Che cos'è un Project Charter e come prepararlo?

Quando decidiamo di scegliere un’azienda per lanciare un altro progetto, vogliamo sapere con la massima precisione possibile su cosa stiamo decidendo. Descrivere l’ambito del progetto, il suo obiettivo, le tappe fondamentali, il business case, la durata stimata del progetto o il budget sono solo alcuni degli elementi di un Project Charter ben costruito.

Cosa imparerai da questo articolo?

Cos’è un Project Charter e che ruolo ha nella gestione di un progetto,
Quali elementi deve contenere una Carta del Progetto ben preparata,
Come la Carta del Progetto supporta la comunicazione all’interno del team e la gestione del cambiamento,
Come si presenta la struttura di un Project Charter, utilizzando come esempio il sistema FlexiProject,
Chi deve compilare la Carta del Progetto e qual è il processo di creazione,
Perché un Project Charter ben preparato aumenta le possibilità di successo del progetto.

A cosa serve la carta del progetto?

L’applicazione pratica della Carta del Progetto non si limita al momento in cui si decide di avviare un progetto. Coloro che sviluppano la Carta del Progetto svolgono un processo di riflessione strutturato. Permette al progetto di essere ben pensato e questo ridurrà notevolmente la sottovalutazione e l’ambiguità durante l’implementazione del progetto. Uno scopo importante della Carta del Progetto è anche la comunicazione efficace tra il team di progetto e la direzione dell’azienda. Se nel corso del progetto il business case cambia o siamo costretti a modificare l’ambito del progetto o gli obiettivi strategici da raggiungere, è opportuno registrarlo modificando il Project Charter. Se archiviamo ogni Project Charter quando si verificano cambiamenti significativi nel progetto, possiamo sempre tornare indietro nella storia e capire come è cambiato il progetto dal suo avvio. La Carta del Progetto di solito viene creata prima che venga costituito il team di progetto. Ogni membro del team di progetto deve conoscere la Carta del Progetto. Dovrebbe essere discusso a fondo anche durante la riunione di avvio, in modo che il team comprenda a fondo le aspettative del progetto e il modo in cui affrontarne l’implementazione.

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Cosa deve contenere un Project Charter?

Quando parlerò di cosa dovrebbe contenere una scheda di progetto campione, utilizzerò la scheda inclusa nel sistema FlexiProject. Per coloro che desiderano creare la propria scheda progetto, quella presentata qui può servire come modello di scheda progetto. Come puoi vedere nell’immagine qui sotto, le Schede Progetto sono spesso suddivise in diverse sezioni separate. Nell’esempio che segue, la prima sezione si chiama “Informazioni”. Contiene campi relativi ai ruoli del progetto, al numero del progetto, alla categoria del progetto, all’affiliazione al portafoglio del progetto o alla durata stimata del progetto. Sulla destra è visibile anche un grafico che mostra l’attrattiva del progetto in termini di valore che la sua realizzazione apporterà all’organizzazione. I punti del grafico di attrattività vengono tracciati automaticamente perché FlexiProject dispone di un modulo per valutare l’attrattività di un progetto.

La sezione successiva è quella relativa allo scopo, all’ambito e al business case del progetto, che in FlexiProject si chiama “Descrizione del progetto”. La figura sottostante mostra anche le sezioni “Benefici” e “Pietre miliari”. Vale la pena notare che le pietre miliari di questo foglio vengono disegnate automaticamente quando le inseriamo nel calendario del progetto. La scheda di progetto completata (come quella mostrata nelle illustrazioni postate) è relativa a un progetto che è stato sviluppato solo per dimostrare l’esempio e le capacità del sistema.

Chi deve compilare la Carta del Progetto?

In pratica, nelle organizzazioni, il processo di lancio di un nuovo progetto è spesso simile a questo. In primo luogo, viene sviluppata la cosiddetta Carta dell’Iniziativa (talvolta chiamata anche Carta dell’Idea), in cui viene descritta l’idea del progetto. Molto spesso, anche la struttura della Scheda Iniziativa e della Scheda Progetto è molto simile. Una volta approvata la Carta dell’Iniziativa, creiamo la Carta del Progetto, di cui ci occupiamo semplicemente dei dettagli. La Carta dell’Iniziativa è spesso compilata dall’iniziatore del progetto. Può trattarsi di diverse persone dell’organizzazione. Prima di decidere di lanciare un progetto, la Carta dell’Iniziativa viene spesso esaminata dall’Ufficio di Gestione del Progetto, se esiste nell’azienda. Una volta presa la decisione di avviare il progetto e nominato il Project Manager, l’ulteriore modifica della Carta del Progetto è affidata al Project Manager.

Massimizzare il successo di un progetto attraverso una Carta di progetto ben realizzata

La Carta del Progetto è una parte molto importante della documentazione del progetto. È necessario prestare molta attenzione affinché la Carta sia ben concepita. È uno strumento per prendere decisioni. Questi ultimi, a loro volta, sono tanto migliori quanto migliori sono le informazioni disponibili sulla base delle quali viene presa la decisione. Inoltre, è una sorta di cartello per il team di progetto, che indica cosa è e come deve essere realizzato il progetto.