira non ha budget né registro dei rischi integrati, e un portafoglio con budget è un prodotto Atlassian separato. Le funzioni mancanti si integrano con app a pagamento di terze parti dall’Atlassian Marketplace. Con esse il sistema si può ampliare molto, ma ciascuna è un costo aggiuntivo, e del loro sviluppo e della compatibilità con le nuove versioni di Jira rispondono i loro fornitori. Dal 30 marzo 2026 i nuovi clienti non possono acquistare l’edizione su server Data Center, e Atlassian ha fissato la fine del suo supporto al 28 marzo 2029.

9. Trello: semplici board Kanban

Trello sono board con colonne tra cui sposti schede di attività, per esempio da una colonna Da fare a una colonna Fatto. Una scheda può contenere una checklist, una scadenza, allegati e persone. Gli spostamenti ripetitivi delle schede sono gestiti da un’automazione integrata, e funzioni e integrazioni aggiuntive arrivano da estensioni chiamate Power-Up. Il piano gratuito consente di creare fino a 10 board in uno spazio di lavoro, e l’accesso completo al calendario Planner è disponibile dal piano Standard.

Per chi: team piccoli con processi semplici.

A cosa fare attenzione: Trello organizza il lavoro di un team, ma difficilmente lo si può definire un sistema di gestione progetti completo. Trello non ha dipendenze tra attività integrate, baseline, carico delle risorse né budget. Trello funziona solo nel cloud.

10. Teamwork.com: progetti per clienti con budget e redditività

Teamwork.com è pensato per aziende che realizzano progetti per clienti, come le agenzie. Le attività si dispongono come elenco, board Kanban o diagramma di Gantt, e il tempo si registra sulle attività. A questo si aggiungono budget di progetto, fatture e report su redditività e utilizzo del team, e in ogni progetto si può tenere un elenco di rischi valutati per probabilità e impatto. Il piano gratuito Free Forever include fino a 5 utenti e 5 progetti attivi. Il percorso critico e la pianificazione del carico arrivano dal piano Accelerate, e i budget finanziari dal piano Optimize.

Per chi: agenzie e società di servizi che fatturano progetti ai clienti.

A cosa fare attenzione: i rischi si valutano su una scala fissa, senza matrice configurabile, e non c’è una carta di progetto approvata tramite un percorso di approvazione. Teamwork.com funziona solo nel cloud.

Domande frequenti sui software di gestione progetti

Quale software di gestione progetti dovrebbe scegliere un’azienda?

La scelta dipende da quanti progetti gestisci e da chi decide in merito. A un piccolo team con pochi progetti basta uno strumento per le attività come Trello, Asana o ClickUp. Un’azienda con una dozzina o più di progetti, un ufficio progetti e una direzione che si aspetta report ha bisogno di un sistema PPM. I sistemi PPM come FlexiProject coprono l’intero percorso di un progetto: dalla carta e dall’approvazione fino al portafoglio e agli obiettivi strategici.

Esiste un software di gestione progetti gratuito?

Sì, ma con limiti. Trello, Asana, ClickUp, Jira, monday.com e Teamwork.com hanno piani gratuiti con tetti: Asana e monday.com includono 2 utenti ciascuno, Teamwork.com 5 e Jira 10. In FlexiProject chi esegue soltanto le proprie attività usa una licenza gratuita, e l’intero sistema si può provare in una versione di prova.

In che cosa un software di gestione progetti si differenzia da un sistema PPM?

Un software di gestione progetti aiuta a pianificare e realizzare un singolo progetto: attività, scadenze, team. Un sistema PPM aggiunge il livello dell’organizzazione: selezionare i progetti da realizzare, un portafoglio con budget e rischi complessivi, il collegamento agli obiettivi strategici e revisioni periodiche per la direzione.

Con che cosa sostituire Microsoft Project Online dopo il suo ritiro?

Secondo il calendario di Microsoft, Project Online è stato ritirato il 30 settembre 2026. Microsoft indica tre percorsi di migrazione: Planner con funzioni premium, Project Server Subscription Edition e Dynamics 365 Project Operations. Puoi anche spostare i progetti in un altro sistema: FlexiProject importa i cronoprogrammi dai file .mpp, e descriviamo i passaggi della migrazione nell’articolo alternativa a MS Project nel 2026.

Un software di gestione progetti può funzionare sul server dell’azienda?

Sì, ma in questo confronto solo FlexiProject e Microsoft Project (Project Server Subscription Edition) offrono una versione su server. Jira Data Center non è più in vendita per i nuovi clienti; monday.com, Asana, ClickUp, Wrike e Trello non offrono una versione self-hosted, e Smartsheet e Teamwork.com funzionano nel cloud. In FlexiProject la versione server ha lo stesso insieme di funzioni di quella cloud.

Un software di gestione progetti è disponibile in italiano?

Dipende dallo strumento, quindi verifica separatamente interfaccia, documentazione e lingua del supporto. FlexiProject ha un’interfaccia in 28 lingue, con documentazione utente e supporto. Un’interfaccia multilingue facilita l’adozione in gruppi aziendali con filiali in paesi diversi.

Conclusione

Il software giusto dipende dalle esigenze della tua azienda e dal numero e dalla complessità dei tuoi progetti. Inoltre, i migliori software di gestione progetti appartengono a categorie diverse. Trello e monday.com organizzano il lavoro di un team, Jira gestisce gli sprint degli sviluppatori, e in Microsoft Project e Smartsheet si costruisce un cronoprogramma. Ma non appena una dozzina di progetti procede in parallelo e la direzione chiede priorità, budget di portafoglio e rischi, uno strumento per le attività non basta più, e il PMO torna ai report messi insieme nei fogli di calcolo. Allora serve un sistema in cui un progetto abbia una carta, un piano approvato, un budget con previsione e un registro dei rischi, e un portafoglio colleghi tutto agli obiettivi aziendali. È così che funziona il software di gestione progetti FlexiProject: un unico standard per project manager, PMO e direzione, nel cloud o sul server dell’azienda. Prima di decidere, prova due o tre programmi della rosa su un progetto reale, con cronoprogramma, budget e rischi veri, per vedere se soddisfano le aspettative di PMO, project manager e direzione.

Se vuoi conoscere altri strumenti, consulta i nostri confronti di FlexiProject con altri sistemi di gestione progetti.