Co je to projektová charta a jak ji připravit?

Když se rozhodujeme o společnosti, která má zahájit další projekt, chceme co nejpřesněji vědět, pro co se rozhodujeme. Popis rozsahu projektu, jeho cíle, milníků, obchodního případu, odhadované doby trvání projektu nebo rozpočtu jsou jen některé z prvků dobře sestavené projektové charty.

Co se z tohoto článku dozvíte?

Co je to projektová charta a jakou roli hraje při řízení projektu,
Jaké prvky by měla obsahovat dobře připravená Charta projektu,
Jak Charta projektu podporuje komunikaci v týmu a řízení změn,
Jak vypadá struktura projektové charty na příkladu systému FlexiProject,
Kdo by měl vyplnit Chartu projektu a jak vypadá proces jejího vytváření,
Proč dobře připravená projektová charta zvyšuje šance na úspěch projektu.

K čemu slouží projektová charta?

Praktické využití projektové charty se neomezuje pouze na okamžik, kdy je rozhodnuto o zahájení projektu. Ti, kteří vypracovávají Chartu projektu, provádějí strukturovaný proces přemýšlení. Umožňuje projekt dobře promyslet, což výrazně omezí podcenění a nejasnosti při realizaci projektu. Důležitým účelem projektové charty je také efektivní komunikace mezi projektovým týmem a vedením společnosti. Pokud se v průběhu projektu změní obchodní důvody nebo jsme nuceni upravit rozsah projektu či strategické cíle, kterých má být dosaženo, je vhodné to zaznamenat úpravou Charty projektu. Pokud budeme archivovat každou projektovou chartu, když v projektu dojde k významným změnám, můžeme se vždy vrátit do historie a pochopit, jak se projekt od svého zahájení změnil. Projektová charta se obvykle vytváří před sestavením projektového týmu. Každý člen projektového týmu by měl být seznámen s Chartou projektu. Měla by být také důkladně prodiskutována na zahajovací schůzce, aby tým důkladně porozuměl očekáváním stanoveným pro projekt a tomu, jak přistupovat k jeho realizaci.

Viz více

Jak sestavit dobrý projektový plán?

Přejít na článek

Co by měla obsahovat projektová charta?

Při diskusi o tom, co by měla vzorová karta projektu obsahovat, budu vycházet z karty, která byla zařazena do systému FlexiProject. Těm, kteří si budou chtít navrhnout vlastní projektovou kartu, může zde uvedená karta posloužit jako určitá šablona projektové karty. Jak vidíte na obrázku níže, projektové karty jsou nejčastěji rozděleny do několika samostatných částí. V níže uvedeném příkladu se první oddíl nazývá „Informace“. Obsahuje pole týkající se projektových rolí, čísla projektu, kategorie projektu, příslušnosti k portfoliu projektů nebo odhadované doby trvání projektu. Vpravo je také vidět graf, který ukazuje, jak atraktivní je projekt z hlediska hodnoty, kterou jeho realizace organizaci přinese. Body v grafu atraktivity se vykreslují automaticky, protože FlexiProject má v sobě zabudovaný modul pro hodnocení atraktivity projektu.

Další částí je oddíl o účelu, rozsahu a obchodním zdůvodnění projektu, který se na stránkách FlexiProject nazývá „Popis projektu“. Na obrázku níže jsou zobrazeny také sekce „Benefits“ a „Milestones“. Stojí za zmínku, že milníky na tomto listu se vykreslují automaticky, když je umístíme do harmonogramu projektu. Vyplněná karta projektu (jako je ta na zveřejněných obrázcích) je určena pro projekt, který byl vytvořen pouze za účelem demonstrace příkladu a možností systému.

Kdo by měl vyplnit Chartu projektu?

V praxi to v organizacích často vypadá tak, že se spustí nový projekt. Nejprve se vypracuje takzvaná Charta iniciativy (někdy také nazývaná Charta nápadu), v níž je popsán nápad projektu. Velmi často je také struktura karty iniciativy a karty projektu velmi podobná. Jakmile je karta iniciativy schválena, nastavíme kartu projektu, kterou jednoduše podrobně popíšeme. Chartu iniciativy nejčastěji vyplňuje iniciátor projektu. Může se jednat o různé osoby v organizaci. Před rozhodnutím o zahájení projektu je Charta iniciativy často přezkoumána kanceláří projektového řízení – pokud ve firmě taková kancelář existuje. Po rozhodnutí o zahájení projektu a jmenování projektového manažera je další úprava projektové charty ponechána na projektovém manažerovi.

Maximalizace úspěchu projektu díky dobře vypracované Chartě projektu

Charta projektu je velmi důležitou součástí projektové dokumentace. Je třeba věnovat velkou pozornost tomu, aby byla charta dobře promyšlená. Je to nástroj pro rozhodování. Ty jsou zase tím lepší, čím lepší jsou dostupné informace, na jejichž základě se takové rozhodnutí činí. Kromě toho je to jakýsi rozcestník pro projektový tým, který říká, co a jak má být v projektu dosaženo.