Gestionarea unei echipe de proiect-12 sfaturi pentru managerul de proiect

Echipa de proiect influențează, fără îndoială, în mod semnificativ cursul, calendarul și succesul proiectului, astfel încât este, fără îndoială, un element vital al proiectului. Cu toate acestea, pentru ca echipa să funcționeze eficient, productiv și fiabil, are nevoie de cineva care să o conducă. Deși gestionarea unei echipe de proiect nu este cea mai ușoară dintre sarcini, este o componentă esențială a unui management de proiect eficient.

Echipa de proiect

O echipă de proiect este mai mult decât un simplu grup de persoane care lucrează la un proiect. Este o forță colectivă care reunește idei diverse, cunoștințe de specialitate și un ritm mai rapid de învățare. Această sinergie permite echipei să atingă obiectivele proiectului în mod mai eficient și mai eficace decât ar putea face-o indivizii sau grupurile organizate singure.

Managementul echipei de proiect

Gestionarea unei echipe de proiect nu este o plimbare în parc. Este o responsabilitate provocatoare care este, de asemenea, incredibil de plină de satisfacții. Cheia succesului este realizarea eficientă și la timp a scopurilor și obiectivelor. Aici intervine gestionarea resurselor. Este vorba despre bifarea sarcinilor și despre încurajarea unei echipe unite, care cooperează aproape perfect pentru a atinge obiectivele stabilite.

Se pot distinge trei etape ale managementului echipei de proiect:

• Etapa de planificare organizațională este legată de planificarea comunicării în cadrul echipei de proiect.
• Obținerea membrilor echipei de proiect este crucială, deoarece resursele umane reprezintă un element critic al proiectului. Selectarea persoanelor potrivite este esențială pentru proiect. Membrii echipei ar trebui să corespundă, din punct de vedere al aptitudinilor și competențelor, sarcinilor de care vor fi responsabili.
• Etapa de formare a echipei este o etapă nesfârșită, în care munca în echipă este îmbunătățită și dezvoltată în mod constant. În această etapă, structurile de management ale echipei de proiect joacă un rol esențial.

Rolul managerului în gestionarea unei echipe de proiect

Managerii de proiect se confruntă cu numeroase provocări în timpul implementării proiectelor individuale. Toate sarcinile cu care se confruntă managerii de proiect necesită o mare cantitate de cunoștințe, multe abilități și competențe, atât de natură fizică, cât și de natură psihică. Este posibil să fie necesare mai mult decât tehnici dezvoltate sau cunoștințe despre instrumente.

Multitudinea de sarcini, responsabilități și roluri cu care se confruntă managerii de proiect se poate dovedi copleșitoare, în special pentru cei care gestionează o echipă de proiect pentru prima dată. Câteva puncte critice merită să fie remarcate în mod special:

1. SELECTAREA PERSOANELOR POTRIVITE PENTRU ECHIPĂ

Această etapă este una dintre cele mai importante etape de gestionare a echipei de proiect. O persoană nepotrivită pentru această sarcină nu își va îndeplini, fără îndoială, sarcinile în modul așteptat de manager. Și ce se întâmplă dacă în echipă sunt mai multe astfel de persoane și numărul total de persoane este prea mare? Înainte de a selecta membrii echipei, managerul de proiect trebuie să se gândească la ceea ce așteaptă de la echipa sa și de la membrii acesteia și la cât de mare ar trebui să fie echipa.

Lucrul într-un grup prea mare poate provoca haos sau neînțelegeri. Aceasta duce adesea la amânare, fie din partea câtorva persoane, fie din partea întregii echipe, sau la conflicte legate, de exemplu, de neîndeplinirea sarcinilor individuale. De aceea, este esențial să se stabilească numărul de persoane necesare pentru a realiza un anumit proiect.

Managerul ar trebui să analizeze diferitele etape ale proiectului și să se gândească la sarcinile pe care le va îndeplini echipa și, prin urmare, la persoana ideală pentru fiecare dintre ele. Prin urmare, este mai bine ca managerul de proiect să participe la procesul de recrutare a echipei de proiect. Acest lucru îi permite să selecteze colegii potriviți care vor garanta atingerea obiectivelor stabilite.

2. REPARTIZAREA ADECVATĂ A RESPONSABILITĂȚILOR

Având deja o echipă selectată în mod corespunzător, merită să observăm cu atenție activitatea și competențele membrilor echipei. De obicei, fiecare membru are abilități, competențe sau cunoștințe diferite în alt domeniu. Aprecierea acestei diversități în procesul de implementare a proiectului va face ca acesta să se desfășoare mai ușor și mai eficient.

În plus, managerul de proiect trebuie să definească cu atenție responsabilitățile unui angajat și să stabilească obiective și cerințe realiste. Fiecare membru al echipei ar trebui să știe exact de ce este responsabil, ce intră în sfera atribuțiilor sale și pentru ce va fi tras la răspundere și evaluat. Nu aveți pretenții mai mari decât competențele persoanei sau nu solicitați o îmbunătățire bruscă a abilităților necesare pentru moment.

3. MENȚINEREA RELAȚIILOR CORECTE

Lucrul într-o echipă unită și plăcută funcționează mai eficient și mai eficace. Bineînțeles, există limite în stabilirea relațiilor cu colegii, care nu trebuie depășite. Acest lucru este valabil atât pentru managerul de proiect, cât și pentru membrii echipei, dar merită să vă asigurați că aveți cele mai bune relații cu colegii.

Managerul de proiect trebuie să cunoască toți membrii echipei sale. Relațiile prietenoase și profesionale îi vor permite să își mențină poziția de lider și vor crește respectul și încrederea în el. Să presupunem că managerul este prietenos cu colegii săi, îi ascultă cu atenție și nu le ignoră nevoile sau îi pedepsește pentru orice. În acest caz, subalternii își fac treaba cu o atitudine mai bună și un angajament mai semnificativ și nu ascund nici măcar eventualele probleme sau greșeli banale.

De asemenea, nu trebuie depășită limita prieteniei cu colegii de muncă. Dacă un manager de proiect este tratat ca un coleg, el își pierde poziția de lider în ochii subordonaților săi. O astfel de situație se poate reflecta asupra procesului de implementare a proiectului. Pierderea coordonatorului încetinește ritmul de lucru al proiectului, iar angajamentul indivizilor scade. Prin urmare, merită să găsim un mijloc de aur care să creeze o atmosferă plăcută și să influențeze pozitiv procesul de implementare a proiectului.

4. ATITUDINE POZITIVĂ

Pe lângă relațiile prietenoase cu colegii de muncă, atitudinea pozitivă și angajamentul managerului de proiect sunt, de asemenea, esențiale. Dacă managerul nu se implică în proiect, nu își îndeplinește responsabilitățile, se prezintă rar la serviciu, este greu de contactat și presupune în avans că proiectul nu are nicio șansă de succes, motivația și angajamentul angajaților scad.

5. COMUNICARE ȘI COOPERARE ADECVATE

Se știe de mult timp că o comunicare adecvată este una dintre cheile succesului, mai ales dacă mai multe persoane lucrează pentru acest succes. Managerul de proiect ar trebui să se asigure că comunicarea dintre el, membrii echipei și angajați este la nivelul potrivit. Este o idee bună să discutați cu colegii de muncă și să le ascultați nevoile sau ideile prin brainstorming. De asemenea, managerul de proiect trebuie să transmită informațiile în mod clar și lucid, astfel încât fiecare angajat să știe de ce este responsabil, cum să îndeplinească o anumită sarcină și care este obiectivul proiectului.

6. (E)SĂ EVALUEZE ȘI SĂ CRITICE CONSTRUCTIV ACTIVITATEA ANGAJAȚILOR

Pentru a coordona activitatea echipei, managerul de proiect trebuie să efectueze evaluări periodice ale performanțelor angajaților. Prin această evaluare, el poate evalua stadiul proiectului, dacă fiecare colaborator își îndeplinește sarcinile și dacă este într-adevăr persoana potrivită pentru această sarcină. În plus, pe baza unei astfel de evaluări, managerul și angajatul vor cunoaște punctele forte și punctele slabe ale acestora, ceea ce au realizat până acum, ce abilități au dezvoltat și la ce mai trebuie să lucreze.

Toată lumea este nerăbdătoare să audă laude după ce a făcut ceva bine. Prin urmare, un manager de proiect nu ar trebui să cruțe laudele la adresa angajaților săi. Apreciați și recompensați (de exemplu, cu o mărire de salariu, o promovare sau un program de lucru flexibil) pentru o muncă bine făcută sau pentru că au făcut o sarcină suplimentară, membrii echipei care se simt onorați vor îndeplini următoarele sarcini cu și mai mult angajament. Laudele și aprecierile nu numai că vor crește angajamentul angajaților, dar vor avea un efect pozitiv și asupra relației cu superiorul. Fiecare manager de proiect ar trebui să înțeleagă că un angajat neapreciat (deși valoros) își poate schimba oricând angajatorul, dorind să găsească un mediu în care munca sa să fie apreciată.

Managerul de proiect ar trebui, de asemenea, să fie capabil să critice munca echipei sale. Cu toate acestea, această critică trebuie să fie întotdeauna constructivă și justificată și nu trebuie să se refere la persoana în cauză, ci la munca făcută sau nefăcută de aceasta. Critica constructivă, deși nu este întotdeauna plăcută, va îmbunătăți, de asemenea, relația dintre supervizor și angajați. Prin criticarea constructivă, adică prin explicarea a ceea ce s-a făcut greșit, sugerând în același timp cum se poate face mai bine data viitoare sau cum poate fi îmbunătățit acum, colegul are încredere în manager și în competența acestuia. Observând că supervizorul care îl critică poate explica unde a fost făcută greșeala și face aluzie la modul de corectare a erorii, angajatul îi acordă managerului mai mult respect și îl tratează ca pe o figură de autoritate.

7. DEMISIA DIN COOPERARE

Se întâmplă ca, deși inițial un angajat părea persoana ideală pentru echipa de proiect, în timp, se dovedește că acesta este doar uneori potrivit pentru proiect. Una dintre sarcinile managerului este de a evalua cu pricepere o astfel de situație. Deși poate că nu toată lumea se va simți confortabil în astfel de circumstanțe, managerul are responsabilitatea de a gestiona un proiect care trebuie executat într-un anumit mod și într-un anumit interval de timp. Prin urmare, una dintre sarcinile unui manager de proiect este, printre altele, să renunțe la lucrul cu persoanele care afectează negativ procesul proiectului sau activitatea echipei. Aceasta este o îndatorire complexă, dar uneori necesară pentru unii, care poate ridica moralul altora care se pot simți inconfortabil din cauza comportamentului unui coleg sau pentru tratamentul egal (plată egală) al cuiva care întârzie munca și nu-și îndeplinește sarcinile.

8. ASIGURAREA UNOR CONDIȚII ADECVATE PENTRU MUNCĂ

Atunci când se execută un proiect, echipamentul și instrumentele potrivite pot îmbunătăți întregul proces și cooperarea echipei. Managerul de proiect trebuie să se asigure că membrii echipei au acces la unelte, sisteme standard și echipamente adecvate de care angajații individuali responsabili pentru fiecare sarcină vor avea nevoie.

9. SE OCUPĂ DE DEZVOLTAREA ECHIPEI DE PROIECT

Mulți oameni se concentrează pe dezvoltarea continuă și pe învățarea de lucruri noi. Prin urmare, merită să se investească în cursuri de formare și cursuri obligatorii și voluntare pentru a permite echipei să își extindă cunoștințele, competențele și calificările. Aceasta este, fără îndoială, o investiție bună, care va fi utilă în timpul implementării proiectului. Subvenționarea cursurilor de formare oferite de colegi este, de asemenea, utilă, astfel încât timpul petrecut pentru a învăța să fie bine folosit.

10. MOTIVAREA ECHIPEI DE PROIECT

Una dintre sarcinile (cele mai importante) ale unui manager de proiect este aceea de a motiva echipa de proiect. Motivarea și implicarea corespunzătoare a membrilor echipei este extrem de importantă și are un impact tangibil asupra procesului de execuție a proiectului. O echipă în care motivația nu este suficient de ridicată își va îndeplini sarcinile mai mult timp, mai puțin eficient și ineficient. Din cauza lipsei de motivație, angajații își pierd și atașamentul față de locul de muncă. Prin urmare, pentru a se asigura că sarcinile sunt finalizate la timp și cu acuratețe, managerii de proiect trebuie să se asigure că echipa lor de proiect este motivată corespunzător.

11. ORGANIZAREA CORESPUNZĂTOARE

O organizare adecvată vă permite să vă atingeți obiectivele și să vă îndepliniți sarcinile în mod eficient. Împărțirea sarcinilor între indivizi este un lucru; îndeplinirea funcțiilor în ordinea corectă, la momentul și locul potrivit, este altceva. Nu degeaba una dintre etapele procesului de implementare a unui proiect este planificarea proiectului. Cu un plan, proiectul ar putea exista practic, deoarece nici managerul, nici angajații nu ar avea idee la ce lucrează, ce trebuie să facă, ce au/pot folosi sau ce buget pot folosi.

Managerul de proiect ar trebui să se asigure că fiecare membru al proiectului cunoaște planul proiectului, obiectivele acestuia și știe exact de ce este responsabil. Un program adecvat de gestionare a proiectului, care să conțină toate informațiile cele mai importante despre proiect, va ajuta la menținerea ordinii. Cu un program de management al proiectului, toți membrii echipei de proiect vor avea acces constant la toate datele necesare.

12. SOLUȚIONAREA CONFLICTELOR

Există un motiv pentru care una dintre abilitățile solicitate pentru posturile de conducere este capacitatea de a rezolva conflicte în timpul unui proiect. Conflictele sunt adesea inerente muncii în echipă. Acestea introduc emoții negative în activitatea echipei, afectând astfel negativ activitatea întregului grup. Prin urmare, este, de asemenea, sarcina managerului să rezolve conflictele în mod rezonabil și obiectiv, fără a discrimina sau favoriza pe cineva. Gestionarea unei echipe de proiect este o sarcină complexă. Este un proces complex care necesită ca managerii să aibă multe competențe și abilități care vor fi testate în fiecare zi și cu fiecare ocazie posibilă. Dar nu vă descurajați. Aplicarea practicilor de mai sus și dezvoltarea propriilor practici le va permite managerilor de proiect să creeze o echipă de proiect perfect funcțională și le va fi mai ușor să o gestioneze, precum și proiectul în ansamblu.