Řízení projektového týmu - 12 tipů pro projektového manažera

Projektový tým nepochybně významně ovlivňuje průběh, načasování a úspěch projektu, takže je bezesporu jeho důležitým prvkem. Aby však tým pracoval efektivně, produktivně a spolehlivě, potřebuje někoho, kdo ho bude řídit. Řízení projektového týmu sice není nejjednodušší, ale je nezbytnou součástí efektivního řízení projektů.

Projektový tým

Projektový tým je víc než jen skupina jednotlivců pracujících na projektu. Je to kolektivní síla, která spojuje různé nápady, odborné znalosti a rychlejší tempo učení. Tato synergie umožňuje týmu dosáhnout cílů projektu efektivněji a účinněji, než by to dokázali jednotlivci nebo organizované skupiny samostatně.

Řízení projektového týmu

Řízení projektového týmu není procházka růžovým sadem. Je to náročná zodpovědnost, která je zároveň neuvěřitelně obohacující. Klíčem k úspěchu je včasné a efektivní splnění cílů a úkolů. Zde přichází na řadu správa zdrojů. Jde o odškrtávání úkolů a vytváření sehraného, téměř dokonale spolupracujícího týmu, který má dosáhnout stanovených cílů.

Lze rozlišit tři fáze řízení projektového týmu:

• Fáze organizačního plánování souvisí s plánováním komunikace v rámci projektového týmu.
• Získání členů projektového týmu je zásadní, protože lidské zdroje jsou kritickým prvkem projektu. Výběr správných lidí je pro projekt zásadní. Členové týmu by měli odpovídat svými dovednostmi a kompetencemi úkolům, za které budou zodpovědní.
• Fáze formování týmu je nikdy nekončící etapou, během níž se týmová práce neustále zdokonaluje a rozvíjí. V této fázi hrají zásadní roli řídicí struktury projektového týmu.

Úloha manažera při řízení projektového týmu

Projektoví manažeři čelí při realizaci jednotlivých projektů mnoha výzvám. Všechny úkoly, kterým projektoví manažeři čelí, vyžadují velké množství znalostí, mnoho dovedností a kompetencí, a to jak tvrdých, tak měkkých. Může být zapotřebí více než rozvinuté techniky nebo znalosti nástrojů.

Množství úkolů, odpovědností a rolí, kterým projektoví manažeři čelí, může být zdrcující, zejména pro ty, kteří řídí projektový tým poprvé. Za zmínku stojí zejména několik kritických bodů:

1. VÝBĚR SPRÁVNÝCH LIDÍ DO TÝMU

Tato fáze je jedním z nejdůležitějších kroků při řízení projektového týmu. Nevhodná osoba pro daný úkol nepochybně nebude plnit své povinnosti tak, jak manažer očekává. A co když je takových lidí v týmu více a celkový počet lidí je příliš vysoký? Před výběrem členů týmu by měl projektový manažer zvážit, co od svého týmu a jeho členů očekává a jak velký by měl tým být.

Práce v příliš velké skupině může způsobit chaos nebo nedorozumění. Často vede k prokrastinaci, ať už několika lidí, nebo celého týmu, nebo ke konfliktům týkajícím se například neplnění jednotlivých povinností. Proto je nezbytné stanovit počet osob potřebných k realizaci daného projektu.

Manažer by měl analyzovat jednotlivé fáze projektu a zvážit, jaké úkoly bude tým plnit, a tedy kdo by měl být ideální osobou pro jejich plnění. Proto je nejlepší, když se projektový manažer podílí na náboru členů projektového týmu. To mu umožňuje vybrat ty správné spolupracovníky, kteří zaručí dosažení stanovených cílů.

2. VHODNÉ ROZDĚLENÍ ODPOVĚDNOSTÍ

Již při vhodně vybraném týmu je třeba pečlivě sledovat práci a dovednosti členů týmu. Každý člen má obvykle jiné dovednosti, kompetence nebo znalosti v jiném oboru. Ocenění této rozmanitosti v procesu realizace projektu umožní jeho hladší a efektivnější průběh.

Kromě toho by měl projektový manažer pečlivě definovat povinnosti zaměstnance a stanovit realistické cíle a požadavky. Každý člen týmu by měl přesně vědět, za co je zodpovědný, co spadá do jeho povinností a za co bude zodpovědný a na základě čeho bude hodnocen. Neklaďte vyšší požadavky, než jsou kompetence dané osoby, ani nevyžadujte náhlé zvýšení dovedností, které jsou v danou chvíli potřeba.

3. UDRŽOVÁNÍ SPRÁVNÝCH VZTAHŮ

Práce v sehraném a příjemném týmu je efektivnější a účinnější. Samozřejmě existují hranice pro navazování vztahů s kolegy, které by neměly být překračovány. To platí jak pro projektového manažera, tak pro členy týmu, ale je třeba dbát na to, abyste měli s kolegy co nejlepší vztahy.

Vedoucí projektu by měl znát všechny členy svého týmu. Přátelské, profesionální vztahy mu umožní udržet si vedoucí postavení a zvýší respekt a důvěru v něj. Předpokládejme, že manažer je ke svým kolegům přátelský, pozorně jim naslouchá, neignoruje jejich potřeby a netrestá je za všechno. V takovém případě podřízení vykonávají svou práci s lepším přístupem a výraznějším nasazením a nezakrývají ani banální případné problémy či chyby.

Hranice přátelství se spolupracovníky by také neměla být překročena. Pokud se k projektovému manažerovi přistupuje jako ke kolegovi, ztrácí v očích svých podřízených vedoucí postavení. Taková situace se může odrazit na procesu realizace projektu. Ztráta koordinátora zpomaluje tempo práce na projektu a snižuje se angažovanost jednotlivců. Proto se vyplatí najít zlatou střední cestu, která vytvoří příjemnou atmosféru a pozitivně ovlivní proces realizace projektu.

4. POZITIVNÍ PŘÍSTUP

Kromě přátelských vztahů se spolupracovníky je rozhodující také pozitivní přístup a nasazení vedoucího projektu. Pokud se manažer projektu nevěnuje, neplní své povinnosti, do práce chodí zřídka, je obtížně kontaktovatelný a předem předpokládá, že projekt nemá šanci na úspěch, motivace a nasazení zaměstnanců klesá.

5. SPRÁVNÁ KOMUNIKACE A SPOLUPRÁCE

Již dlouho je známo, že správná komunikace je jedním z klíčů k úspěchu, zejména pokud na něm pracuje více lidí. Vedoucí projektu by měl zajistit, aby komunikace mezi ním, členy týmu a zaměstnanci byla na správné úrovni. Je dobré promluvit si se spolupracovníky a vyslechnout si jejich potřeby nebo nápady formou brainstormingu. Vedoucí projektu by měl také jasně a srozumitelně předávat informace, aby každý zaměstnanec věděl, za co je zodpovědný, jak má daný úkol provést a jaký je cíl projektu.

6. (E)HODNOTIT A KONSTRUKTIVNĚ KRITIZOVAT PRÁCI ZAMĚSTNANCŮ.

Pro koordinaci práce týmu by měl projektový manažer provádět pravidelné hodnocení výkonnosti zaměstnanců. Prostřednictvím tohoto hodnocení může posoudit, v jaké fázi se projekt nachází, zda každý spolupracovník plní své povinnosti a zda je skutečně tou správnou osobou odpovědnou za daný úkol. Kromě toho na základě takového hodnocení budou vedoucí i zaměstnanec znát své silné a slabé stránky, čeho dosud dosáhl, jaké dovednosti rozvinul a na čem musí ještě zapracovat.

Každý rád slyší pochvalu, když se mu něco povede. Projektový manažer by proto neměl šetřit chválou na adresu svých zaměstnanců. Členové týmu, kteří se cítí být oceněni a odměněni (např. zvýšením platu, povýšením nebo pružnou pracovní dobou) za dobře odvedenou práci nebo splnění úkolu navíc, budou následující úkoly plnit s ještě větším nasazením. Pochvala a ocenění nejen zvýší angažovanost zaměstnance, ale má také pozitivní vliv na vztah s nadřízeným. Každý projektový manažer by si měl uvědomit, že nedoceněný (i když cenný) zaměstnanec může kdykoli změnit zaměstnavatele a chtít najít prostředí, kde bude jeho práce oceněna.

Vedoucí projektu by měl být také schopen kritizovat práci svého týmu. Tato kritika by však měla být vždy konstruktivní a oprávněná a neměla by se vztahovat k osobě, ale k práci, kterou vykonala nebo nevykonala. Konstruktivní kritika, i když ne vždy příjemná, také zlepší vztah mezi nadřízeným a zaměstnanci. Pokud kritizujete konstruktivně, tj. vysvětlujete, co bylo uděláno špatně, a zároveň navrhujete, jak to příště udělat lépe nebo jak to zlepšit nyní, spolupracovník důvěřuje manažerovi a jeho kompetencím. Zaměstnanec si všimne, že kritizující nadřízený může vysvětlit, kde se stala chyba, a naznačit, jak ji napravit, a získá tak větší respekt a začne ho považovat za autoritu.

7. ODSTOUPENÍ OD SPOLUPRÁCE

Stává se, že i když se zaměstnanec zpočátku zdál být ideální osobou pro projektový tým, časem se ukáže, že je pro projekt vhodný jen někdy. Jedním z úkolů manažera je takovou situaci obratně vyhodnotit. Ačkoli ne každému budou takové okolnosti vyhovovat, je odpovědností manažera řídit projekt, který musí být proveden určitým způsobem a v určitém čase. Proto je jedním z úkolů projektového manažera mimo jiné rezignovat na spolupráci s lidmi, kteří negativně ovlivňují průběh projektu nebo práci týmu. Pro některé je to složitá, ale někdy nezbytná povinnost, která může pozvednout morálku ostatních, kteří se mohou cítit nepříjemně kvůli chování spolupracovníka nebo kvůli rovnému zacházení (rovné odměně) s někým, kdo zdržuje práci a neplní své povinnosti.

8. ZAJIŠTĚNÍ VHODNÝCH PODMÍNEK PRO PRÁCI

Při realizaci projektu může správné vybavení a nástroje zlepšit celý proces a spolupráci týmu. Vedoucí projektu by měl zajistit, aby členové týmu měli přístup k nástrojům, standardním systémům a vhodnému vybavení, které budou jednotliví pracovníci odpovědní za jednotlivé úkoly potřebovat.

9. PÉČE O ROZVOJ PROJEKTOVÉHO TÝMU

Mnoho lidí se zaměřuje na neustálý rozvoj a učení se novým věcem. Proto se vyplatí investovat do povinných i nepovinných školení a kurzů, aby si tým mohl rozšířit své znalosti, dovednosti a kvalifikaci. Jedná se bezpochyby o dobrou investici, která bude užitečná při realizaci projektu. Vyplatí se také dotovat vzdělávací kurzy nabízené kolegy, aby čas strávený vzděláváním byl dobře využit.

10. MOTIVACE PROJEKTOVÉHO TÝMU

Jedním z (nejdůležitějších) úkolů projektového manažera je motivovat projektový tým. Péče o správnou motivaci a zapojení členů týmu je nesmírně důležitá a má hmatatelný dopad na proces realizace projektu. Tým, jehož motivace není dostatečně vysoká, bude plnit své úkoly déle, méně efektivně a neefektivně. Kvůli nedostatku motivace ztrácejí zaměstnanci také vztah k pracovišti. Proto, aby bylo zajištěno včasné a přesné splnění úkolů, měli by projektoví manažeři zajistit, aby byl jejich projektový tým řádně motivován.

11. SPRÁVNÁ ORGANIZACE

Správná organizace vám umožní dosáhnout vašich cílů a efektivně plnit vaše povinnosti. Rozdělení úkolů mezi jednotlivce je jedna věc a provádění funkcí ve správném pořadí, ve správný čas a na správném místě je věc druhá. Jedním z kroků v procesu realizace projektu je plánování projektu. S plánem by projekt prakticky nemohl existovat, protože manažer ani zaměstnanci by netušili, na čem pracují, co mají dělat, co mají/mohou použít nebo jaký rozpočet mohou využít.

Vedoucí projektu by měl zajistit, aby každý člen projektu znal plán projektu, jeho cíle a přesně věděl, za co je zodpovědný. Řádný program řízení projektu obsahující všechny nejdůležitější informace o projektu pomůže udržet pořádek. Díky programu pro řízení projektů budou mít všichni členové projektového týmu neustálý přístup ke všem potřebným údajům.

12. ŘEŠENÍ KONFLIKTŮ

Ne nadarmo je jednou z nejžádanějších dovedností na manažerských pozicích schopnost řešit konflikty během projektu. K týmové práci často patří konflikty. Vnášejí do práce týmu negativní emoce, a tím negativně ovlivňují práci celé skupiny. Proto je také úkolem manažera řešit konflikty rozumně a objektivně, což nikoho nediskriminuje ani nezvýhodňuje. Řízení projektového týmu je složitý úkol. Jedná se o složitý proces, který vyžaduje od manažerů mnoho schopností a dovedností, které budou testovány každý den a při každé možné příležitosti. Nenechte se však odradit. Uplatňování výše uvedených postupů a rozvíjení vlastních umožní projektovým manažerům vytvořit dokonale fungující projektový tým a usnadní jim jeho řízení i řízení projektu jako celku.