Pourquoi est-il important de préparer une charte de projet ?

Lorsque nous choisissons une entreprise pour lancer un autre projet, nous voulons savoir le plus précisément possible ce que nous décidons. La description de la portée du projet, de son objectif, des étapes, de l’analyse de rentabilité, de la durée estimée du projet ou du budget ne sont que quelques-uns des éléments d’une charte de projet bien construite.

À quoi sert la charte de projet ?

L’application pratique de la charte de projet ne se limite pas au moment où la décision est prise de lancer un projet. Les personnes qui élaborent la charte de projet mènent une réflexion structurée. Elle permet au projet d’être bien pensé, ce qui réduira considérablement les sous-entendus et les ambiguïtés lors de la mise en œuvre du projet. Un objectif important de la charte de projet est également d’assurer une communication efficace entre l’équipe de projet et la direction de l’entreprise. Si, au cours du projet, l’analyse de rentabilité change ou si nous sommes contraints de modifier la portée du projet ou les objectifs stratégiques à atteindre, il convient de le signaler en modifiant la charte du projet. Si nous archivons chaque charte de projet lorsque des changements importants interviennent dans le projet, nous pouvons toujours revenir en arrière et comprendre comment le projet a évolué depuis son lancement. La charte de projet est généralement créée avant la constitution de l’équipe de projet. Chaque membre de l’équipe de projet doit connaître la charte du projet. Il doit également faire l’objet d’une discussion approfondie lors de la réunion de lancement, afin que l’équipe comprenne parfaitement les attentes à l’égard du projet et la manière d’aborder sa mise en œuvre.

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Que doit contenir une charte de projet ?

Lorsque je discuterai du contenu d’une carte de projet type, j’utiliserai la carte qui a été incluse dans le système FlexiProject. Pour ceux qui souhaitent concevoir leur propre carte de projet, celle présentée ici peut servir de modèle de carte de projet. Comme vous pouvez le voir dans l’image ci-dessous, les fiches de projet sont le plus souvent divisées en plusieurs sections distinctes. Dans l’exemple ci-dessous, la première section est intitulée « Information ». Il contient des champs relatifs aux rôles des projets, au numéro de projet, à la catégorie de projet, à l’affiliation au portefeuille de projets ou à la durée estimée du projet. Vous trouverez également à droite un graphique montrant l’intérêt du projet en termes de valeur que sa mise en œuvre apportera à l’organisation. Les points du tableau d’attractivité sont dessinés automatiquement car FlexiProject est doté d’un module permettant d’ évaluer l’attractivité d’un projet.

La section suivante est celle qui traite de l’objectif, de la portée et de l’analyse de rentabilité du projet, appelée « Description du projet » dans FlexiProject. La figure ci-dessous montre également les sections « Avantages » et « Étapes ». Il convient de noter que les jalons de cette feuille sont dessinés automatiquement lorsque nous les plaçons sur le calendrier du projet. La carte de projet complétée (telle que celle présentée dans les illustrations affichées) correspond à un projet qui a été développé uniquement pour démontrer l’exemple et les capacités du système.

Qui doit remplir la charte de projet ?

En pratique, dans les organisations, le processus de lancement d’un nouveau projet ressemble souvent à ceci. Tout d’abord, une charte d’initiative (parfois également appelée charte d’idées) est élaborée, dans laquelle l’idée du projet est décrite. Très souvent, la structure de la carte d’initiative et de la carte de projet est également très similaire. Une fois la carte d’initiative approuvée, nous mettons en place la carte de projet, que nous détaillons simplement. La charte d’initiative est le plus souvent remplie par l’initiateur du projet. Il peut s’agir de différentes personnes au sein de l’organisation. Avant de décider de lancer un projet, la charte d’initiative est souvent examinée par le bureau de gestion de projet – s’il y en a un dans l’entreprise. Une fois que la décision de lancer le projet a été prise et que le chef de projet a été nommé, c’est à lui qu’il incombe de modifier la charte du projet.

Maximiser la réussite d'un projet grâce à une charte de projet bien rédigée

La charte de projet est une partie très importante de la documentation du projet. Il faut veiller à ce que la Charte soit bien conçue. Il s’agit d’un outil de prise de décision. Ces derniers sont d’autant plus efficaces que les informations disponibles pour prendre une telle décision sont de meilleure qualité. En outre, il s’agit d’une sorte de panneau indicateur pour l’équipe de projet, qui indique ce qu’est le projet et comment il doit être réalisé.