Ce este o Cartă de proiect și cum se pregătește?

Atunci când ne decidem asupra unei companii pentru a lansa un alt proiect, dorim să știm cât mai exact posibil ce decidem. Descrierea domeniului de aplicare a proiectului, a obiectivului său, a etapelor, a analizei de caz, a duratei estimate a proiectului sau a bugetului sunt doar câteva dintre elementele unei Carte de proiect bine construite.

Ce veți învăța din acest articol?

Ce este o cartă de proiect și ce rol joacă aceasta în gestionarea proiectelor,
Ce elemente ar trebui să conțină o Cartă a proiectului bine pregătită,
Modul în care Carta proiectului sprijină comunicarea în cadrul echipei și gestionarea schimbărilor,
Cum arată structura unei Carte de proiect, folosind sistemul FlexiProject ca exemplu,
Cine ar trebui să completeze Carta proiectului și cum arată procesul de creare a acesteia,
De ce o Cartă a proiectului bine pregătită crește șansele de succes ale proiectului.

La ce se folosește carta de proiect?

Aplicarea practică a Cartei de proiect nu se limitează la momentul în care se ia decizia de a lansa un proiect. Cei care elaborează Carta de proiect realizează un proces de gândire structurat. Aceasta permite ca proiectul să fie bine gândit, ceea ce va reduce considerabil subestimarea și ambiguitatea în timpul implementării proiectului. Un scop important al Cartei de proiect este, de asemenea, comunicarea eficientă între echipa de proiect și conducerea companiei. Dacă, pe parcursul proiectului, cazul de afaceri se schimbă sau suntem nevoiți să modificăm domeniul de aplicare al proiectului sau obiectivele strategice care urmează să fie atinse, merită să consemnăm acest lucru prin modificarea Cartei proiectului. Dacă arhivăm fiecare Cartă de proiect atunci când apar schimbări semnificative în proiect, putem oricând să ne întoarcem în trecut și să înțelegem cum s-a schimbat proiectul de la lansarea sa. Carta de proiect este de obicei creată înainte de constituirea echipei de proiect. Fiecare membru al echipei de proiect trebuie să cunoască Carta proiectului. De asemenea, ar trebui să fie discutat în detaliu la ședința de lansare, astfel încât echipa să înțeleagă bine așteptările stabilite pentru proiect și modul în care trebuie abordată implementarea acestuia.

Vezi mai mult

Cum se face un plan de proiect bun?

Mergeți la articol

Ce ar trebui să conțină o Cartă de proiect?

Atunci când discutăm despre ce ar trebui să conțină un model de fișă de proiect, voi folosi fișa care a fost inclusă în sistemul FlexiProject. Pentru cei care vor dori să își creeze propria Carte de proiect, cea prezentată aici poate servi ca un anumit model de Carte de proiect. După cum puteți vedea în imaginea de mai jos, fișele de proiect sunt cel mai adesea împărțite în mai multe secțiuni separate. În exemplul de mai jos, prima secțiune se numește „Informații”. Acesta conține câmpuri referitoare la rolurile proiectului, numărul proiectului, categoria proiectului, afilierea la portofoliul de proiecte sau durata estimată a proiectului. De asemenea, în partea dreaptă este vizibil un grafic care arată cât de atractiv este proiectul în ceea ce privește valoarea pe care implementarea sa o va aduce organizației. Punctele de pe graficul de atractivitate sunt trasate automat, deoarece FlexiProject are un modul încorporat de evaluare a atractivității unui proiect.

Următoarea secțiune este cea referitoare la scopul, domeniul de aplicare și cazul de afaceri al proiectului, care în FlexiProject se numește „Descrierea proiectului”. Figura de mai jos prezintă, de asemenea, secțiunile „Beneficii” și „Etape importante”. Este de remarcat faptul că etapele de pe această foaie sunt trasate automat atunci când le plasăm în calendarul proiectului. Cardul de proiect finalizat (cum ar fi cel prezentat în ilustrațiile postate) se referă la un proiect care a fost dezvoltat doar pentru a demonstra exemplul și capacitățile sistemului.

Cine ar trebui să completeze Carta proiectului?

În practică, în organizații, procesul de lansare a unui nou proiect arată adesea astfel. În primul rând, se elaborează o așa-numită Cartă de inițiativă (uneori numită și Carta ideii), în care este descrisă ideea proiectului. Foarte adesea, structura fișei de inițiativă și a fișei de proiect este, de asemenea, foarte asemănătoare. Odată ce cardul de inițiativă este aprobat, se înființează cardul de proiect, pe care îl detaliem pur și simplu. Carta inițiativei este cel mai adesea completată de către inițiatorul proiectului. Acestea pot fi diverse persoane din cadrul organizației. Înainte de a decide să lanseze un proiect, Carta inițiativei este adesea revizuită de Biroul de management al proiectului – dacă există unul în cadrul companiei. Odată ce s-a luat decizia de a lansa proiectul și a fost numit managerul de proiect, modificarea ulterioară a Cartei de proiect este lăsată la latitudinea managerului de proiect.

Maximizarea succesului proiectului printr-o Cartă de proiect bine elaborată

Carta proiectului este o parte foarte importantă a documentației proiectului. Ar trebui să se acorde o atenție deosebită pentru a se asigura că Carta este bine gândită. Este un instrument de luare a deciziilor. Acestea, la rândul lor, sunt cu atât mai bune, cu cât informațiile disponibile pe baza cărora se ia o astfel de decizie sunt mai bune. În plus, este un fel de indicator pentru echipa de proiect, care spune ce este și cum trebuie realizat proiectul.

Włodzimierz Makowski

CEO FlexiProject

Włodzimierz este membru al consiliului de administrație al FlexiProject și expert în managementul de proiect. Timp de peste 20 de ani a dobândit o vastă experiență lucrând cu companii poloneze și internaționale la realizarea a zeci de proiecte mari – astăzi aplică cu pasiune această experiență în dezvoltarea sistemului FlexiProject. Conduce echipa responsabilă de dezvoltarea, implementarea și promovarea acestuia, ajutând afacerile moderne să își atingă obiectivele.