Czym jest karta projektu i jak ją przygotować? [PRZYKŁAD]
Podejmując w firmie decyzję o uruchomieniu kolejnego projektu, chcemy możliwie precyzyjnie wiedzieć, na co się decydujemy. Opisanie zakresu projektu, jego celu, kamieni milowych, uzasadnienia biznesowego, szacowanego okresu trwania projektu czy też budżetu to tylko niektóre elementy dobrze skonstruowanej Karty Projektu.
Najważniejsze wnioski:
- Czym jest Karta Projektu i jakie pełni funkcje w zarządzaniu projektami,
- Jakie elementy powinna zawierać dobrze przygotowana Karta Projektu,
- W jaki sposób Karta Projektu wspiera komunikację w zespole i zarządzanie zmianami,
- Jak wygląda struktura Karty Projektu na przykładzie systemu FlexiProject,
- Kto powinien wypełniać Kartę Projektu i jak wygląda proces jej tworzenia,
- Dlaczego dobrze przygotowana Karta Projektu zwiększa szanse na sukces projektu.
Do czego służy karta projektu?
Praktyczne zastosowanie Karty Projektu nie ogranicza się tylko do momentu podjęcia decyzji o uruchomieniu projektu. Osoby opracowujące Kartę Projektu przeprowadzają ustrukturyzowany proces myślowy. Pozwala on dobrze przemyśleć projekt, a to w znacznym stopniu ograniczy niedopowiedzenia i dwuznaczności w trakcie realizacji projektu. Ważny cel Karty Projektu to także efektywna komunikacja pomiędzy zespołem projektowym a kierownictwem firmy. Jeżeli w trakcie realizacji projektu zmienia się jego business case lub jesteśmy zmuszeniu zmodyfikować jego zakres albo cele strategiczne do osiągnięcia, to warto to zapisać, modyfikując Kartę Projektu. Jeżeli będziemy archiwizować każdą Kartę Projektu w momencie wystąpienia istotnych zmian w projekcie, to zawsze będziemy mogli wrócić do historii i rozumieć, jak zmieniał się projekt od momentu jego uruchomienia. Karta Projektu powstaje najczęściej przed powołaniem zespołu projektowego. Każdy członek zespołu projektowego powinien zapoznać się z Kartą Projektu. Powinna ona też być dokładnie omówiona na spotkaniu Kick-Off po to, aby zespół dokładnie rozumiał oczekiwania stawiane przed projektem oraz sposób podejścia do jego realizacji.
Co powinna zwierać Karta Projektu?
Omawiając, co powinna zawierać przykładowa Karta Projektu, posłużę się Kartą, która została zaszyta w programie do zarządzania projektami FlexiProject. Dla osób, które będą chciały zaprojektować własną Kartę Projektu, ta zaprezentowana tutaj może posłużyć jako pewien szablon Karty Projektu. Tak jak widać na poniższym rysunku, Karty Projektów najczęściej dzielą się na kilka odrębnych sekcji. Na przykładzie poniżej pierwsza sekcja nazywa się „Informacje”. Zawiera pola związane z rolami projektowymi, numer projektu, kategorię projektu, przynależność do portfela projektowego czy też szacowany czas trwania projektu. Po prawej stronie widoczna jest również grafika, pokazująca jak bardzo atrakcyjny jest projekt z punktu widzenia wartości, którą jego realizacja przyniesie organizacji. Punkty na wykresie atrakcyjności rysują się automatycznie, ponieważ program FlexiProject ma w sobie zaszyty moduł pozwalający oceniać atrakcyjność projektu.
Kolejna sekcja, to sekcja dotycząca celu, zakresu oraz uzasadnienia biznesowego projektu, która w systemie FlexiProject nazywa się „Opis projektu”. Na rysunku poniżej pokazano również sekcję „Korzyści” oraz „Kamienie milowe”. Warto zaznaczyć, że kamienie milowe na tej Karcie rysują się w sposób automatyczny w momencie, kiedy umieścimy je na harmonogramie projektu. Wypełniona Karta Projektu (taka jak pokazana na zamieszczonych ilustracjach) dotyczy projektu, który został opracowany tylko dla celów zaprezentowania przykładu i możliwości systemu.
Kto powinien wypełniać Kartę Projektu?
W praktyce, w organizacjach proces uruchamiania nowego projektu często wygląda w następujący sposób. Najpierw opracowuje się tzw. Kartę Inicjatywy (czasami jest także nazywana Kartą Pomysłu), w której opisuje się pomysł na projekt. Bardzo często też struktura Karty Inicjatywy oraz Karty Projektu jest bardzo podobna. Po zatwierdzeniu Karty Inicjatywy zakładamy Kartę Projektu, którą po prostu uszczegółowiamy. Karta Inicjatywy najczęściej wypełnia inicjator projektu. Mogą to być różne osoby w organizacji. Przed podjęciem decyzji o uruchomieniu projektu Kartę Inicjatywy często weryfikuje Biuro Zarządzania Projektami – jeśli takie w firmie istnieje. Po podjęciu decyzji o uruchomieniu projektu i po powołaniu Kierownika Projektu dalsza modyfikacja Karty Projektu pozostaje w kompetencjach Kierownika Projektu.
Jak stworzyć harmonogram projektu krok po kroku? Poznaj praktyczne wskazówki i unikaj błędów na drodze do sukcesu.
Maksymalizacja sukcesu projektu dzięki dobrze przygotowanej karcie projektu
Karta Projektu to bardzo ważny element dokumentacji projektowej. Należy dołożyć wiele uwagi, aby Kartę dobrze przemyśleć. Jest ona narzędziem do podejmowania decyzji. Te z kolei są tym lepsze, im lepsza jest dostępna informacja, na podstawie której taką decyzję podejmujemy. Dodatkowo jest swego rodzaju drogowskazem dla zespołu projektowego, mówiącym o tym co jest i w jaki sposób w projekcie do osiągnięcia.
