Wdrożenie systemu do zarządzania projektami w firmie inżynieryjnej: case study Smart Automation
Firmy inżynieryjne utrzymują się z projektów: każde zlecenie klienta to osobne przedsięwzięcie z własnym budżetem, harmonogramem i zespołem. Smart Automation, firma z branży automatyki przemysłowej, prowadzi równolegle kilkadziesiąt takich projektów, często w odległych od siebie lokalizacjach. Wraz ze wzrostem skali rozwiązania oparte na systemie ERP i arkuszach przestały wystarczać do kontrolowania budżetów, harmonogramów i zasobów. To case study pokazuje, jak wyglądało wdrożenie systemu do zarządzania projektami w firmie inżynieryjnej: przeniesienie 51 projektów do FlexiProject w trzy miesiące i objęcie systemem 37 osób. Opisujemy, co zmieniło się w codziennych decyzjach i co z tego wdrożenia mogą wykorzystać inne firmy inżynieryjne.
Najważniejsze wnioski:
- Smart Automation — projektuje i wdraża systemy automatyki przemysłowej, prowadząc równolegle kilkadziesiąt projektów dla klientów w kraju i za granicą.
- Punkt wyjścia — budżety prowadzone w ERP i arkuszach, każdy kierownik z własną metodą, brak harmonogramów, ryzyk i widoku całości.
- Zakres wdrożenia FlexiProject — 51 projektów przeniesionych do jednego systemu w trzy miesiące; karta projektu, model fazowy, szablony harmonogramów, plany bazowe i integracja z ERP.
- Adopcja — sponsor na poziomie zarządu, niska bariera wejścia i rozwój systemu pod potrzeby firmy zdecydowały o realnym korzystaniu.
- Efekty — odchylenia budżetów z prognozą kosztów, obłożenie zasobów jako podstawa decyzji ofertowych i rekrutacyjnych, przeglądy na danych z systemu.
Automatyka przemysłowa: kilkadziesiąt projektów prowadzonych jednocześnie
Smart Automation to firma inżynieryjna z Olsztyna, obecna na rynku automatyki przemysłowej od 2009 roku. Projektuje i dostarcza kompletne systemy automatyki: od koncepcji maszyn i analiz wykonalności, przez programowanie układów sterowania i systemy wizyjne, po robotyzację procesów produkcyjnych i budowę maszyn specjalnych. Zespół łączy ponad 300 lat sumarycznego doświadczenia w automatyce, robotyce i mechatronice.
Firma zrealizowała ponad 1000 projektów w kraju i za granicą dla klientów takich jak IKEA, Michelin, Siemens Energy, Unilever czy Danone. W praktyce oznacza to kilkadziesiąt równoległych wdrożeń różniących się skalą, złożonością i lokalizacją. Podobnie jak przy zarządzaniu projektami w firmie produkcyjnej, koordynacja ludzi, terminów i pieniędzy w takiej skali przestaje być kwestią pamięci pojedynczych osób i wymaga wsparcia systemowego. Skrócony opis tego wdrożenia wraz z galerią znajdziesz w case study Smart Automation.
Zyskaj kontrolę nad projektami dzięki zaawansowanemu systemowi PPM, wypróbuj za darmo.
Punkt wyjścia: budżety w ERP i brak całościowego obrazu projektów
Ponieważ przychody Smart Automation pochodzą z projektów, kontrola budżetów zawsze była priorytetem. Budżety prowadzono w rozwiązaniach zbudowanych wokół systemu ERP, bo tam znajdują się faktury, płatności i koszty. Dla użytkowników taka konstrukcja okazała się jednak trudna w codziennej obsłudze, a każdy kierownik wypracował własny sposób kontrolowania i planowania finansów projektu.
Równocześnie brakowało narzędzi do budowania harmonogramów, monitorowania ryzyk i planowania zasobów. Nie było pełnego obrazu pojedynczego projektu, a tym bardziej całego portfela. To był moment, w którym firma zaczęła szukać dedykowanego systemu do zarządzania projektami, który połączy harmonogramy, budżety, ryzyka i zasoby w jednym miejscu i stanie się jedynym źródłem informacji o projektach.
Zakres wdrożenia: jeden standard zarządzania projektami w jednym systemie
Wdrożenie objęło całą organizację. W trzy miesiące wszystkie prowadzone projekty, łącznie 51 przedsięwzięć o różnej złożoności, zostały przeniesione do FlexiProject. Z systemu korzystają dziś wszyscy pracownicy i kluczowi podwykonawcy, w sumie 37 osób, co ułatwiła elastyczna pula licencji. Co ważniejsze, firma potraktowała wdrożenie jako okazję do zbudowania wspólnego standardu zarządzania projektami, a nie tylko wymiany narzędzia.
Karta projektu i model fazowy
Każdy projekt zaczyna się dziś tak samo: od karty projektu, która definiuje cele, zakres i odpowiedzialności, oraz od modelu fazowego porządkującego pracę od koncepcji po przekazanie. Jednolite otwarcie brzmi jak formalność, ale eliminuje domysły, jak wygląda dobrze ustawiony projekt, i sprawia, że projekty w portfelu można ze sobą porównywać.
Szablony harmonogramów i plany bazowe projektów
Harmonogramy powstają na wspólnym szablonie w oprogramowaniu do wykresów Gantta, z zależnościami między zadaniami i kamieniami milowymi. Każdy plan jest zapisywany jako plan bazowy: zatwierdzony punkt odniesienia, względem którego mierzy się odchylenia terminów i kosztów. Zamiast żywego grafiku, który co tydzień po cichu się przesuwa, kierownicy pracują na utrwalonym zobowiązaniu i widocznych odchyleniach.
Budżety projektów spójne z systemem ERP
Czas pracowników i pieniądze to dwa najcenniejsze zasoby firmy, dlatego dane budżetowe musiały pozostać zgodne z systemem ERP. FlexiProject zintegrowano z ERP tak, aby informacje o kosztach czasowych i finansowych projektów przepływały między systemami bez podwójnego wprowadzania, a budżet projektu prowadzony w oprogramowaniu do budżetowania projektów zawsze odpowiadał zapisom księgowym. Elastyczna struktura pozwoliła pójść dalej: obok projektów odwzorowano również proces ofertowania oraz serwis gwarancyjny i pogwarancyjny.
Zaangażowanie: dlaczego zespół naprawdę pracuje w systemie
Pierwszym czynnikiem była postawa prezesa, który wszedł w rolę aktywnego sponsora projektu. Konsekwentnie powtarzał, że wszystkie informacje o projektach mają być w jednym systemie, i wymagał regularnych aktualizacji od każdego kierownika. Ten z pozoru prosty mechanizm rozstrzyga, czy nowe narzędzie stanie się rzeczywistym środowiskiem pracy, czy kolejnym miejscem, w którym dane powinny się znaleźć, ale nikt ich nie uzupełnia.
Drugim czynnikiem była niska bariera wejścia. Budowanie harmonogramu i budżetu okazało się na tyle intuicyjne, że każdy kierownik projektu, niezależnie od doświadczenia, zaczynał szkolenie od wprowadzenia własnego, realnego projektu, a nie od ćwiczeń na sztucznych przykładach. Trzecim było bieżące wsparcie zespołu FlexiProject, otwartego na rozwój systemu pod potrzeby firmy: od mobilnej rejestracji godzin, przez rozbudowę modułu harmonogramu, po integrację z ERP.
Firma otwarcie mówi, że wdrożenie się nie skończyło. Pracownicy stale zgłaszają pomysły na usprawnienia, a ten strumień uwag traktowany jest jako dowód realnego, zaangażowanego korzystania z systemu, nie oporu wobec zmiany.
Przetestuj wykres Gantta w systemie FlexiProject. Uzyskaj 30 dni pełnego, darmowego dostępu do wszystkich funkcji.
Efekty wdrożenia w firmie inżynieryjnej
Przed wdrożeniem firma koncentrowała się na kosztach już poniesionych. Dziś na bieżąco monitoruje odchylenia budżetów poszczególnych projektów, łącznie z prognozą kosztów do zakończenia. Kierownicy i zarząd widzą, dokąd zmierza projekt, zanim przekroczenie stanie się faktem, a punktem odniesienia jest zatwierdzony plan bazowy.
Drugim nowym obszarem jest pracochłonność. Czas pracy analizowany jest na poziomie projektu i całej organizacji, a obłożenie działów, śledzone w oprogramowaniu do zarządzania zasobami, stało się wsadem do decyzji zarządczych: które oferty składać i kiedy uruchamiać rekrutacje. Planowanie zasobów przeszło od intuicji do rzeczywistych danych o dostępności zespołów.
Nowy standard podtrzymuje stały rytm przeglądów prowadzonych w narzędziu do przeglądów projektowych: co dwa tygodnie dla projektów w realizacji i co miesiąc dla projektów w fazie planowania lub o mniejszej złożoności. Materiał na spotkania pochodzi wprost z systemu, nie z ręcznie przygotowywanych prezentacji. Ustandaryzowano także kartę projektu, szablony, plany bazowe, rejestr ryzyk i szablony raportów, a rozkład projektów w portfelu analizowany jest pod kątem zgodności ze strategią spółki.
Wnioski dla innych firm inżynieryjnych
Kilka lekcji z tego wdrożenia ma charakter uniwersalny. Po pierwsze, adopcja zależy od sponsora na poziomie zarządu: gdy prezes wymaga, aby system był jedynym źródłem informacji o projektach, korzystanie z niego szybko staje się codziennością. Po drugie, narzędzie powinno nieść standard, a nie tylko mu towarzyszyć; karta projektu, model fazowy, plany bazowe i rytm przeglądów powstały razem z systemem i dzięki temu są egzekwowalne w codziennej pracy.
Po trzecie, integracja z ERP eliminuje podwójne wprowadzanie danych i spory o to, czyje liczby są prawdziwe. Po czwarte, wdrożenie systemu do zarządzania projektami nie jest projektem z datą końcową, lecz procesem ciągłego doskonalenia, w którym uwagi użytkowników są sygnałem zaangażowania. Oprogramowanie do zarządzania projektami dla firm inżynieryjnych łączą te elementy w jednym środowisku pracy.
Historia tego wdrożenia dowodzi, że firma licząca kilkadziesiąt osób może w kilka miesięcy zbudować standard pracy, o którym wiele większych organizacji dopiero myśli. Kluczem nie była długa analiza przedwdrożeniowa ani rozbudowany program transformacji, lecz konsekwencja: wszystkie projekty w jednym systemie, wspólne szablony, plan bazowy jako punkt odniesienia i przeglądy oparte na danych. Dla firm inżynieryjnych, w których każdy projekt bezpośrednio buduje wynik finansowy, taka przewidywalność ma wymiar strategiczny: pozwala świadomie wybierać zlecenia, planować zatrudnienie z wyprzedzeniem i rozmawiać z klientami o terminach, które są policzalne, a nie życzeniowe. Jeżeli Twoja organizacja prowadzi równolegle kilkanaście lub kilkadziesiąt projektów i wciąż opiera się na arkuszach oraz rozwiązaniach dobudowanych do ERP, wdrożenie dedykowanego systemu do zarządzania projektami będzie prawdopodobnie najkrótszą drogą do odzyskania kontroli nad budżetami, terminami i zasobami.
Pełny przebieg wdrożenia wraz z referencjami zobaczysz w case study Smart Automation. Zobacz też inne udane wdrożenia w naszych case studies.
Rozwijaj projekty z zaawansowanym systemem PPM, wypróbuj FlexiProject za darmo 30 dni.
