Implementação de um sistema de gestão de projetos numa empresa de engenharia: um estudo de caso

Uma empresa de automação industrial com dezenas de projetos em curso ao mesmo tempo

A Smart Automation é uma empresa de engenharia sediada em Olsztyn, na Polónia, ativa na automação industrial desde 2009. Concebe e entrega sistemas de automação completos: desde conceitos de máquinas e estudos de viabilidade, passando pela programação de sistemas de controlo e de visão, até à robotização de processos de produção e à construção de máquinas de uso específico. A equipa reúne mais de 300 anos de experiência acumulada em automação, robótica e mecatrónica.

A empresa entregou mais de 1000 projetos na Polónia e no estrangeiro para clientes como IKEA, Michelin, Siemens Energy, Unilever e Danone. Na prática, isto significa dezenas de projetos de implementação a decorrer ao mesmo tempo, diferentes em escala, complexidade e localização. Tal como na gestão de projetos numa empresa industrial, coordenar pessoas, prazos e dinheiro a esta escala deixa de ser uma questão de memória individual e passa a ser um processo que precisa de suporte de um sistema. Uma visão condensada desta implementação, com galeria de fotos, está disponível no estudo de caso Smart Automation.

Ponto de partida: orçamentos no ERP e sem uma visão completa dos projetos

Como a Smart Automation obtém as suas receitas dos projetos, o controlo do orçamento sempre foi a principal prioridade da empresa. Os orçamentos de projeto eram geridos através de soluções construídas em torno do sistema ERP, uma vez que é aí que estão as faturas, os pagamentos e os custos. Para os utilizadores, porém, esta configuração revelou-se difícil de trabalhar, e cada gestor de projeto desenvolveu o seu próprio método de controlo e planeamento das finanças do projeto.

Ao mesmo tempo, a empresa não tinha ferramentas para construir cronogramas, monitorizar riscos e planear recursos. Não havia uma visão completa de um único projeto, quanto mais de todo o portfólio. Foi o momento de procurar um sistema de gestão de projetos dedicado que ligasse cronogramas, orçamentos, riscos e recursos num só lugar e se tornasse a única fonte de verdade sobre cada projeto.

Âmbito da implementação: um padrão de gestão de projetos num único sistema

A implementação abrangeu toda a organização. Em três meses, todos os projetos em curso foram movidos para o FlexiProject: 51 empreendimentos de complexidade variável. O sistema é agora usado por todos os colaboradores e pelos principais subcontratados, 37 pessoas no total, algo que o conjunto de licenças flexível tornou simples de organizar. Mais importante, a empresa encarou a implementação como uma oportunidade para construir um padrão comum de gestão de projetos, não apenas para substituir uma ferramenta.

Carta de projeto e modelo de fases

Cada projeto começa agora da mesma forma: com uma carta de projeto que define os seus objetivos, âmbito e responsabilidades, e com um modelo de fases que estrutura o trabalho do conceito à entrega. Um ritual de arranque uniforme pode soar a formalidade, mas elimina as dúvidas sobre o aspeto de um projeto bem estruturado e torna os projetos comparáveis em todo o portfólio.

Modelos de cronograma e linhas de base dos projetos

Os cronogramas são construídos sobre um modelo comum com software de gráfico de Gantt, com dependências entre tarefas e marcos. Cada plano é guardado como linha de base: um ponto de referência aprovado em relação ao qual se medem os desvios de prazo e custo. Em vez de um plano “vivo” que se desloca discretamente todas as semanas, os responsáveis trabalham com um compromisso fixo e desvios visíveis.

Orçamentos de projeto sincronizados com o sistema ERP

O tempo dos colaboradores e o dinheiro são os dois recursos mais valiosos da empresa, pelo que os dados de orçamento tinham de se manter coerentes com o sistema ERP. O FlexiProject foi integrado com o ERP para que a informação sobre os custos de tempo e financeiros dos projetos flua entre os sistemas sem dupla introdução, e o software de orçamento de projeto mantém os números da ferramenta de projeto sempre em conformidade com os registos contabilísticos. A estrutura flexível permitiu à empresa ir mais longe e mapear no sistema também as suas propostas comerciais e os processos de assistência em garantia, ao lado dos projetos.

Adoção: por que a equipa trabalha mesmo no sistema

O primeiro fator foi a atitude do diretor-geral da empresa, que assumiu o papel de patrocinador do projeto ativo. Repetia de forma consistente que toda a informação dos projetos pertence a um único sistema e exigia atualizações regulares de cada gestor de projeto. Este mecanismo aparentemente simples decide se uma nova ferramenta se torna o verdadeiro ambiente de trabalho ou apenas mais um sítio onde os dados “deveriam” ser introduzidos.

O segundo fator foi uma baixa barreira de entrada. Construir um cronograma e um orçamento revelou-se intuitivo o suficiente para que cada gestor de projeto, independentemente da experiência, começasse a formação introduzindo o seu próprio projeto real em vez de praticar com exemplos artificiais. O terceiro foi o apoio contínuo da equipa do FlexiProject, aberta a desenvolver o sistema em torno das necessidades da empresa: desde o registo de tempo em dispositivos móveis, passando pela extensão do módulo de cronograma, até à integração com o ERP.

A empresa diz abertamente que a implementação não está terminada. Os colaboradores continuam a sugerir melhorias, e este fluxo constante de feedback é entendido como prova de um uso real e empenhado, não como resistência à mudança.

Resultados da implementação numa empresa de engenharia

Antes da implementação, a empresa concentrava-se nos custos já incorridos. Hoje monitoriza continuamente os desvios de orçamento de cada projeto, incluindo os custos previstos até à conclusão. Os responsáveis e a administração veem para onde um projeto se dirige antes de uma derrapagem se tornar um facto, com a linha de base aprovada como ponto de referência.

A segunda área nova é a carga de trabalho. O tempo dedicado aos projetos é analisado por projeto e ao nível da organização, e a utilização dos recursos por departamento, acompanhada num software de gestão de recursos, tornou-se uma entrada para as decisões de gestão: que propostas seguir e quando começar a recrutar. O planeamento de recursos passou da intuição para dados reais sobre a disponibilidade da equipa.

O novo padrão é sustentado por um ritmo constante de revisões realizadas num software de revisão de projetos: de duas em duas semanas para os projetos em execução e mensalmente para os projetos em planeamento ou de menor complexidade. O material para estas reuniões vem diretamente do sistema, não de diapositivos preparados à mão. A empresa também padronizou a carta de projeto, os modelos, as linhas de base, um registo de riscos e os modelos de relatório, e analisa a distribuição dos projetos do portfólio face à estratégia da empresa.

Lições para outras empresas de engenharia

Várias lições desta implementação transferem-se bem. Primeiro, a adoção depende de um patrocinador ao nível da administração: quando o diretor-geral exige que o sistema seja a única fonte de informação dos projetos, o uso torna-se depressa rotina. Segundo, a ferramenta deve carregar o padrão em vez de apenas o acompanhar; a carta, o modelo de fases, as linhas de base e o ritmo de revisões foram criados em conjunto com o sistema, o que os torna exigíveis no trabalho diário.

Terceiro, a integração com o ERP elimina a dupla introdução de dados e as discussões sobre de quem são os números certos. Quarto, a implementação de um sistema de gestão de projetos não é um projeto com data de fim, mas um processo de melhoria contínua em que o feedback dos utilizadores é sinal de envolvimento. O FlexiProject reúne estes elementos num software de gestão de projetos para empresas de engenharia.

Esta implementação prova que uma empresa de algumas dezenas de pessoas pode construir, em poucos meses, um padrão de trabalho que muitas organizações maiores ainda estão apenas a planear. A chave não foi uma longa análise pré-implementação nem um pesado programa de transformação, mas a consistência: todos os projetos num só sistema, modelos partilhados, uma linha de base como ponto de referência e revisões baseadas em dados. Para as empresas de engenharia, onde cada projeto molda diretamente o resultado financeiro, esta previsibilidade tem peso estratégico. Permite ao negócio escolher encomendas de forma consciente, planear contratações antecipando a procura e discutir prazos com os clientes em termos mensuráveis e não ilusórios. Se a sua organização conduz uma dúzia ou várias dezenas de projetos em paralelo e ainda depende de folhas de cálculo e de soluções acopladas ao ERP, implementar um sistema de gestão de projetos dedicado é provavelmente o caminho mais curto para recuperar o controlo sobre orçamentos, cronogramas e recursos.

Pode ver todo o percurso da implementação com referências no estudo de caso Smart Automation. Veja outras implementações bem-sucedidas nos nossos estudos de caso.