Gerir uma equipa de projeto - 12 dicas para o gestor de projectos

A equipa do projeto tem, sem dúvida, um impacto significativo no curso, no calendário e no sucesso, pelo que é inegavelmente um elemento vital do projeto. No entanto, para que a equipa trabalhe de forma eficiente, produtiva e fiável, precisa de alguém para a gerir. Embora a gestão de uma equipa de projeto não seja a tarefa mais fácil, é uma componente essencial de uma gestão de projeto eficaz.

Equipa de projeto

Uma equipa de projeto é mais do que apenas um grupo de indivíduos que trabalham num projeto. É uma força colectiva que reúne ideias diversas, conhecimentos especializados e um ritmo de aprendizagem mais rápido. Esta sinergia permite que a equipa atinja os objectivos do projeto de forma mais eficaz e eficiente do que os indivíduos ou grupos organizados conseguiriam sozinhos.

Gestão de equipas de projeto

Gerir uma equipa de projeto não é fácil. É uma responsabilidade desafiante que é também incrivelmente gratificante. A chave do sucesso é a conclusão atempada e eficaz das metas e objectivos. É aqui que entra a gestão dos recursos. Trata-se de cumprir tarefas e promover uma equipa unida, quase perfeitamente cooperante, para atingir os objectivos estabelecidos.

Podem distinguir-se três fases de gestão da equipa de projeto:

• A fase de planeamento organizacional está relacionada com o planeamento da comunicação no seio da equipa do projeto.
• A obtenção de membros para a equipa do projeto é crucial, uma vez que os recursos humanos são um elemento crítico do projeto. A seleção das pessoas certas é essencial para o projeto. Os membros da equipa devem ser adequados em termos de aptidões e competências às tarefas pelas quais serão responsáveis.
• A fase de formação da equipa é uma fase interminável durante a qual o trabalho em equipa é constantemente melhorado e desenvolvido. Durante esta fase, as estruturas de gestão da equipa de projeto desempenham uma função essencial.

O papel do gestor na gestão de uma equipa de projeto

Os gestores de projectos enfrentam inúmeros desafios durante a execução de projectos individuais. Todas as tarefas com que os gestores de projectos se deparam requerem muitos conhecimentos, muitas aptidões e competências, tanto duras como suaves. Poderão ser necessárias mais do que técnicas desenvolvidas ou conhecimentos de ferramentas.

A multiplicidade de tarefas, responsabilidades e funções que os gestores de projectos enfrentam pode ser esmagadora, especialmente para quem gere uma equipa de projeto pela primeira vez. Alguns pontos críticos são particularmente dignos de nota:

1. SELECCIONAR AS PESSOAS CERTAS PARA A EQUIPA

Esta fase é uma das etapas mais importantes da gestão da equipa de projeto. Uma pessoa inadequada para a tarefa não desempenhará, sem dúvida, as suas funções da forma esperada pelo gestor. E se houver mais pessoas assim na equipa e o número total de pessoas for demasiado elevado? Antes de selecionar os membros da equipa, o gestor de projeto deve considerar o que espera da sua equipa e dos seus membros e qual a dimensão da equipa.

Trabalhar num grupo demasiado grande pode causar o caos ou mal-entendidos. Muitas vezes, conduz à procrastinação, quer de algumas pessoas quer de toda a equipa, ou a conflitos relacionados, por exemplo, com o não cumprimento de deveres individuais. É por isso que é essencial determinar o número de pessoas necessárias para levar a cabo um determinado projeto.

O gestor deve analisar as várias fases do projeto e considerar quais as tarefas que a equipa vai realizar e, consequentemente, quem deve ser a pessoa ideal para realizar cada uma delas. Por conseguinte, é preferível que o gestor de projeto participe no processo de recrutamento da equipa de projeto. Isto permite-lhe selecionar os colegas certos que garantirão a realização dos objectivos estabelecidos.

2. ATRIBUIÇÃO ADEQUADA DE RESPONSABILIDADES

Já com uma equipa devidamente selecionada, vale a pena observar cuidadosamente o trabalho e as competências dos membros da equipa. Normalmente, cada membro tem diferentes aptidões, competências ou conhecimentos numa outra área. Apreciar esta diversidade no processo de implementação do projeto fará com que este decorra de forma mais suave e eficiente.

Além disso, o gestor do projeto deve definir cuidadosamente as responsabilidades de um funcionário e estabelecer objectivos e requisitos realistas. Cada membro da equipa deve saber exatamente aquilo por que é responsável, o que está dentro do âmbito das suas funções e aquilo por que será responsabilizado e avaliado. Não faças exigências superiores às competências da pessoa ou exijas uma atualização súbita das competências necessárias para o momento.

3. MANTÉM AS RELAÇÕES CORRECTAS

Trabalhar numa equipa unida e agradável é mais eficiente e eficaz. É claro que há limites para o estabelecimento de relações com os colegas, que não devem ser ultrapassados. Isto aplica-se tanto ao gestor de projectos como aos membros da equipa, mas vale a pena garantir que tens as melhores relações com os colegas.

O gestor de projeto deve conhecer todos os membros da sua equipa. As relações amigáveis e profissionais permitir-lhe-ão manter a sua posição de liderança e aumentar o respeito e a confiança nele. Imagina que o gestor é simpático com os seus colegas, ouve-os com atenção e não ignora as suas necessidades nem os castiga por tudo. Nesse caso, os subordinados fazem o seu trabalho com uma atitude melhor e um empenho mais significativo e não encobrem nem mesmo os possíveis problemas ou erros triviais.

O limite da amizade com os colegas de trabalho também não deve ser ultrapassado. Se um gestor de projeto for tratado como um colega, perde a sua posição de liderança aos olhos dos seus subordinados. Esta situação pode refletir-se no processo de execução do projeto. A perda do coordenador abranda o ritmo de trabalho do projeto e o empenho dos indivíduos diminui. Por isso, vale a pena encontrar um meio-termo que crie uma atmosfera agradável e afecte positivamente o processo de implementação do projeto.

4. ATITUDE POSITIVA

Para além das relações amigáveis com os colegas de trabalho, a atitude positiva e o empenho do gestor de projectos são também fundamentais. Se o gestor não está empenhado no projeto, não cumpre as suas responsabilidades, raramente aparece para trabalhar, é difícil de contactar e assume antecipadamente que o projeto não tem qualquer hipótese de sucesso, a motivação e o empenho dos trabalhadores diminuem.

5. COMUNICAÇÃO E COOPERAÇÃO CORRECTAS

Há muito que se sabe que uma comunicação adequada é uma das chaves para o sucesso, especialmente se várias pessoas estiverem a trabalhar para esse sucesso. O gestor do projeto deve assegurar que a comunicação entre ele, os membros da equipa e os trabalhadores se processa ao nível adequado. É uma boa ideia falar com os colegas de trabalho e ouvir as suas necessidades ou ideias através de um brainstorming. O gestor de projeto deve também transmitir a informação de forma clara e lúcida, para que cada colaborador saiba qual é a sua responsabilidade, como executar uma determinada tarefa e qual o objetivo do projeto.

6. (E)AVALIA E CRITICA DE FORMA CONSTRUTIVA O TRABALHO DOS EMPREGADOS

Para coordenar o trabalho da equipa, o gestor do projeto deve efetuar avaliações regulares do desempenho dos trabalhadores. Através desta avaliação, pode avaliar a fase em que se encontra o projeto, se cada colaborador está a cumprir as suas obrigações e se é, de facto, a pessoa certa para a tarefa. Além disso, com base nessa avaliação, o gestor e o trabalhador saberão quais são os seus pontos fortes e fracos, o que conseguiram alcançar até agora, que competências desenvolveram e o que ainda precisam de melhorar.

Toda a gente está ansiosa por ouvir elogios depois de fazer algo bem feito. Por isso, um gestor de projectos não deve poupar elogios aos seus colaboradores. Se forem apreciados e recompensados (por exemplo, com um aumento, uma promoção ou um horário de trabalho flexível) por um trabalho bem feito ou por uma tarefa extra, os membros da equipa que se sentirem honrados realizarão as tarefas seguintes com ainda mais empenho. O elogio e a apreciação não só aumentam o empenho dos trabalhadores, como também têm um efeito positivo na relação com o supervisor. Todos os gestores de projectos devem saber que um trabalhador não apreciado (embora valioso) pode mudar de empregador a qualquer momento, desejando encontrar um ambiente onde o seu trabalho seja apreciado.

O gestor de projectos deve também ser capaz de criticar o trabalho da sua equipa. No entanto, esta crítica deve ser sempre construtiva e justificada e não deve referir-se à pessoa, mas sim ao trabalho feito, ou não feito, por ela. As críticas construtivas, embora nem sempre agradáveis, também melhoram a relação entre o supervisor e os empregados. Ao criticar de forma construtiva, ou seja, explicando o que foi feito de errado e sugerindo como pode ser feito melhor da próxima vez ou melhorado agora, o colega confia no gestor e na sua competência. Ao perceber que o supervisor que critica pode explicar onde o erro foi cometido e dar dicas de como corrigi-lo, o funcionário passa a respeitar mais o gerente e a tratá-lo como uma figura de autoridade.

7. RENÚNCIA À COOPERAÇÃO

Acontece que, apesar de um colaborador parecer inicialmente a pessoa ideal para a equipa do projeto, com o tempo, acaba por se revelar que só por vezes é adequado para o projeto. Uma das tarefas do gestor é avaliar habilmente uma situação deste tipo. Embora talvez nem todos se sintam confortáveis com tais circunstâncias, é da responsabilidade do gestor gerir um projeto que deve ser executado de uma determinada forma e num determinado prazo. Por isso, uma das tarefas de um gestor de projectos é, entre outras coisas, deixar de trabalhar com pessoas que afectam negativamente o processo do projeto ou o trabalho da equipa. Trata-se de um dever complexo, mas por vezes necessário para alguns, que pode elevar o moral de outros que se sintam incomodados pelo comportamento de um colega de trabalho ou pela igualdade de tratamento (igualdade de remuneração) de alguém que atrasa o trabalho e não cumpre os seus deveres.

8. ASSEGURAR AS CONDIÇÕES DE TRABALHO ADEQUADAS

Na execução de um projeto, o equipamento e as ferramentas adequadas podem melhorar todo o processo e a cooperação da equipa. O gestor do projeto deve assegurar que os membros da equipa têm acesso a ferramentas, sistemas normalizados e equipamento adequado de que os funcionários responsáveis por cada tarefa irão necessitar.

9. CUIDA DO DESENVOLVIMENTO DA EQUIPA DE PROJECTO

Muitas pessoas estão concentradas no desenvolvimento contínuo e na aprendizagem de coisas novas. Por isso, vale a pena investir em cursos e formações obrigatórias e voluntárias para que a equipa possa expandir os seus conhecimentos, competências e qualificações. Trata-se, sem dúvida, de um bom investimento que será útil durante a execução do projeto. Também vale a pena subsidiar os cursos de formação oferecidos pelos colegas para que o tempo gasto na aprendizagem seja bem empregue.

10. MOTIVAR A EQUIPA DO PROJECTO

Uma das tarefas (mais importantes) de um gestor de projectos é motivar a equipa do projeto. A motivação e o envolvimento adequados dos membros da equipa são extremamente importantes e têm um impacto tangível no processo de execução do projeto. Uma equipa que não esteja suficientemente motivada desempenhará as suas funções durante mais tempo, com menos eficácia e de forma ineficaz. A falta de motivação faz com que os trabalhadores percam a sua ligação ao local de trabalho. Por conseguinte, para garantir que as tarefas são concluídas a tempo e com precisão, os gestores de projectos devem assegurar que a sua equipa de projeto está devidamente motivada.

11. ORGANIZAÇÃO CORRECTA

Uma organização adequada permite-te atingir os teus objectivos e desempenhar as tuas funções de forma eficiente. Dividir as tarefas entre os indivíduos é uma coisa; executar as funções na ordem correcta, no momento e no local certos é outra. Por alguma razão, uma das etapas do processo de execução do projeto é o planeamento do projeto. Com um plano, o projeto poderia existir virtualmente, uma vez que nem o gestor nem os empregados teriam qualquer ideia daquilo em que estão a trabalhar, do que é suposto fazerem, do que têm/podem utilizar, ou do orçamento que podem utilizar.

O gestor de projeto deve certificar-se de que todos os membros do projeto conhecem o plano do projeto, os seus objectivos e as suas responsabilidades. Um programa de gestão de projectos adequado que contenha todas as informações mais importantes sobre o projeto ajudará a manter tudo em ordem. Com um programa de gestão de projectos, todos os membros da equipa do projeto terão acesso constante a todos os dados necessários.

12. RESOLUÇÃO DE CONFLITOS

Há uma razão para que uma das competências mais procuradas para cargos de gestão seja a capacidade de resolver conflitos durante um projeto. Os conflitos são muitas vezes inerentes ao trabalho de equipa. Introduzem emoções negativas no trabalho da equipa, afectando assim negativamente o trabalho de todo o grupo. Por conseguinte, cabe também ao gestor resolver os conflitos de forma razoável e objetiva, sem discriminar ou favorecer ninguém. Gerir uma equipa de projeto é uma tarefa complexa. Trata-se de um processo complexo que exige dos gestores muitas competências e aptidões que serão testadas todos os dias e em todas as oportunidades possíveis. Mas não desanimes. A aplicação das práticas acima referidas e o desenvolvimento das suas próprias práticas permitirão aos gestores de projectos criar uma equipa de projeto que funcione perfeitamente e facilitarão a sua gestão e a do projeto no seu conjunto.