Implementazione di un sistema di project management in un’azienda di ingegneria: un caso studio

Un’azienda di automazione industriale con decine di progetti in corso allo stesso tempo

Smart Automation è un’azienda di ingegneria con sede a Olsztyn, in Polonia, attiva nell’automazione industriale dal 2009. Progetta e realizza sistemi di automazione completi: dai concept delle macchine e dagli studi di fattibilità, alla programmazione dei sistemi di controllo e di visione, fino alla robotizzazione dei processi produttivi e alla costruzione di macchine speciali. Il team unisce oltre 300 anni di esperienza cumulata in automazione, robotica e meccatronica.

L’azienda ha realizzato più di 1.000 progetti in Polonia e all’estero per clienti come IKEA, Michelin, Siemens Energy, Unilever e Danone. In pratica, questo significa decine di progetti di implementazione in corso nello stesso momento, diversi per dimensione, complessità e sede. Come nella gestione dei progetti in un’azienda manifatturiera, coordinare persone, scadenze e denaro a questa scala smette di essere una questione di memoria individuale e diventa un processo che ha bisogno del supporto di un sistema. Una panoramica sintetica di questa implementazione, con galleria fotografica, è disponibile nel caso studio Smart Automation.

Punto di partenza: budget nell’ERP e nessuna vista completa dei progetti

Poiché Smart Automation genera ricavi dai progetti, il controllo del budget è sempre stato la priorità assoluta dell’azienda. I budget di progetto venivano gestiti con soluzioni costruite intorno al sistema ERP, dato che è lì che risiedono fatture, pagamenti e costi. Per gli utenti, però, questa impostazione si è rivelata scomoda, e ogni project manager ha sviluppato un proprio metodo per controllare e pianificare le finanze del progetto.

Allo stesso tempo, l’azienda non disponeva di strumenti per costruire cronoprogrammi, monitorare i rischi e pianificare le risorse. Non c’era una vista completa di un singolo progetto, tanto meno dell’intero portfolio. Era il momento di cercare un sistema di project management dedicato che collegasse cronoprogrammi, budget, rischi e risorse in un unico posto e diventasse l’unica fonte di verità su ogni progetto.

Ambito dell’implementazione: uno standard di project management in un solo sistema

L’implementazione ha riguardato l’intera organizzazione. In tre mesi tutti i progetti in corso sono stati spostati in FlexiProject: 51 lavori di varia complessità. Il sistema è ora usato da tutti i dipendenti e dai principali subappaltatori, 37 persone in totale, cosa resa semplice dal pool di licenze flessibile. Ancora più importante, l’azienda ha trattato l’implementazione come un’occasione per costruire uno standard condiviso di project management, non solo per sostituire uno strumento.

Carta del progetto e modello a fasi

Ogni progetto ora inizia allo stesso modo: con una carta del progetto che ne definisce obiettivi, ambito e responsabilità, e con un modello a fasi che struttura il lavoro dal concept alla consegna. Un rito di avvio uniforme può sembrare una formalità, ma elimina le incertezze su come debba essere un progetto impostato correttamente e rende i progetti confrontabili in tutto il portfolio.

Modelli di cronoprogramma e linee di base dei progetti

I cronoprogrammi si costruiscono su un modello comune usando un software per il diagramma di Gantt, con dipendenze tra attività e traguardi. Ogni piano viene salvato come linea di base: un punto di riferimento approvato rispetto al quale si misurano gli scostamenti di tempi e costi. Invece di un piano “vivo” che ogni settimana si sposta in silenzio, i responsabili lavorano con un impegno fisso e scostamenti visibili.

Budget di progetto sincronizzati con il sistema ERP

Il tempo dei dipendenti e il denaro sono le due risorse più preziose dell’azienda, perciò i dati di budget dovevano restare coerenti con il sistema ERP. FlexiProject è stato integrato con l’ERP in modo che le informazioni sui costi di tempo e finanziari dei progetti scorrano tra i sistemi senza doppio inserimento, e il software di budget di progetto mantiene i numeri nello strumento di progetto sempre allineati con le registrazioni contabili. La struttura flessibile ha permesso all’azienda di andare oltre e mappare nel sistema anche le proprie offerte commerciali e i processi di assistenza in garanzia, accanto ai progetti.

Adozione: perché il team lavora davvero nel sistema

Il primo fattore è stato l’atteggiamento dell’amministratore delegato dell’azienda, che ha assunto il ruolo di sponsor di progetto attivo. Ripeteva con costanza che tutte le informazioni sui progetti devono stare in un solo sistema e richiedeva aggiornamenti periodici a ogni project manager. Questo meccanismo apparentemente semplice decide se un nuovo strumento diventa l’effettivo ambiente di lavoro o solo un altro posto dove i dati “andrebbero” inseriti.

Il secondo fattore è stato una bassa barriera d’ingresso. Costruire un cronoprogramma e un budget si è rivelato abbastanza intuitivo da far sì che ogni project manager, a prescindere dall’esperienza, iniziasse la formazione inserendo il proprio progetto reale invece di esercitarsi su esempi artificiali. Il terzo è stato il supporto continuo del team di FlexiProject, disponibile a sviluppare il sistema intorno alle esigenze dell’azienda: dalla registrazione del tempo da mobile, all’estensione del modulo di cronoprogramma, fino all’integrazione con l’ERP.

L’azienda dice apertamente che l’implementazione non è finita. I dipendenti continuano a proporre miglioramenti, e questo flusso costante di feedback è considerato la prova di un uso reale e partecipe, non una resistenza al cambiamento.

Risultati dell’implementazione in un’azienda di ingegneria

Prima dell’implementazione, l’azienda si concentrava sui costi già sostenuti. Oggi monitora in continuo gli scostamenti di budget di ogni progetto, inclusi i costi previsti fino al completamento. Responsabili e direzione vedono dove sta andando un progetto prima che uno sforamento diventi un fatto, con la linea di base approvata come punto di riferimento.

La seconda area nuova è il carico di lavoro. Il tempo dedicato ai progetti viene analizzato per progetto e a livello di organizzazione, e l’utilizzo delle risorse per reparto, tracciato in un software di gestione delle risorse, è diventato un dato di ingresso per le decisioni di direzione: quali offerte perseguire e quando iniziare a reclutare. La pianificazione delle risorse è passata dall’intuizione a dati reali sulla disponibilità del team.

Il nuovo standard è sostenuto da un ritmo costante di revisioni condotte in un software di revisione dei progetti: ogni due settimane per i progetti in esecuzione e ogni mese per quelli in pianificazione o di minore complessità. Il materiale per questi incontri arriva direttamente dal sistema, non da slide preparate a mano. L’azienda ha anche standardizzato la carta del progetto, i modelli, le linee di base, un registro dei rischi e i modelli di report, e analizza la distribuzione dei progetti nel portfolio rispetto alla strategia aziendale.

Lezioni per altre aziende di ingegneria

Alcune lezioni di questa implementazione si trasferiscono bene. Primo, l’adozione dipende da uno sponsor a livello di direzione: quando l’amministratore delegato richiede che il sistema sia l’unica fonte di informazioni sui progetti, l’uso diventa presto una routine. Secondo, lo strumento dovrebbe portare lo standard anziché limitarsi ad accompagnarlo; la carta, il modello a fasi, le linee di base e il ritmo delle revisioni sono stati creati insieme al sistema, ed è questo che li rende esigibili nel lavoro quotidiano.

Terzo, l’integrazione con l’ERP elimina il doppio inserimento dei dati e le discussioni su quali numeri siano corretti. Quarto, l’implementazione di un sistema di project management non è un progetto con una data di fine, ma un processo di miglioramento continuo in cui il feedback degli utenti è segno di coinvolgimento. FlexiProject riunisce questi elementi in un software di project management per le aziende di ingegneria.

Questa implementazione dimostra che un’azienda di qualche decina di persone può costruire, nel giro di mesi, uno standard di lavoro che molte organizzazioni più grandi stanno ancora solo pianificando. La chiave non è stata una lunga analisi pre-implementazione né un pesante programma di trasformazione, ma la coerenza: tutti i progetti in un solo sistema, modelli condivisi, una linea di base come punto di riferimento e revisioni basate sui dati. Per le aziende di ingegneria, dove ogni progetto plasma direttamente il risultato finanziario, questa prevedibilità ha un peso strategico. Permette al business di scegliere gli ordini in modo consapevole, pianificare le assunzioni anticipando la domanda e discutere le scadenze con i clienti in termini misurabili anziché illusori. Se la vostra organizzazione porta avanti una decina o diverse decine di progetti in parallelo e si affida ancora a fogli di calcolo e a soluzioni agganciate all’ERP, implementare un sistema di project management dedicato è probabilmente la via più breve per riprendere il controllo di budget, cronoprogrammi e risorse.

Puoi vedere l’intero percorso dell’implementazione con le referenze nel caso studio Smart Automation. Guarda altre implementazioni di successo nei nostri casi studio.