Gestionar un equipo de proyecto-12 consejos para el director de proyecto

Sin duda, el equipo del proyecto influye significativamente en el curso, el calendario y el éxito, por lo que es innegablemente un elemento vital del proyecto. Sin embargo, para que el equipo trabaje de forma eficaz, productiva y fiable, necesita a alguien que lo dirija. Aunque gestionar un equipo de proyecto no es la más fácil de las tareas, es un componente esencial de la gestión eficaz de un proyecto.

Equipo del proyecto

Un equipo de proyecto es algo más que un grupo de personas trabajando en un proyecto. Es una fuerza colectiva que reúne ideas diversas, conocimientos especializados y un ritmo de aprendizaje más rápido. Esta sinergia permite al equipo alcanzar los objetivos del proyecto con mayor eficacia y eficiencia de lo que podrían hacerlo individuos o grupos organizados por sí solos.

Gestión del equipo del proyecto

Gestionar un equipo de proyecto no es un paseo. Es una responsabilidad desafiante que también es increíblemente gratificante. La clave del éxito es la realización puntual y eficaz de metas y objetivos. Aquí es donde entra en juego la gestión de recursos. Se trata de ir cumpliendo tareas y de fomentar un equipo unido, que coopere casi a la perfección, para alcanzar los objetivos fijados.

Se pueden distinguir tres etapas en la gestión de un equipo de proyecto:

• La etapa de planificación organizativa está relacionada con la planificación de la comunicación dentro del equipo del proyecto.
• Conseguir miembros para el equipo del proyecto es crucial, ya que los recursos humanos son un elemento crítico del proyecto. La selección de las personas adecuadas es esencial para el proyecto. Los miembros del equipo deben adecuarse, en términos de habilidades y competencias, a las tareas de las que serán responsables.
• La etapa de formación del equipo es una etapa interminable durante la cual el trabajo en equipo se mejora y desarrolla constantemente. Durante esta fase, las estructuras de gestión del equipo del proyecto desempeñan una función esencial.

El papel del director en la gestión de un equipo de proyecto

Los gestores de proyectos se enfrentan a numerosos retos durante la ejecución de proyectos individuales. Todas las tareas a las que se enfrentan los gestores de proyectos requieren una gran cantidad de conocimientos, muchas habilidades y competencias, tanto duras como blandas. Puede ser necesario algo más que técnicas desarrolladas o conocimiento de herramientas.

La multitud de tareas, responsabilidades y funciones a las que se enfrentan los gestores de proyectos puede resultar abrumadora, especialmente para quienes dirigen un equipo de proyecto por primera vez. Merece la pena destacar algunos puntos críticos:

1. SELECCIONAR A LAS PERSONAS ADECUADAS PARA EL EQUIPO

Esta etapa es uno de los pasos más críticos de la gestión del equipo del proyecto. Una persona inadecuada para la tarea sin duda no desempeñará sus funciones de la forma esperada por el directivo. ¿Y si hay más personas de este tipo en el equipo y el número total de personas es demasiado elevado? Antes de seleccionar a los miembros del equipo, el director del proyecto debe considerar lo que espera de su equipo y de sus miembros, y el tamaño que debe tener el equipo.

Trabajar en un grupo demasiado grande puede provocar caos o malentendidos. A menudo conduce a la dilación, ya sea por parte de unas pocas personas o de todo el equipo, o a conflictos relacionados, por ejemplo, con el incumplimiento de las obligaciones individuales. Por eso es esencial determinar el número de personas necesarias para llevar a cabo un proyecto determinado.

El gestor debe analizar las distintas fases del proyecto y plantearse qué tareas va a realizar el equipo y, por tanto, quién debe ser la persona idónea para llevar a cabo cada una de ellas. En consecuencia, lo mejor es que el director del proyecto participe en el proceso de contratación del equipo del proyecto. Esto le permite seleccionar a los compañeros adecuados que garantizarán la consecución de los objetivos fijados.

2. ASIGNACIÓN ADECUADA DE RESPONSABILIDADES

Ya con un equipo adecuadamente seleccionado, merece la pena observar detenidamente el trabajo y las habilidades de los miembros del equipo. Normalmente, cada miembro tiene distintas habilidades, competencias o conocimientos en otro campo. Apreciar esta diversidad en el proceso de ejecución del proyecto hará que se desarrolle con mayor fluidez y eficacia.

Además, el director del proyecto debe definir cuidadosamente las responsabilidades del empleado y establecer objetivos y requisitos realistas. Cada miembro del equipo debe saber exactamente de qué es responsable, qué entra dentro del ámbito de sus funciones y de qué se le pedirá cuentas y en qué se le evaluará. No plantees exigencias superiores a la competencia de la persona ni exijas una mejora repentina de las habilidades necesarias para el momento.

3. MANTENER LAS RELACIONES ADECUADAS

Trabajar en un equipo unido y agradable funciona de forma más eficiente y eficaz. Por supuesto, hay límites a la hora de establecer relaciones con los compañeros, que no deben traspasarse. Esto se aplica tanto al director del proyecto como a los miembros del equipo, pero vale la pena asegurarse de tener las mejores relaciones con los colegas.

El director del proyecto debe conocer a todos los miembros de su equipo. Las relaciones amistosas y profesionales le permitirán mantener su posición de liderazgo y aumentar el respeto y la confianza en él. Supongamos que el directivo es amable con sus compañeros, les escucha atentamente y no ignora sus necesidades ni les castiga por todo. En ese caso, los subordinados hacen su trabajo con una actitud mejor y un compromiso más significativo y no encubren ni siquiera posibles problemas o errores triviales.

Tampoco se debe traspasar el límite de la amistad con los compañeros de trabajo. Si un jefe de proyecto es tratado como un colega, pierde su posición de liderazgo a los ojos de sus subordinados. Una situación así puede repercutir en el proceso de ejecución del proyecto. Perder al coordinador ralentiza el ritmo de trabajo del proyecto, y el compromiso de los individuos disminuye. Por tanto, encontrar un medio de oro que cree una atmósfera agradable y afecte positivamente al proceso de ejecución del proyecto merece la pena.

4. ACTITUD POSITIVA

Además de las relaciones amistosas con los compañeros de trabajo, también son fundamentales la actitud positiva y el compromiso del director de proyecto. Si el jefe no se compromete con el proyecto, no cumple con sus responsabilidades, rara vez se presenta a trabajar, es difícil contactar con él y asume de antemano que el proyecto no tiene posibilidades de éxito, la motivación y el compromiso de los empleados disminuyen.

5. COMUNICACIÓN Y COOPERACIÓN ADECUADAS

Se sabe desde hace mucho tiempo que una comunicación adecuada es una de las claves del éxito, sobre todo si varias personas trabajan para conseguirlo. El director del proyecto debe asegurarse de que la comunicación entre él, los miembros del equipo y los empleados sea del nivel adecuado. Es una buena idea hablar con los compañeros de trabajo y escuchar sus necesidades o ideas mediante una lluvia de ideas. El jefe de proyecto también debe transmitir la información de forma clara y lúcida para que cada empleado sepa de qué es responsable, cómo realizar una tarea determinada y el objetivo del proyecto.

6. (E)EVALUAR Y CRITICAR CONSTRUCTIVAMENTE EL TRABAJO DE LOS EMPLEADOS

Para coordinar el trabajo del equipo, el director del proyecto debe realizar evaluaciones periódicas del rendimiento de los empleados. Mediante esta evaluación, puede valorar en qué fase se encuentra el proyecto, si cada colaborador está cumpliendo con sus obligaciones y si es realmente la persona adecuada responsable de la tarea. Además, basándose en dicha evaluación, el directivo y el empleado conocerán sus puntos fuertes y débiles, lo que han conseguido hasta ahora, qué habilidades han desarrollado y en qué deben trabajar todavía.

Todo el mundo está deseoso de oír elogios después de hacer algo bien. Por tanto, un director de proyecto no debe escatimar elogios hacia sus empleados. Apreciados y recompensados (por ejemplo, con un aumento de sueldo, un ascenso o un horario de trabajo flexible) por un trabajo bien hecho o por realizar una tarea adicional, los miembros del equipo que se sientan honrados realizarán las siguientes tareas con un compromiso aún mayor. Los elogios y el reconocimiento no sólo aumentarán el compromiso del empleado, sino que también tendrán un efecto positivo en la relación con el supervisor. Todo gestor de proyectos debería darse cuenta de que un empleado poco apreciado (aunque valioso) puede cambiar de empleador en cualquier momento, deseando encontrar un entorno en el que su trabajo sea apreciado.

El director de proyecto también debe ser capaz de criticar el trabajo de su equipo. Sin embargo, esta crítica debe ser siempre constructiva y justificada, y no debe referirse a la persona, sino al trabajo realizado, o no realizado, por ella. La crítica constructiva, aunque no siempre sea agradable, también mejorará la relación entre el supervisor y los empleados. Criticando de forma constructiva, es decir, explicando lo que se ha hecho mal y sugiriendo al mismo tiempo cómo se puede hacer mejor la próxima vez o mejorar ahora, el colaborador confía en el directivo y en su competencia. Al darse cuenta de que el supervisor que critica puede explicar dónde se cometió el error e insinuar cómo corregirlo, el empleado respeta más al jefe y lo trata como una figura de autoridad.

7. RENUNCIA A LA COOPERACIÓN

Ocurre que, aunque en un principio un empleado parecía la persona ideal para el equipo del proyecto, con el tiempo resulta que sólo a veces es adecuado para el proyecto. Una de las tareas del directivo es evaluar hábilmente esa situación. Aunque quizá no todo el mundo se sienta cómodo con estas circunstancias, es responsabilidad del gestor dirigir un proyecto que debe ejecutarse de una determinada manera y en un plazo concreto. Por lo tanto, una de las tareas de un director de proyecto es, entre otras cosas, renunciar a trabajar con personas que afecten negativamente al proceso del proyecto o al trabajo del equipo. Se trata de un deber complejo pero a veces necesario para algunos, que puede levantar la moral de otros que pueden sentirse incómodos por el comportamiento de un compañero de trabajo o por la igualdad de trato (igualdad salarial) de alguien que retrasa el trabajo y no cumple con sus obligaciones.

8. GARANTIZAR LAS CONDICIONES ADECUADAS PARA EL TRABAJO

Al ejecutar un proyecto, el equipo y las herramientas adecuados pueden mejorar todo el proceso y la cooperación del equipo. El director del proyecto debe asegurarse de que los miembros del equipo tienen acceso a las herramientas, los sistemas estándar y el equipo adecuado que necesitarán los empleados responsables de cada tarea.

9. OCUPARSE DEL DESARROLLO DEL EQUIPO DEL PROYECTO

Muchas personas se centran en el desarrollo continuo y en aprender cosas nuevas. Por tanto, merece la pena invertir en formación y cursos obligatorios y voluntarios para que el equipo amplíe sus conocimientos, habilidades y cualificaciones. Se trata, sin duda, de una buena inversión que será útil durante la ejecución del proyecto. También merece la pena subvencionar los cursos de formación que ofrecen los compañeros, para que el tiempo dedicado al aprendizaje esté bien empleado.

10. MOTIVAR AL EQUIPO DEL PROYECTO

Una de las tareas (más importantes) de un director de proyecto es motivar al equipo del proyecto. Cuidar la motivación e implicación adecuadas de los miembros del equipo es extremadamente importante y tiene un impacto tangible en el proceso de ejecución del proyecto. Un equipo en el que la motivación no sea lo suficientemente alta realizará sus tareas durante más tiempo, con menos eficacia y de forma ineficaz. Por falta de motivación, los empleados también pierden su apego al lugar de trabajo. Por lo tanto, para garantizar que las tareas se completan a tiempo y con precisión, los jefes de proyecto deben asegurarse de que su equipo de proyecto está debidamente motivado.

11. ORGANIZACIÓN ADECUADA

Una organización adecuada te permite alcanzar tus objetivos y realizar tus tareas con eficacia. Dividir las tareas entre las personas es una cosa; realizar las funciones en el orden correcto en el momento y lugar adecuados es otra. Uno de los pasos del proceso de ejecución de un proyecto es la planificación del proyecto por una razón. Con un plan, el proyecto prácticamente no podría existir, ya que ni el director ni los empleados tendrían ni idea de en qué están trabajando, qué se supone que deben hacer, de qué disponen/pueden utilizar o de qué presupuesto pueden disponer.

El director del proyecto debe asegurarse de que todos los miembros del proyecto conocen el plan del proyecto, sus objetivos y exactamente de qué son responsables. Un programa de gestión de proyectos adecuado que contenga toda la información más crítica sobre el proyecto ayudará a mantener las cosas en orden. Con un programa de gestión de proyectos, todos los miembros del equipo del proyecto tendrán acceso constante a todos los datos necesarios.

12. RESOLUCIÓN DE CONFLICTOS

Hay una razón por la que una de las habilidades más demandadas para los puestos directivos es la capacidad de resolver conflictos durante un proyecto. Los conflictos suelen ser inherentes al trabajo en equipo. Introducen emociones negativas en el trabajo del equipo, lo que afecta negativamente al trabajo de todo el grupo. Por tanto, también es tarea del directivo resolver los conflictos de forma razonable y objetiva, que no discrimine ni favorezca a nadie. Gestionar un equipo de proyecto es una tarea compleja. Es un proceso complejo que requiere que los directivos tengan muchas competencias y habilidades que se pondrán a prueba cada día y en cada oportunidad posible. Pero no te desanimes. Aplicar las prácticas anteriores y desarrollar las tuyas propias permitirá a los directores de proyecto crear un equipo de proyecto que funcione perfectamente y les facilitará su gestión y la del proyecto en su conjunto.