Management eines Projektteams - 12 Tipps für den Projektmanager

Das Projektteam hat zweifellos einen erheblichen Einfluss auf den Verlauf, den Zeitplan und den Erfolg, so dass es unbestreitbar ein wichtiges Element des Projekts ist. Damit das Team jedoch effizient, produktiv und zuverlässig arbeiten kann, braucht es jemanden, der es leitet. Die Leitung eines Projektteams ist zwar nicht die einfachste Aufgabe, aber sie ist ein wesentlicher Bestandteil eines effektiven Projektmanagements.

Projektteam

Ein Projektteam ist mehr als nur eine Gruppe von Personen, die an einem Projekt arbeiten. Es ist eine kollektive Kraft, die verschiedene Ideen, Fachwissen und ein schnelleres Lerntempo zusammenbringt. Diese Synergie ermöglicht es dem Team, die Projektziele effektiver und effizienter zu erreichen, als es Einzelpersonen oder organisierte Gruppen alleine könnten.

Management des Projektteams

Die Leitung eines Projektteams ist kein Zuckerschlecken. Es ist eine herausfordernde Verantwortung, die auch unglaublich lohnend ist. Der Schlüssel zum Erfolg liegt in der rechtzeitigen und effektiven Umsetzung von Zielen und Vorgaben. Hier kommt das Ressourcenmanagement ins Spiel. Es geht darum, Aufgaben abzuhaken und ein enges, fast perfekt zusammenarbeitendes Team zu bilden, um die gesetzten Ziele zu erreichen.

Es lassen sich drei Phasen des Projektteam-Managements unterscheiden:

• Die Phase der organisatorischen Planung bezieht sich auf die Planung der Kommunikation innerhalb des Projektteams.
• Die Gewinnung von Projektteammitgliedern ist von entscheidender Bedeutung, da die menschlichen Ressourcen ein kritisches Element des Projekts sind. Die Auswahl der richtigen Leute ist entscheidend für das Projekt. Die Teammitglieder sollten in Bezug auf ihre Fähigkeiten und Kompetenzen auf die Aufgaben abgestimmt sein, für die sie verantwortlich sein werden.
• Die Phase der Teambildung ist eine nicht enden wollende Phase, in der die Teamarbeit ständig verbessert und weiterentwickelt wird. In dieser Phase spielen die Managementstrukturen des Projektteams eine wichtige Rolle.

Die Rolle des Managers bei der Leitung eines Projektteams

Projektmanager stehen bei der Umsetzung einzelner Projekte vor zahlreichen Herausforderungen. Alle Aufgaben, die Projektmanager zu bewältigen haben, erfordern ein großes Wissen, viele Fähigkeiten und Kompetenzen, sowohl harte als auch weiche. Möglicherweise werden mehr als nur entwickelte Techniken oder Kenntnisse über Werkzeuge benötigt.

Die Vielzahl der Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Rollen, mit denen Projektmanager konfrontiert werden, kann sich als überwältigend erweisen, insbesondere für diejenigen, die zum ersten Mal ein Projektteam leiten. Ein paar kritische Punkte sind besonders erwähnenswert:

1. AUSWAHL DER RICHTIGEN LEUTE FÜR DAS TEAM

Diese Phase ist einer der kritischsten Schritte des Projektteam-Managements. Eine für die Aufgabe ungeeignete Person wird ihre Aufgaben zweifellos nicht so erfüllen, wie es der Vorgesetzte erwartet. Und was ist, wenn es mehrere solcher Personen im Team gibt und die Gesamtzahl der Personen zu hoch ist? Vor der Auswahl der Teammitglieder sollte der Projektmanager überlegen, was er von seinem Team und dessen Mitgliedern erwartet und wie groß das Team sein sollte.

Die Arbeit in einer zu großen Gruppe kann zu Chaos oder Missverständnissen führen. Dies führt häufig zu Verzögerungen, entweder durch einige wenige Personen oder das gesamte Team, oder zu Konflikten, z. B. wegen der Nichterfüllung einzelner Aufgaben. Deshalb ist es wichtig, die Anzahl der Mitarbeiter zu bestimmen , die für die Durchführung eines bestimmten Projekts erforderlich sind.

Der Manager sollte die verschiedenen Phasen des Projekts analysieren und sich überlegen, welche Aufgaben das Team übernehmen wird und wer die ideale Person für die Ausführung der einzelnen Aufgaben sein sollte. Daher ist es am besten, wenn der Projektmanager an der Rekrutierung des Projektteams beteiligt ist. So kann er die richtigen Kollegen auswählen, die das Erreichen der gesetzten Ziele garantieren.

2. ANGEMESSENE AUFTEILUNG DER VERANTWORTLICHKEITEN

Wenn Sie bereits ein entsprechend ausgewähltes Team haben, lohnt es sich, die Arbeit und die Fähigkeiten der Teammitglieder sorgfältig zu beobachten. In der Regel verfügt jedes Mitglied über unterschiedliche Fähigkeiten, Kompetenzen oder Kenntnisse in einem anderen Bereich. Wenn Sie diese Vielfalt bei der Projektumsetzung berücksichtigen, wird der Prozess reibungsloser und effizienter ablaufen.

Darüber hinaus sollte der Projektmanager die Aufgaben eines Mitarbeiters sorgfältig definieren und realistische Ziele und Anforderungen festlegen. Jedes Teammitglied sollte genau wissen, wofür es verantwortlich ist, was zu seinem Aufgabenbereich gehört und wofür es zur Rechenschaft gezogen und bewertet wird. Stellen Sie keine Anforderungen, die über die Kompetenzen der Person hinausgehen, und verlangen Sie keine plötzliche Verbesserung der Fähigkeiten, die für den Moment erforderlich sind.

3. DIE RICHTIGEN BEZIEHUNGEN PFLEGEN

Die Arbeit in einem eingespielten, angenehmen Team läuft effizienter und effektiver. Natürlich gibt es beim Aufbau von Beziehungen zu Kollegen Grenzen, die nicht überschritten werden sollten. Das gilt sowohl für den Projektmanager als auch für die Teammitglieder. Es lohnt sich, dafür zu sorgen, dass Sie die besten Beziehungen zu Ihren Kollegen haben.

Der Projektleiter sollte alle Mitglieder seines Teams kennen. Freundliche, professionelle Beziehungen werden es ihm ermöglichen, seine Führungsposition zu halten und den Respekt und das Vertrauen in ihn zu stärken. Angenommen, der Manager ist freundlich zu seinen Kollegen, hört ihnen aufmerksam zu und ignoriert nicht ihre Bedürfnisse oder bestraft sie für alles. In diesem Fall erledigen die Untergebenen ihre Arbeit mit einer besseren Einstellung und größerem Engagement und vertuschen nicht einmal triviale mögliche Probleme oder Fehler.

Auch die Grenze zur Freundschaft mit Kollegen sollte nicht überschritten werden. Wenn ein Projektmanager wie ein Kollege behandelt wird, verliert er in den Augen seiner Untergebenen seine Führungsposition. Eine solche Situation kann sich auf den Prozess der Projektdurchführung auswirken. Wenn Sie den Koordinator verlieren, verlangsamt sich das Arbeitstempo des Projekts, und das Engagement der einzelnen Personen nimmt ab. Es lohnt sich also, einen goldenen Mittelweg zu finden, der eine angenehme Atmosphäre schafft und sich positiv auf den Prozess der Projektumsetzung auswirkt.

4. POSITIVE EINSTELLUNG

Neben einem freundlichen Verhältnis zu den Mitarbeitern sind auch die positive Einstellung und das Engagement des Projektleiters entscheidend. Wenn die Führungskraft sich nicht für das Projekt engagiert, ihrer Verantwortung nicht nachkommt, selten zur Arbeit erscheint, schwer erreichbar ist und von vornherein davon ausgeht, dass das Projekt keine Aussicht auf Erfolg hat, sinken Motivation und Engagement der Mitarbeiter.

5. GUTE KOMMUNIKATION UND ZUSAMMENARBEIT

Es ist seit langem bekannt, dass eine gute Kommunikation einer der Schlüssel zum Erfolg ist, insbesondere wenn mehrere Personen an diesem Erfolg arbeiten. Der Projektmanager sollte dafür sorgen, dass die Kommunikation zwischen ihm, den Teammitgliedern und den Mitarbeitern auf dem richtigen Niveau stattfindet. Es ist eine gute Idee, mit den Mitarbeitern zu sprechen und sich ihre Bedürfnisse oder Ideen durch ein Brainstorming anzuhören. Der Projektmanager sollte auch Informationen klar und deutlich vermitteln, damit jeder Mitarbeiter weiß, wofür er verantwortlich ist, wie er eine bestimmte Aufgabe auszuführen hat und was das Ziel des Projekts ist.

6. (E)DIE ARBEIT VON MITARBEITERN ZU BEWERTEN UND KONSTRUKTIV ZU KRITISIEREN

Um die Arbeit des Teams zu koordinieren, sollte der Projektmanager regelmäßige Leistungsbewertungen der Mitarbeiter durchführen. Anhand dieser Bewertung kann er beurteilen, in welchem Stadium sich das Projekt befindet, ob jeder Mitarbeiter seinen Pflichten nachkommt und ob er tatsächlich der richtige Verantwortliche für die Aufgabe ist. Außerdem wissen der Manager und der Mitarbeiter auf der Grundlage einer solchen Bewertung, wo ihre Stärken und Schwächen liegen, was sie bisher erreicht haben, welche Fähigkeiten sie entwickelt haben und woran sie noch arbeiten müssen.

Jeder ist begierig darauf, Lob zu hören, wenn er etwas gut gemacht hat. Deshalb sollte ein Projektmanager nicht mit Lob für seine Mitarbeiter sparen. Wenn Teammitglieder, die sich geehrt und belohnt fühlen (z.B. durch eine Gehaltserhöhung, eine Beförderung oder flexible Arbeitszeiten), ihre Arbeit gut machen oder eine zusätzliche Aufgabe übernehmen, werden sie die folgenden Aufgaben mit noch größerem Engagement erledigen. Lob und Wertschätzung erhöhen nicht nur das Engagement der Mitarbeiter, sondern wirken sich auch positiv auf die Beziehung zum Vorgesetzten aus. Jeder Projektmanager sollte sich darüber im Klaren sein, dass ein nicht geschätzter (obwohl wertvoller) Mitarbeiter jederzeit den Arbeitgeber wechseln kann, um ein Umfeld zu finden, in dem seine Arbeit geschätzt wird.

Der Projektleiter sollte auch in der Lage sein, die Arbeit seines Teams zu kritisieren. Diese Kritik sollte jedoch immer konstruktiv und gerechtfertigt sein und sich nicht auf die Person, sondern auf die von ihr geleistete bzw. nicht geleistete Arbeit beziehen. Konstruktive Kritik ist zwar nicht immer angenehm, verbessert aber auch die Beziehung zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern. Wenn Sie konstruktive Kritik üben, d.h. erklären, was falsch gemacht wurde, und gleichzeitig vorschlagen, wie es beim nächsten Mal besser gemacht oder jetzt verbessert werden kann, vertraut der Mitarbeiter dem Manager und seiner Kompetenz. Wenn der Mitarbeiter merkt, dass der kritisierende Vorgesetzte erklären kann, wo der Fehler gemacht wurde, und Hinweise darauf gibt, wie er den Fehler korrigieren kann, zollt er dem Manager mehr Respekt und behandelt ihn als Autoritätsperson.

7. AUSTRITT AUS DER ZUSAMMENARBEIT

Es kommt vor, dass ein Mitarbeiter, obwohl er anfangs die ideale Person für das Projektteam zu sein schien, sich im Laufe der Zeit herausstellt, dass er nur manchmal für das Projekt geeignet ist. Eine der Aufgaben des Managers ist es, eine solche Situation geschickt einzuschätzen. Auch wenn sich vielleicht nicht jeder mit solchen Umständen anfreunden kann, so liegt es doch in der Verantwortung des Managers, ein Projekt zu leiten, das auf eine bestimmte Art und Weise und innerhalb eines bestimmten Zeitraums durchgeführt werden muss. Daher gehört es zu den Aufgaben eines Projektmanagers, unter anderem auf die Zusammenarbeit mit Personen zu verzichten, die den Projektprozess oder die Arbeit des Teams negativ beeinflussen. Dies ist eine komplexe, aber manchmal notwendige Pflicht für einige, die die Moral anderer heben kann, die sich durch das Verhalten eines Kollegen oder für die Gleichbehandlung (gleiche Bezahlung) von jemandem, der die Arbeit verzögert und seinen Pflichten nicht nachkommt, unwohl fühlen könnten.

8. GEWÄHRLEISTUNG DER RICHTIGEN BEDINGUNGEN FÜR DIE ARBEIT

Bei der Durchführung eines Projekts können die richtigen Geräte und Werkzeuge den gesamten Prozess und die Zusammenarbeit des Teams verbessern. Der Projektmanager sollte dafür sorgen, dass die Teammitglieder Zugang zu Werkzeugen, Standardsystemen und geeigneter Ausrüstung haben, die die einzelnen Mitarbeiter, die für die jeweilige Aufgabe verantwortlich sind, benötigen.

9. SICH UM DIE ENTWICKLUNG DES PROJEKTTEAMS KÜMMERN

Viele Menschen sind darauf bedacht, sich ständig weiterzuentwickeln und neue Dinge zu lernen. Daher lohnt es sich, in obligatorische und freiwillige Schulungen und Kurse zu investieren, damit das Team seine Kenntnisse, Fähigkeiten und Qualifikationen erweitern kann. Dies ist zweifellos eine gute Investition, die während der Projektdurchführung nützlich sein wird. Auch die Bezuschussung von Fortbildungskursen, die von Kollegen angeboten werden, lohnt sich, damit die Zeit, die Sie für das Lernen aufwenden, gut genutzt wird.

10. DIE MOTIVATION DES PROJEKTTEAMS

Eine der (wichtigsten) Aufgaben eines Projektmanagers ist es, das Projektteam zu motivieren. Die richtige Motivation und Einbindung der Teammitglieder ist extrem wichtig und hat einen spürbaren Einfluss auf die Projektdurchführung. Ein Team, in dem die Motivation nicht hoch genug ist, wird seine Aufgaben länger, weniger effektiv und ineffizient erfüllen. Durch mangelnde Motivation verlieren die Mitarbeiter auch ihre Bindung an den Arbeitsplatz. Um sicherzustellen, dass die Aufgaben pünktlich und präzise erledigt werden, sollten Projektmanager daher dafür sorgen, dass ihr Projektteam richtig motiviert ist.

11. KORREKTE ORGANISATION

Eine gute Organisation ermöglicht es Ihnen, Ihre Ziele zu erreichen und Ihre Aufgaben effizient zu erfüllen. Die Aufteilung von Aufgaben auf einzelne Personen ist eine Sache, die Ausführung von Funktionen in der richtigen Reihenfolge zur richtigen Zeit und am richtigen Ort eine andere. Einer der Schritte bei der Projektdurchführung ist nicht umsonst die Projektplanung. Mit einem Plan könnte das Projekt praktisch nicht existieren, da weder der Manager noch die Mitarbeiter eine Ahnung hätten, woran sie arbeiten, was sie tun sollen, was sie haben/verwenden können oder welches Budget sie verwenden können.

Der Projektmanager sollte sicherstellen, dass jedes Projektmitglied den Projektplan und die Ziele kennt und genau weiß, wofür es verantwortlich ist. Ein ordentliches Projektmanagementprogramm, das alle wichtigen Informationen über das Projekt enthält, hilft Ihnen, Ordnung zu halten. Mit einem Projektmanagement-Programm haben alle Mitglieder des Projektteams jederzeit Zugriff auf alle notwendigen Daten.

12. KONFLIKTLÖSUNG

Es gibt einen Grund, warum eine der gefragtesten Fähigkeiten für Führungspositionen die Fähigkeit ist, Konflikte während eines Projekts zu lösen. Konflikte sind bei der Teamarbeit oft vorprogrammiert. Sie bringen negative Emotionen in die Arbeit des Teams ein, was sich negativ auf die Arbeit der gesamten Gruppe auswirkt. Daher ist es auch die Aufgabe des Managers, Konflikte vernünftig und objektiv zu lösen, ohne jemanden zu diskriminieren oder zu bevorzugen. Die Leitung eines Projektteams ist eine komplexe Aufgabe. Es ist ein komplexer Prozess, der von Managern viele Kompetenzen und Fähigkeiten verlangt, die jeden Tag und bei jeder Gelegenheit auf die Probe gestellt werden. Aber lassen Sie sich nicht entmutigen. Die Anwendung der oben genannten Praktiken und die Entwicklung eigener Praktiken ermöglicht es Projektmanagern, ein perfekt funktionierendes Projektteam aufzubauen und erleichtert ihnen die Verwaltung des Teams und des Projekts als Ganzes.