Gestione di un team di progetto-12 consigli per il project manager

Il team di progetto ha indubbiamente un impatto significativo sull’andamento, sui tempi e sul successo, quindi è innegabilmente un elemento vitale del progetto. Tuttavia, affinché il team lavori in modo efficiente, produttivo e affidabile, ha bisogno di qualcuno che lo gestisca. Sebbene la gestione di un team di progetto non sia il più semplice dei compiti, è una componente essenziale di una gestione efficace del progetto.

Il team del progetto

Un team di progetto è più di un semplice gruppo di persone che lavorano a un progetto. È una forza collettiva che riunisce idee diverse, conoscenze specialistiche e un ritmo di apprendimento più veloce. Questa sinergia permette al team di raggiungere gli obiettivi del progetto in modo più efficace ed efficiente di quanto potrebbero fare i singoli o i gruppi organizzati da soli.

Gestione del team di progetto

Gestire un team di progetto non è una passeggiata. È una responsabilità impegnativa che è anche incredibilmente gratificante. La chiave del successo è il completamento tempestivo ed efficace degli obiettivi. È qui che entra in gioco la gestione delle risorse. Si tratta di completare i compiti e di promuovere un team affiatato e quasi perfettamente collaborativo per raggiungere gli obiettivi prefissati.

Si possono distinguere tre fasi di gestione del team di progetto:

• La fase di pianificazione organizzativa è legata alla pianificazione della comunicazione all’interno del team di progetto.
• Ottenere i membri del team di progetto è fondamentale perché le risorse umane sono un elemento critico del progetto. La selezione delle persone giuste è fondamentale per il progetto. I membri del team devono essere adeguati in termini di abilità e competenze alle mansioni di cui saranno responsabili.
• La fase di formazione del team è una fase infinita durante la quale il lavoro di squadra viene costantemente migliorato e sviluppato. In questa fase, le strutture di gestione del team di progetto svolgono una funzione essenziale.

Il ruolo del manager nella gestione di un team di progetto

I project manager devono affrontare numerose sfide durante l’implementazione di singoli progetti. Tutti i compiti che i project manager si trovano ad affrontare richiedono una grande quantità di conoscenze, molte abilità e competenze, sia hard che soft. Potrebbero essere necessarie tecniche o conoscenze di strumenti più che sviluppate.

La moltitudine di compiti, responsabilità e ruoli che i project manager si trovano ad affrontare può risultare schiacciante, soprattutto per chi gestisce un team di progetto per la prima volta. Alcuni punti critici sono particolarmente degni di nota:

1. SELEZIONARE LE PERSONE GIUSTE PER IL TEAM

Questa fase è una delle più critiche nella gestione del team di progetto. Una persona non adatta al compito non svolgerà sicuramente le sue mansioni nel modo in cui il manager si aspetta. E se nel team ci sono più persone di questo tipo e il numero complessivo di persone è troppo alto? Prima di selezionare i membri del team, il project manager deve considerare cosa si aspetta dal suo team e dai suoi membri e quanto grande debba essere il team.

Lavorare in un gruppo troppo numeroso può causare caos o incomprensioni. Spesso porta alla procrastinazione, da parte di alcune persone o dell’intero team, o a conflitti che riguardano, ad esempio, il mancato svolgimento dei singoli compiti. Per questo motivo è fondamentale determinare il numero di persone necessarie per realizzare un determinato progetto.

Il manager deve analizzare le varie fasi del progetto e considerare quali sono i compiti che il team dovrà svolgere e, di conseguenza, chi dovrebbe essere la persona ideale per svolgere ciascuno di essi. Di conseguenza, è meglio che il project manager partecipi al processo di reclutamento del team di progetto. Questo gli permette di selezionare i colleghi giusti che garantiranno il raggiungimento degli obiettivi prefissati.

2. ASSEGNAZIONE APPROPRIATA DELLE RESPONSABILITÀ

Avendo già un team selezionato in modo appropriato, vale la pena di osservare attentamente il lavoro e le competenze dei membri del team. Di solito, ogni membro ha abilità, competenze o conoscenze diverse in un altro campo. Apprezzare questa diversità nel processo di implementazione del progetto lo renderà più fluido ed efficiente.

Inoltre, il project manager deve definire con attenzione le responsabilità dei dipendenti e stabilire obiettivi e requisiti realistici. Ogni membro del team deve sapere esattamente di cosa è responsabile, cosa rientra nell’ambito delle sue mansioni e in base a cosa sarà ritenuto responsabile e valutato. Non fare richieste superiori alle competenze della persona o richiedere un aggiornamento improvviso delle competenze necessarie per il momento.

3. MANTENERE LE GIUSTE RELAZIONI

Lavorare in un team affiatato e piacevole è più efficiente ed efficace. Naturalmente, ci sono dei limiti nell’instaurare relazioni con i colleghi, che non devono essere superati. Questo vale sia per il project manager che per i membri del team, ma è utile assicurarsi di avere i migliori rapporti con i colleghi.

Il project manager deve conoscere tutti i membri del suo team. Relazioni amichevoli e professionali gli permetteranno di mantenere la sua posizione di leader e di aumentare il rispetto e la fiducia nei suoi confronti. Supponiamo che il manager sia amichevole con i suoi colleghi, li ascolti con attenzione e non ignori le loro esigenze o li punisca per qualsiasi cosa. In questo caso, i subordinati svolgono il loro lavoro con un atteggiamento migliore e un impegno più significativo e non nascondono eventuali problemi o errori anche banali.

Anche il limite dell’amicizia con i colleghi non deve essere superato. Se un project manager viene trattato come un collega, perde la sua posizione di leader agli occhi dei suoi subordinati. Una situazione del genere può riflettersi sul processo di attuazione del progetto. La perdita del coordinatore rallenta il ritmo di lavoro del progetto e l’impegno dei singoli diminuisce. Per questo motivo, vale la pena trovare un mezzo d’oro che crei un’atmosfera piacevole e influisca positivamente sul processo di implementazione del progetto.

4. ATTEGGIAMENTO POSITIVO

Oltre ai rapporti amichevoli con i colleghi, sono fondamentali anche l’atteggiamento positivo e l’impegno del project manager. Se il manager non si impegna nel progetto, non adempie alle proprie responsabilità, si presenta raramente al lavoro, è difficile da contattare e presume in anticipo che il progetto non abbia alcuna possibilità di successo, la motivazione e l’impegno dei dipendenti diminuiscono.

5. COMUNICAZIONE E COOPERAZIONE ADEGUATE

È noto da tempo che una corretta comunicazione è una delle chiavi del successo, soprattutto se a lavorare per questo successo sono più persone. Il project manager deve assicurarsi che la comunicazione tra lui, i membri del team e i dipendenti sia al giusto livello. È una buona idea parlare con i colleghi e ascoltare le loro esigenze o idee attraverso un brainstorming. Il project manager deve anche trasmettere le informazioni in modo chiaro e lucido, in modo che ogni dipendente sappia di cosa è responsabile, come svolgere un determinato compito e l’obiettivo del progetto.

6. (E)VALUTARE E CRITICARE IN MODO COSTRUTTIVO IL LAVORO DEI DIPENDENTI.

Per coordinare il lavoro del team, il project manager deve effettuare valutazioni regolari delle prestazioni dei dipendenti. Attraverso questa valutazione, può valutare lo stato di avanzamento del progetto, se ogni collaboratore sta adempiendo ai suoi doveri e se è davvero la persona giusta per il compito. Inoltre, sulla base di questa valutazione, il manager e il dipendente conosceranno i loro punti di forza e di debolezza, i risultati ottenuti finora, le competenze sviluppate e quelle su cui devono ancora lavorare.

Tutti sono ansiosi di sentirsi lodare dopo aver fatto qualcosa di buono. Per questo motivo, un project manager non deve risparmiare le lodi ai suoi collaboratori. Apprezzati e premiati (ad esempio con un aumento, una promozione o un orario di lavoro flessibile) per un lavoro ben fatto o per aver svolto un compito extra, i membri del team che si sentono onorati svolgeranno i compiti successivi con ancora più impegno. L’elogio e l’apprezzamento non solo aumenteranno l’impegno dei dipendenti, ma avranno anche un effetto positivo sulla relazione con il supervisore. Ogni project manager dovrebbe rendersi conto che un dipendente non apprezzato (anche se prezioso) può cambiare datore di lavoro in qualsiasi momento, desiderando trovare un ambiente in cui il suo lavoro sia apprezzato.

Il project manager deve anche essere in grado di criticare il lavoro del suo team. Tuttavia, queste critiche devono essere sempre costruttive e giustificate e non devono riferirsi alla persona ma al lavoro svolto, o non svolto, da essa. Le critiche costruttive, anche se non sempre piacevoli, migliorano il rapporto tra il supervisore e i dipendenti. Criticando in modo costruttivo, cioè spiegando cosa è stato fatto di sbagliato e suggerendo come migliorare la prossima volta o come migliorare ora, il collega si fida del manager e della sua competenza. Notando che il supervisore che lo critica può spiegare dove è stato commesso l’errore e suggerire come correggerlo, il dipendente gli porta più rispetto e lo tratta come una figura autorevole.

7. DIMISSIONI DALLA COOPERAZIONE

Capita che anche se un dipendente inizialmente sembrava la persona ideale per il team del progetto, con il tempo si scopre che è adatto al progetto solo a tratti. Uno dei compiti del manager è quello di valutare abilmente una situazione del genere. Anche se forse non tutti si troveranno a proprio agio in queste circostanze, è responsabilità del manager gestire un progetto che deve essere eseguito in un certo modo e in un tempo specifico. Pertanto, uno dei compiti di un project manager è, tra le altre cose, quello di dimettersi dal lavorare con persone che influenzano negativamente il processo del progetto o il lavoro del team. Si tratta di un dovere complesso ma a volte necessario per alcuni, che può sollevare il morale di altri che potrebbero sentirsi a disagio per il comportamento di un collega o per la parità di trattamento (parità di retribuzione) di qualcuno che ritarda il lavoro e non adempie ai suoi doveri.

8. GARANTIRE LE GIUSTE CONDIZIONI DI LAVORO

Nell’esecuzione di un progetto, le attrezzature e gli strumenti giusti possono migliorare l’intero processo e la collaborazione del team. Il project manager deve assicurarsi che i membri del team abbiano accesso agli strumenti, ai sistemi standard e alle attrezzature appropriate di cui avranno bisogno i singoli dipendenti responsabili di ogni attività.

9. CURARE LO SVILUPPO DEL TEAM DI PROGETTO

Molte persone si concentrano sullo sviluppo continuo e sull’apprendimento di nuove cose. Per questo motivo, vale la pena investire in corsi di formazione obbligatori e volontari per consentire al team di ampliare le proprie conoscenze, competenze e qualifiche. Si tratta indubbiamente di un buon investimento che si rivelerà utile durante l’attuazione del progetto. È utile anche sovvenzionare i corsi di formazione offerti dai colleghi, in modo che il tempo dedicato all’apprendimento sia ben speso.

10. MOTIVARE IL TEAM DI PROGETTO

Uno dei compiti (più importanti) di un project manager è quello di motivare il team di progetto. La cura della motivazione e del coinvolgimento dei membri del team è estremamente importante e ha un impatto tangibile sul processo di esecuzione del progetto. Un team in cui la motivazione non è sufficientemente alta svolgerà i suoi compiti più a lungo, in modo meno efficace e inefficiente. A causa della mancanza di motivazione, i dipendenti perdono anche il loro attaccamento al posto di lavoro. Pertanto, per garantire che i compiti vengano portati a termine in modo puntuale e preciso, i project manager devono assicurarsi che il loro team di progetto sia adeguatamente motivato.

11. ORGANIZZAZIONE ADEGUATA

Una corretta organizzazione ti permette di raggiungere i tuoi obiettivi e di svolgere i tuoi compiti in modo efficiente. Dividere i compiti tra gli individui è una cosa; svolgere le funzioni nell’ordine corretto al momento e nel luogo giusto è un’altra. Una delle fasi del processo di implementazione di un progetto è la pianificazione del progetto per un motivo ben preciso. Con un piano, il progetto potrebbe virtualmente esistere, in quanto né il manager né i dipendenti avrebbero idea di cosa stanno lavorando, di cosa devono fare, di cosa hanno/possono usare o di quale budget possono utilizzare.

Il project manager deve assicurarsi che ogni membro del progetto conosca il piano del progetto, i suoi obiettivi e le sue responsabilità. Un programma di gestione del progetto adeguato, che contenga tutte le informazioni più importanti sul progetto, ti aiuterà a mantenere l’ordine. Con un programma di gestione del progetto, tutti i membri del team di progetto avranno accesso costante a tutti i dati necessari.

12. RISOLUZIONE DEI CONFLITTI

C’è un motivo per cui una delle competenze più richieste per le posizioni manageriali è la capacità di risolvere i conflitti durante un progetto. I conflitti sono spesso insiti nel lavoro di squadra. Introducono emozioni negative nel lavoro del team, influenzando così negativamente il lavoro dell’intero gruppo. Pertanto, è anche compito del manager risolvere i conflitti in modo ragionevole e oggettivo, senza discriminare o favorire nessuno. La gestione di un team di progetto è un compito complesso. Si tratta di un processo complesso che richiede ai manager molte competenze e abilità che verranno messe alla prova ogni giorno e in ogni occasione possibile. Ma non scoraggiarti. L’applicazione delle pratiche sopra descritte e lo sviluppo delle proprie consentirà ai project manager di costruire un team di progetto perfettamente funzionante e di facilitare la gestione del team e del progetto nel suo complesso.