Gérer une équipe de projet - 12 conseils pour le chef de projet

L’équipe de projet a sans aucun doute un impact significatif sur le déroulement, le calendrier et la réussite du projet, c’est donc indéniablement un élément vital du projet. Cependant, pour que l’équipe travaille de manière efficace, productive et fiable, elle a besoin de quelqu’un pour la gérer. Bien que la gestion d’une équipe de projet ne soit pas la tâche la plus facile, elle constitue un élément essentiel d’une gestion de projet efficace.

Équipe de projet

Une équipe de projet est plus qu’un simple groupe d’individus travaillant sur un projet. C’est une force collective qui rassemble des idées diverses, des connaissances spécialisées et un rythme d’apprentissage plus rapide. Cette synergie permet à l’équipe d’atteindre les objectifs du projet de manière plus efficace et plus efficiente que ne le pourraient des individus ou des groupes organisés isolés.

Gestion d'une équipe de projet

Gérer une équipe de projet n’est pas une sinécure. Il s’agit d’une responsabilité exigeante, mais aussi incroyablement gratifiante. La clé du succès réside dans la réalisation efficace et en temps voulu des objectifs. C’est là qu’intervient la gestion des ressources. Il s’agit de cocher des tâches et d’encourager une équipe soudée, qui coopère presque parfaitement pour atteindre les objectifs fixés.

On peut distinguer trois étapes dans la gestion d’une équipe de projet :

• L’étape de la planification organisationnelle est liée à la planification de la communication au sein de l’équipe de projet.
• L’obtention des membres de l’équipe de projet est cruciale car les ressources humaines sont un élément essentiel du projet. La sélection des bonnes personnes est essentielle pour le projet. Les membres de l’équipe doivent être adaptés, en termes de qualifications et de compétences, aux tâches dont ils seront responsables.
• La phase de formation de l’équipe est une étape sans fin au cours de laquelle le travail d’équipe est constamment amélioré et développé. Au cours de cette étape, les structures de gestion de l’équipe de projet jouent un rôle essentiel.

Le rôle du manager dans la gestion d'une équipe de projet

Les gestionnaires de projet sont confrontés à de nombreux défis lors de la mise en œuvre de projets individuels. Toutes les tâches qui incombent aux gestionnaires de projet nécessitent un grand nombre de connaissances, de compétences et d’aptitudes, tant matérielles qu’immatérielles. Des techniques plus élaborées ou une connaissance des outils peuvent être nécessaires.

La multitude de tâches, de responsabilités et de rôles auxquels sont confrontés les chefs de projet peut s’avérer écrasante, en particulier pour ceux qui gèrent une équipe de projet pour la première fois. Quelques points critiques méritent d’être soulignés :

1. SÉLECTIONNER LES BONNES PERSONNES POUR L’ÉQUIPE

Cette étape est l’une des plus importantes de la gestion d’une équipe de projet. Une personne inadaptée à la tâche ne remplira certainement pas ses fonctions de la manière attendue par le responsable. Et que se passe-t-il si ces personnes sont plus nombreuses dans l’équipe et que le nombre total de personnes est trop élevé ? Avant de sélectionner les membres de l’équipe, le chef de projet doit réfléchir à ce qu’il attend de son équipe et de ses membres, ainsi qu’à la taille de l’équipe.

Travailler au sein d’un groupe trop important peut entraîner le chaos ou des malentendus. Elle conduit souvent à la procrastination, soit de quelques personnes, soit de l’ensemble de l’équipe, ou à des conflits concernant, par exemple, la non-exécution de tâches individuelles. C’est pourquoi il est essentiel de déterminer le nombre de personnes nécessaires à la réalisation d’un projet donné.

Le gestionnaire doit analyser les différentes étapes du projet et réfléchir aux tâches que l’équipe devra accomplir et, par conséquent, à la personne idéale pour mener à bien chacune d’entre elles. Par conséquent, il est préférable que le chef de projet participe au processus de recrutement de l’équipe de projet. Cela lui permet de sélectionner les bons collègues qui garantiront la réalisation des objectifs fixés.

2. L’ATTRIBUTION APPROPRIÉE DES RESPONSABILITÉS

Une fois l’équipe correctement sélectionnée, il convient d’observer attentivement le travail et les compétences des membres de l’équipe. En général, chaque membre possède des aptitudes, des compétences ou des connaissances différentes dans un autre domaine. La prise en compte de cette diversité dans le processus de mise en œuvre du projet permettra d’en améliorer le déroulement et l’efficacité.

En outre, le chef de projet doit définir avec soin les responsabilités de l’employé et fixer des objectifs et des exigences réalistes. Chaque membre de l’équipe doit savoir exactement ce dont il est responsable, ce qui relève de ses fonctions, ce dont il sera tenu pour responsable et ce sur quoi il sera évalué. Ne formulez pas d’exigences supérieures aux compétences de la personne et n’exigez pas une mise à niveau soudaine des compétences nécessaires pour le moment.

3. ENTRETENIR LES BONNES RELATIONS

Travailler au sein d’une équipe soudée et agréable permet de gagner en efficacité. Bien sûr, il y a des limites à ne pas franchir dans l’établissement de relations avec les collègues. Cela vaut tant pour le chef de projet que pour les membres de l’équipe, mais il vaut la peine de s’assurer que vous avez les meilleures relations avec vos collègues.

Le chef de projet doit connaître tous les membres de son équipe. Des relations amicales et professionnelles lui permettront de conserver sa position de leader et d’accroître le respect et la confiance à son égard. Supposons que le manager soit amical avec ses collègues, qu’il les écoute attentivement, qu’il n’ignore pas leurs besoins et qu’il ne les punisse pas pour tout. Dans ce cas, les subordonnés accomplissent leur travail avec une meilleure attitude et un engagement plus important, et ne dissimulent pas les problèmes ou erreurs éventuels, même les plus insignifiants.

La limite de l’amitié avec les collègues de travail ne doit pas non plus être franchie. Si un chef de projet est traité comme un collègue, il perd sa position de leader aux yeux de ses subordonnés. Une telle situation peut avoir des répercussions sur le processus de mise en œuvre du projet. La perte du coordinateur ralentit le rythme de travail du projet et l’engagement des individus diminue. C’est pourquoi il vaut la peine de trouver un juste milieu qui créera une atmosphère agréable et influencera positivement le processus de mise en œuvre du projet.

4. ATTITUDE POSITIVE

Outre les relations amicales avec les collègues, l’attitude positive et l’engagement du chef de projet sont également essentiels. Si le responsable ne s’engage pas dans le projet, n’assume pas ses responsabilités, se présente rarement au travail, est difficile à contacter et suppose à l’avance que le projet n’a aucune chance de réussir, la motivation et l’engagement des employés diminuent.

5. UNE COMMUNICATION ET UNE COOPÉRATION ADÉQUATES

On sait depuis longtemps qu’une bonne communication est l’une des clés du succès, surtout si plusieurs personnes travaillent à ce succès. Le chef de projet doit veiller à ce que la communication entre lui, les membres de l’équipe et les employés se fasse au bon niveau. C’est une bonne idée de parler aux collègues et d’écouter leurs besoins ou leurs idées dans le cadre d’un remue-méninges. Le chef de projet doit également transmettre les informations de manière claire et lucide afin que chaque employé sache de quoi il est responsable, comment exécuter une tâche donnée et quel est l’objectif du projet.

6. (E) ÉVALUER ET CRITIQUER DE MANIÈRE CONSTRUCTIVE LE TRAVAIL DES EMPLOYÉS

Pour coordonner le travail de l’équipe, le chef de projet doit procéder à des évaluations régulières des performances des employés. Cette évaluation lui permet de savoir où en est le projet, si chaque collaborateur remplit ses fonctions et s’il est bien le bon responsable de la tâche. En outre, sur la base de cette évaluation, le manager et l’employé connaîtront leurs forces et leurs faiblesses, ce qu’ils ont accompli jusqu’à présent, les compétences qu’ils ont développées et les points sur lesquels ils doivent encore travailler.

Tout le monde est impatient d’être félicité après avoir fait quelque chose de bien. C’est pourquoi un chef de projet ne doit pas ménager ses félicitations à l’égard de ses employés. Appréciés et récompensés (par exemple par une augmentation, une promotion ou des horaires de travail flexibles) pour un travail bien fait ou une tâche supplémentaire, les membres de l’équipe qui se sentent honorés accompliront les tâches suivantes avec encore plus d’engagement. Les compliments et l’appréciation ne renforceront pas seulement l’engagement des employés, mais auront également un effet positif sur la relation avec le superviseur. Tout chef de projet doit savoir qu’un employé non apprécié (bien que précieux) peut changer d’employeur à tout moment, souhaitant trouver un environnement où son travail sera apprécié.

Le chef de projet doit également pouvoir critiquer le travail de son équipe. Toutefois, cette critique doit toujours être constructive et justifiée et ne doit pas se référer à la personne mais au travail qu’elle a fait ou n’a pas fait. Les critiques constructives, même si elles ne sont pas toujours agréables, améliorent également les relations entre le superviseur et les employés. En critiquant de manière constructive, c’est-à-dire en expliquant ce qui n’a pas été fait correctement et en suggérant des moyens de faire mieux la prochaine fois ou de s’améliorer maintenant, le collaborateur fait confiance au manager et à ses compétences. En remarquant que le superviseur qui le critique peut expliquer où l’erreur a été commise et donner des indications sur la manière de la corriger, l’employé lui accorde plus de respect et le traite comme une figure d’autorité.

7. DÉMISSION DE LA COOPÉRATION

Il arrive que, même si un employé semblait au départ être la personne idéale pour l’équipe du projet, il s’avère au fil du temps qu’il n’est que parfois adapté au projet. L’une des tâches du manager est d’évaluer habilement une telle situation. Même si tout le monde n’est pas à l’aise dans de telles circonstances, il est de la responsabilité du gestionnaire de gérer un projet qui doit être exécuté d’une certaine manière et dans un délai précis. Par conséquent, l’une des tâches d’un gestionnaire de projet consiste, entre autres, à renoncer à travailler avec des personnes qui affectent négativement le processus du projet ou le travail de l’équipe. Il s’agit d’une tâche complexe mais parfois nécessaire pour certains, qui peut remonter le moral d’autres personnes qui peuvent se sentir mal à l’aise en raison du comportement d’un collègue ou pour l’égalité de traitement (salaire égal) d’une personne qui retarde le travail et ne remplit pas ses fonctions.

8. GARANTIR DES CONDITIONS DE TRAVAIL ADÉQUATES

Lors de l’exécution d’un projet, un équipement et des outils appropriés peuvent améliorer l’ensemble du processus et la coopération de l’équipe. Le chef de projet doit s’assurer que les membres de l’équipe ont accès aux outils, aux systèmes standard et à l’équipement approprié dont les employés responsables de chaque tâche auront besoin.

9. VEILLER AU DÉVELOPPEMENT DE L’ÉQUIPE DE PROJET

De nombreuses personnes se concentrent sur le développement continu et l’apprentissage de nouvelles choses. Il vaut donc la peine d’investir dans des formations et des cours obligatoires et volontaires pour permettre à l’équipe d’élargir ses connaissances, ses compétences et ses qualifications. Il s’agit sans aucun doute d’un bon investissement qui sera utile lors de la mise en œuvre du projet. Il est également utile de subventionner les cours de formation proposés par les collègues afin que le temps consacré à l’apprentissage soit utilisé à bon escient.

10. MOTIVER L’ÉQUIPE DE PROJET

L’une des tâches (les plus importantes) d’un chef de projet est de motiver l’équipe de projet. Il est extrêmement important de veiller à la motivation et à l’implication des membres de l’équipe et cela a un impact tangible sur le processus d’exécution du projet. Une équipe qui n’est pas suffisamment motivée s’acquittera de ses tâches plus lentement, moins efficacement et de manière inefficiente. Par manque de motivation, les employés perdent également leur attachement au lieu de travail. Par conséquent, pour s’assurer que les tâches sont accomplies à temps et avec précision, les gestionnaires de projet doivent veiller à ce que leur équipe de projet soit correctement motivée.

11. UNE BONNE ORGANISATION

Une bonne organisation vous permet d’atteindre vos objectifs et de vous acquitter efficacement de vos tâches. Répartir les tâches entre les individus est une chose ; exécuter les fonctions dans le bon ordre, au bon moment et au bon endroit en est une autre. Ce n’est pas pour rien que l’une des étapes du processus de mise en œuvre d’un projet est la planification du projet. Sans plan, le projet pourrait virtuellement exister, car ni le gestionnaire ni les employés n’auraient la moindre idée de ce sur quoi ils travaillent, de ce qu’ils sont censés faire, de ce qu’ils ont/peuvent utiliser, ou du budget qu’ils peuvent utiliser.

Le chef de projet doit s’assurer que chaque membre du projet connaît le plan du projet, ses objectifs et ce dont il est précisément responsable. Un programme de gestion de projet adéquat contenant toutes les informations les plus importantes sur le projet vous aidera à garder les choses en ordre. Avec un programme de gestion de projet, tous les membres de l’équipe de projet auront un accès permanent à toutes les données nécessaires.

12. LA RÉSOLUTION DES CONFLITS

Ce n’est pas pour rien que la capacité à résoudre les conflits au cours d’un projet est l’une des compétences les plus demandées pour les postes d’encadrement. Les conflits sont souvent inhérents au travail en équipe. Ils introduisent des émotions négatives dans le travail de l’équipe, ce qui affecte négativement le travail de l’ensemble du groupe. Par conséquent, il incombe également au manager de résoudre les conflits de manière raisonnable et objective, sans discriminer ni favoriser qui que ce soit. La gestion d’une équipe de projet est une tâche complexe. Il s’agit d’un processus complexe qui exige des gestionnaires de nombreuses compétences et aptitudes qui seront mises à l’épreuve chaque jour et à chaque fois que l’occasion se présentera. Mais ne vous découragez pas. En appliquant les pratiques ci-dessus et en développant les vôtres, les chefs de projet pourront constituer une équipe de projet parfaitement opérationnelle et faciliter leur gestion et celle du projet dans son ensemble.