Projektmenedzsment-rendszer bevezetése egy mérnöki cégnél: esettanulmány

Ipari automatizálási cég több tucat egyszerre futó projekttel

A Smart Automation egy lengyelországi, olsztyni székhelyű mérnöki cég, amely 2009 óta foglalkozik ipari automatizálással. Teljes automatizálási rendszereket tervez és szállít: a gépkoncepcióktól és megvalósíthatósági tanulmányoktól a vezérlő- és látórendszerek programozásán át a gyártási folyamatok robotizálásáig és a különleges célú gépek építéséig. A csapat összesen több mint 300 év tapasztalatot egyesít az automatizálás, a robotika és a mechatronika terén.

A cég több mint 1000 projektet szállított le Lengyelországban és külföldön olyan ügyfeleknek, mint az IKEA, a Michelin, a Siemens Energy, az Unilever és a Danone. A gyakorlatban ez több tucat, egyszerre futó megvalósítási projektet jelent, amelyek méretükben, összetettségükben és helyszínükben különböznek. Ahogy a projektek kezelése egy gyártó cégnél esetében, az emberek, határidők és pénz koordinálása ekkora léptékben már nem egyéni memória kérdése, hanem olyan folyamat, amelynek rendszertámogatásra van szüksége. E bevezetés tömör áttekintése fotógalériával a Smart Automation esettanulmányban érhető el.

Kiindulási helyzet: költségvetések az ERP-ben, teljes projektrálátás nélkül

Mivel a Smart Automation a projektekből szerzi bevételét, a költségvetés-kontroll mindig a cég legfőbb prioritása volt. A projektköltségvetéseket az ERP-rendszer köré épített megoldásokkal kezelték, hiszen ott vannak a számlák, a kifizetések és a költségek. A felhasználók számára azonban ez a felállás nehézkesnek bizonyult, és minden projektvezető kialakította a maga módszerét a projektpénzügyek ellenőrzésére és tervezésére.

Ugyanakkor a cégnek hiányoztak az ütemtervek készítésére, a kockázatok figyelésére és az erőforrások tervezésére szolgáló eszközök. Nem volt teljes rálátás egyetlen projektre sem, nemhogy a teljes portfólióra. Ekkor jött el az ideje, hogy dedikált projektmenedzsment-rendszert keressenek, amely egy helyen köti össze az ütemterveket, a költségvetéseket, a kockázatokat és az erőforrásokat, és minden projektről az egyetlen igazságforrássá válik.

A bevezetés terjedelme: egy projektmenedzsment-szabvány egyetlen rendszerben

A bevezetés az egész szervezetre kiterjedt. Három hónap alatt minden folyamatban lévő projekt átkerült a FlexiProjectbe: 51 különböző összetettségű vállalkozás. A rendszert ma minden alkalmazott és a kulcsfontosságú alvállalkozók használják, összesen 37 fő, amit a rugalmas licenckeret egyszerűvé tett. Ennél is fontosabb, hogy a cég a bevezetést lehetőségként kezelte egy közös projektmenedzsment-szabvány felépítésére, nem pusztán egy eszköz lecserélésére.

Projektalapokmány és fázismodell

Minden projekt ma ugyanúgy indul: egy projektalapokmánnyal, amely meghatározza a céljait, terjedelmét és felelősségeit, valamint egy fázismodellel, amely a koncepciótól az átadásig strukturálja a munkát. Az egységes nyitás formalitásnak tűnhet, de megszünteti a találgatást arról, hogyan néz ki egy jól felépített projekt, és a portfólión belül összehasonlíthatóvá teszi a projekteket.

Ütemtervsablonok és projekt-alaptervek

Az ütemtervek közös sablonra épülnek Gantt-diagram szoftverrel, feladatfüggőségekkel és mérföldkövekkel. Minden tervet alaptervként mentenek: egy jóváhagyott viszonyítási pont, amelyhez az ütemterv- és költségeltéréseket mérik. Egy „élő”, hetente csendben csúszó terv helyett a vezetők rögzített vállalással és látható eltérésekkel dolgoznak.

Az ERP-rendszerrel összhangban lévő projektköltségvetések

Az alkalmazottak ideje és a pénz a cég két legértékesebb erőforrása, ezért a költségvetési adatoknak összhangban kellett maradniuk az ERP-rendszerrel. A FlexiProjectet integrálták az ERP-vel, hogy a projektek idő- és pénzügyi költségeire vonatkozó információk kettős bevitel nélkül áramoljanak a rendszerek között, és a projektköltségvetés-szoftver a projekteszközben lévő számokat mindig a könyvelési nyilvántartásokkal egyezően tartja. A rugalmas felépítés lehetővé tette a cégnek, hogy tovább menjen, és értékesítési ajánlatait és garanciális szolgáltatási folyamatait is leképezze a rendszerben, közvetlenül a projektek mellett.

Elfogadás: miért dolgozik a csapat valóban a rendszerben

Az első mozgatórugó a cég vezérigazgatójának hozzáállása volt, aki aktív projektszponzor szerepét vállalta. Következetesen ismételte, hogy minden projektinformáció egyetlen rendszerbe tartozik, és minden projektvezetőtől rendszeres frissítéseket követelt. Ez a látszólag egyszerű mechanizmus dönti el, hogy egy új eszköz a tényleges munkakörnyezetté válik-e, vagy csak egy újabb hely, ahová az adatokat „be kellene” vinni.

A második mozgatórugó az alacsony belépési küszöb volt. Az ütemterv és a költségvetés felépítése elég intuitívnak bizonyult ahhoz, hogy minden projektvezető tapasztalattól függetlenül a saját valós projektjének bevitelével kezdje a képzést, mesterséges példák gyakorlása helyett. A harmadik a FlexiProject csapatának folyamatos támogatása volt, amely nyitott volt a rendszer fejlesztésére a cég igényei körül: a mobilos időrögzítéstől az ütemtervmodul bővítésén át az ERP-integrációig.

A cég nyíltan elmondja, hogy a bevezetés nem fejeződött be. Az alkalmazottak továbbra is fejlesztéseket javasolnak, és ezt az állandó visszajelzésáramlást a valós, elkötelezett használat bizonyítékának tekintik, nem pedig a változással szembeni ellenállásnak.

A bevezetés eredményei egy mérnöki cégnél

A bevezetés előtt a cég a már felmerült költségekre összpontosított. Ma folyamatosan figyeli minden projekt költségvetési eltéréseit, beleértve a befejezésig előre jelzett költségeket is. A vezetők és az igazgatóság látják, merre tart egy projekt, mielőtt a túllépés ténnyé válna, a jóváhagyott alaptervvel mint viszonyítási ponttal.

A második új terület a terhelés. A projektekre fordított időt projektenként és a szervezet egészén elemzik, és az erőforrások osztályonkénti kihasználtsága, amelyet erőforrás-kezelő szoftverben követnek, a vezetői döntések bemenetévé vált: mely ajánlatokat érdemes követni és mikor kezdjenek toborozni. Az erőforrás-tervezés az intuíciótól a csapat rendelkezésre állásáról szóló valós adatokhoz jutott el.

Az új szabványt a felülvizsgálatok állandó ritmusa tartja fenn, amelyeket projekt-felülvizsgálati szoftverben futtatnak: kéthetente a végrehajtás alatt álló projekteknél, havonta a tervezés alatt lévő vagy kisebb összetettségű projekteknél. Ezeknek a megbeszéléseknek az anyaga közvetlenül a rendszerből származik, nem kézzel készített diákból. A cég emellett szabványosította a projektalapokmányt, a sablonokat, az alapterveket, egy kockázati nyilvántartást és a jelentéssablonokat, és a portfólióban lévő projektek eloszlását a cégstratégiával összevetve elemzi.

Tanulságok más mérnöki cégek számára

E bevezetés néhány tanulsága jól átvihető. Először: az elfogadás igazgatósági szintű szponzoron múlik: amikor a vezérigazgató megköveteli, hogy a rendszer legyen a projektinformációk egyetlen forrása, a használat gyorsan rutinná válik. Másodszor: az eszköznek a szabványt kell hordoznia, nem csupán kísérnie; az alapokmány, a fázismodell, az alaptervek és a felülvizsgálati ritmus a rendszerrel együtt jött létre, ez teszi őket a napi munkában számonkérhetővé.

Harmadszor: az ERP-integráció megszünteti az adatok kettős bevitelét és a vitákat arról, kinek a számai helyesek. Negyedszer: egy projektmenedzsment-rendszer bevezetése nem határidős projekt, hanem a folyamatos fejlesztés folyamata, amelyben a felhasználói visszajelzés az elkötelezettség jele. A FlexiProject ezeket az elemeket egyesíti egy mérnöki cégeknek szóló projektmenedzsment-szoftverben.

Ez a bevezetés bizonyítja, hogy egy néhány tucat fős cég hónapok alatt fel tud építeni egy olyan munkaszabványt, amelyet sok nagyobb szervezet még csak tervez. A kulcs nem hosszadalmas bevezetés előtti elemzés vagy nehézkes átalakítási program volt, hanem a következetesség: minden projekt egyetlen rendszerben, közös sablonok, alapterv mint viszonyítási pont, és adatokra épülő felülvizsgálatok. A mérnöki cégeknél, ahol minden projekt közvetlenül alakítja a pénzügyi eredményt, ennek a kiszámíthatóságnak stratégiai súlya van. Lehetővé teszi, hogy a cég tudatosan válasszon megrendeléseket, a keresletet megelőzve tervezze a toborzást, és a határidőkről az ügyfelekkel mérhető, nem pedig vágyvezérelt módon beszéljen. Ha a szervezete tucatnyi vagy több tucat projektet visz párhuzamosan, és még mindig táblázatokra és az ERP-re ráaggatott megoldásokra támaszkodik, egy dedikált projektmenedzsment-rendszer bevezetése valószínűleg a legrövidebb út a költségvetések, ütemtervek és erőforrások feletti kontroll visszaszerzéséhez.

A bevezetés teljes menetét a referenciákkal együtt a Smart Automation esettanulmányban láthatja. Nézzen meg további sikeres bevezetéseket az esettanulmányaink között.