Mi az a projekt charta és hogyan kell elkészíteni? [EXAMPLE]
Amikor egy másik projekt elindításához egy vállalat mellett döntünk, a lehető legpontosabban szeretnénk tudni, hogy miről döntünk. A projekt hatókörének, céljának, mérföldköveinek, üzleti indoklásának, a projekt becsült időtartamának vagy költségvetésének leírása csak néhány eleme a jól felépített projekt charta elemei közül.
Legfontosabb tudnivalók:
- Mi az a projekt charta és milyen szerepet játszik a projektmenedzsmentben,
- Milyen elemeket kell tartalmaznia egy jól elkészített projekt charta,
- Hogyan támogatja a projekt charta a csapaton belüli kommunikációt és a változáskezelést,
- Hogyan néz ki egy projekt charta felépítése a FlexiProject rendszer példáján,
- Kinek kell kitöltenie a projekt chartát, és hogyan néz ki a létrehozásának folyamata,
- Miért növeli a projekt sikerének esélyét egy jól előkészített projekt charta.
Mire szolgál a projekt charta?
A projekt charta gyakorlati alkalmazása nem korlátozódik arra a pillanatra, amikor a projekt elindításáról szóló döntés megszületik. Azok, akik a projekt chartát kidolgozzák, strukturált gondolkodási folyamatot hajtanak végre. Ez lehetővé teszi, hogy a projekt jól átgondolt legyen, és ez nagymértékben csökkenti az alulértékeltséget és a kétértelműséget a projekt végrehajtása során. A projekt charta fontos célja a projektcsapat és a vállalat vezetése közötti hatékony kommunikáció is. Ha a projekt során változik az üzleti indoklás, vagy kénytelenek vagyunk módosítani a projekt hatókörét vagy az elérendő stratégiai célokat, akkor ezt érdemes a Projekt Charta módosításával rögzíteni. Ha archiváljuk az egyes Projekt Chartákat, amikor a projektben jelentős változások történnek, mindig visszamehetünk a történelemben, és megérthetjük, hogyan változott a projekt az indulás óta. A projekt charta általában a projektcsapat felállítása előtt készül el. A projektcsapat minden tagjának ismernie kell a Projekt Chartát. Ezt a projektindító megbeszélésen is alaposan meg kell vitatni, hogy a csapat alaposan megértse a projekttel szemben támasztott elvárásokat és azt, hogy hogyan kell megközelíteni a projekt végrehajtását.
Discover how to create a good project plan and explore its key components.
Mit kell tartalmaznia egy projekt chartának?
Amikor arról beszélek, hogy mit kell tartalmaznia egy projektkártya-mintának, a FlexiProject rendszerben található kártyát fogom használni. Azok számára, akik saját projektkártyát szeretnének tervezni, az itt bemutatott projektkártya sablonként szolgálhat. Amint az alábbi képen látható, a projektkártyák leggyakrabban több különálló részre vannak osztva. Az alábbi példában az első szakasz neve „Információ”. Tartalmazza a projektszerepekhez, a projekt számához, a projektkategóriához, a projektportfólióhoz való tartozáshoz vagy a projekt becsült időtartamához kapcsolódó mezőket. A jobb oldalon látható egy grafikon is, amely azt mutatja, hogy a projekt mennyire vonzó a szervezet számára a megvalósítással járó érték szempontjából. A vonzerőtáblázat pontjai automatikusan kirajzolódnak, mivel a FlexiProject tartalmaz egy olyan modult, amely a projekt vonzerejének értékelésére szolgál.
A következő szakasz a projekt célját, hatókörét és üzleti esetét bemutató rész, amelyet a FlexiProject oldalon „Projektleírásnak” neveznek. Az alábbi ábra az „Előnyök” és a „Mérföldkövek” szakaszokat is mutatja. Érdemes megjegyezni, hogy a mérföldkövek ezen a lapon automatikusan kirajzolódnak, amikor elhelyezzük őket a projekt ütemtervében. Az elkészült projektkártya (mint például a közzétett ábrákon látható) egy olyan projektre vonatkozik, amelyet csak a rendszer példájának és képességeinek bemutatására fejlesztettek ki.
Kinek kell kitöltenie a projekt chartát?
A gyakorlatban, a szervezetekben egy új projekt elindításának folyamata gyakran így néz ki. Először egy úgynevezett kezdeményezési chartát (néha ötlet chartának is nevezik) dolgoznak ki, amelyben leírják a projektötletet. Nagyon gyakran a kezdeményezési kártya és a projektkártya szerkezete is nagyon hasonló. Miután a kezdeményezési kártyát jóváhagyták, létrehozzuk a projektkártyát, amelyet egyszerűen részletezünk. A kezdeményezési chartát leggyakrabban a projekt kezdeményezője tölti ki. Ez a szervezeten belül különböző emberek lehetnek. Mielőtt a projekt elindításáról döntenének, a Kezdeményezési Chartát gyakran a Projektmenedzsment Iroda is felülvizsgálja – ha van ilyen a vállalatnál. Miután a projekt elindításáról döntés született, és a projektmenedzser kinevezésére sor került, a projekt alapszabályának további módosítása a projektmenedzserre marad.
A projektsiker maximalizálása egy jól kidolgozott projekt charta segítségével
A Projekt Charta a projektdokumentáció nagyon fontos része. Nagy gondot kell fordítani arra, hogy a charta jól átgondolt legyen. Ez egy eszköz a döntéshozatalhoz. Ezek viszont annál jobbak, minél jobbak a rendelkezésre álló információk, amelyek alapján egy ilyen döntés meghozatalára kerül sor. Ezenkívül egyfajta útjelzőtábla a projektcsapat számára, amely megmondja, hogy mi és hogyan kell megvalósítani a projektet.
