Implementarea unui sistem de management de proiect într-o firmă de inginerie: un studiu de caz

O firmă de automatizări industriale cu zeci de proiecte derulate simultan

Smart Automation este o firmă de inginerie cu sediul în Olsztyn, Polonia, activă în automatizări industriale din 2009. Proiectează și livrează sisteme complete de automatizare: de la concepte de mașini și studii de fezabilitate, la programarea sistemelor de control și de viziune, până la robotizarea proceselor de producție și construcția de mașini speciale. Echipa reunește peste 300 de ani de experiență cumulată în automatizare, robotică și mecatronică.

Firma a livrat peste 1.000 de proiecte în Polonia și în străinătate pentru clienți precum IKEA, Michelin, Siemens Energy, Unilever și Danone. În practică, aceasta înseamnă zeci de proiecte de implementare care se derulează în același timp, diferite ca amploare, complexitate și locație. La fel ca în managementul proiectelor într-o companie de producție, coordonarea oamenilor, a termenelor și a banilor la această scară încetează să mai fie o chestiune de memorie individuală și devine un proces care are nevoie de sprijinul unui sistem. O prezentare condensată a acestei implementări, cu galerie foto, este disponibilă în studiul de caz Smart Automation.

Punctul de plecare: bugete în ERP și fără o imagine completă a proiectelor

Deoarece Smart Automation își obține veniturile din proiecte, controlul bugetului a fost mereu prioritatea principală a firmei. Bugetele de proiect erau gestionate prin soluții construite în jurul sistemului ERP, întrucât acolo se află facturile, plățile și costurile. Pentru utilizatori, însă, această configurație s-a dovedit greu de folosit, iar fiecare manager de proiect și-a dezvoltat propria metodă de a controla și planifica finanțele proiectului.

În același timp, firmei îi lipseau instrumentele pentru a construi programe, a monitoriza riscurile și a planifica resursele. Nu exista o imagine completă a unui singur proiect, cu atât mai puțin a întregului portofoliu. Acela a fost momentul să caute un sistem de management de proiect dedicat care să conecteze programele, bugetele, riscurile și resursele într-un singur loc și să devină sursa unică de adevăr despre fiecare proiect.

Amploarea implementării: un standard de management de proiect într-un singur sistem

Implementarea a acoperit întreaga organizație. În trei luni, toate proiectele în curs au fost mutate în FlexiProject: 51 de lucrări de complexitate variată. Sistemul este folosit acum de toți angajații și de subcontractanții-cheie, 37 de persoane în total, ceea ce fondul flexibil de licențe a făcut simplu de organizat. Mai important, firma a tratat implementarea ca pe o ocazie de a construi un standard comun de management de proiect, nu doar de a înlocui un instrument.

Carta proiectului și modelul pe faze

Fiecare proiect începe acum la fel: cu o cartă a proiectului care îi definește obiectivele, amploarea și responsabilitățile, și cu un model pe faze care structurează activitatea de la concept la predare. Un ritual de start uniform poate părea o formalitate, dar elimină nesiguranța privind cum arată un proiect bine configurat și face proiectele comparabile în întregul portofoliu.

Șabloane de program și linii de referință ale proiectelor

Programele sunt construite pe un șablon comun folosind un software cu diagramă Gantt, cu dependențe între activități și repere. Fiecare plan este salvat ca linie de referință: un punct de reper aprobat față de care se măsoară abaterile de timp și de cost. În loc de un plan „viu” care se deplasează discret în fiecare săptămână, managerii lucrează cu un angajament fix și abateri vizibile.

Bugete de proiect sincronizate cu sistemul ERP

Timpul angajaților și banii sunt cele mai valoroase două resurse ale firmei, așa că datele de buget trebuiau să rămână coerente cu sistemul ERP. FlexiProject a fost integrat cu ERP astfel încât informațiile despre costurile de timp și financiare ale proiectelor să circule între sisteme fără dublă introducere, iar software-ul de buget de proiect menține cifrele din instrumentul de proiect mereu în concordanță cu evidențele contabile. Structura flexibilă a permis firmei să meargă mai departe și să reprezinte în sistem și ofertele comerciale și procesele de service în garanție, chiar lângă proiecte.

Adoptare: de ce echipa lucrează cu adevărat în sistem

Primul factor a fost atitudinea directorului general al firmei, care și-a asumat rolul de sponsor de proiect activ. A repetat constant că toate informațiile despre proiecte aparțin unui singur sistem și a cerut actualizări regulate de la fiecare manager de proiect. Acest mecanism aparent simplu decide dacă un instrument nou devine mediul real de lucru sau doar încă un loc unde datele „ar trebui” introduse.

Al doilea factor a fost o barieră de intrare redusă. Construirea unui program și a unui buget s-a dovedit suficient de intuitivă încât fiecare manager de proiect, indiferent de experiență, să înceapă instruirea introducând propriul proiect real în loc să exerseze pe exemple artificiale. Al treilea a fost sprijinul continuu al echipei FlexiProject, deschisă să dezvolte sistemul în jurul nevoilor firmei: de la pontajul pe mobil, la extinderea modulului de programare, până la integrarea cu ERP.

Firma spune deschis că implementarea nu este încheiată. Angajații continuă să sugereze îmbunătățiri, iar acest flux constant de feedback este tratat ca dovadă a unei utilizări reale și implicate, nu ca rezistență la schimbare.

Rezultatele implementării într-o firmă de inginerie

Înainte de implementare, firma se concentra pe costurile deja suportate. Astăzi monitorizează continuu abaterile de buget pentru fiecare proiect, inclusiv costurile prognozate până la finalizare. Managerii și conducerea văd încotro se îndreaptă un proiect înainte ca o depășire să devină un fapt, cu linia de referință aprobată ca punct de reper.

A doua arie nouă este încărcarea. Timpul dedicat proiectelor este analizat pe proiect și la nivelul organizației, iar utilizarea resurselor pe departamente, urmărită într-un software de management al resurselor, a devenit o intrare pentru deciziile de management: ce oferte să urmărească și când să înceapă recrutarea. Planificarea resurselor a trecut de la intuiție la date reale despre disponibilitatea echipei.

Noul standard este susținut de un ritm constant de analize desfășurate într-un software de analiză a proiectelor: o dată la două săptămâni pentru proiectele în execuție și lunar pentru cele în planificare sau de complexitate mai mică. Materialul pentru aceste întâlniri vine direct din sistem, nu din slide-uri pregătite manual. Firma a standardizat, de asemenea, carta proiectului, șabloanele, liniile de referință, un registru de riscuri și șabloanele de raport, și analizează distribuția proiectelor din portofoliu față de strategia firmei.

Lecții pentru alte firme de inginerie

Câteva lecții din această implementare se transferă bine. În primul rând, adoptarea depinde de un sponsor la nivel de conducere: când directorul general cere ca sistemul să fie singura sursă de informații despre proiecte, utilizarea devine repede rutină. În al doilea rând, instrumentul ar trebui să poarte standardul, nu doar să îl însoțească; carta, modelul pe faze, liniile de referință și ritmul analizelor au fost create împreună cu sistemul, ceea ce le face aplicabile în munca de zi cu zi.

În al treilea rând, integrarea cu ERP elimină dubla introducere a datelor și disputele despre ale cui cifre sunt corecte. În al patrulea rând, implementarea unui sistem de management de proiect nu este un proiect cu dată de final, ci un proces de îmbunătățire continuă în care feedbackul utilizatorilor este un semn de implicare. FlexiProject reunește aceste elemente într-un software de management de proiect pentru firmele de inginerie.

Această implementare dovedește că o firmă de câteva zeci de oameni poate construi, în câteva luni, un standard de lucru pe care multe organizații mai mari abia îl planifică. Cheia nu a fost o analiză îndelungată premergătoare implementării, nici un program greoi de transformare, ci consecvența: toate proiectele într-un singur sistem, șabloane comune, o linie de referință ca punct de reper și analize bazate pe date. Pentru firmele de inginerie, unde fiecare proiect modelează direct rezultatul financiar, această predictibilitate are greutate strategică. Permite afacerii să aleagă comenzile în mod conștient, să planifice angajările înaintea cererii și să discute termenele cu clienții în termeni măsurabili, nu iluzorii. Dacă organizația dvs. derulează o duzină sau câteva zeci de proiecte în paralel și încă se bazează pe fișiere de calcul și pe soluții atașate ERP-ului, implementarea unui sistem de management de proiect dedicat este probabil calea cea mai scurtă spre recâștigarea controlului asupra bugetelor, programelor și resurselor.

Puteți vedea întregul parcurs al implementării împreună cu referințele în studiul de caz Smart Automation. Vedeți alte implementări de succes în studiile noastre de caz.