Zarządzanie zespołem projektowym - 12 wskazówek dla kierownika projektu

Zespół projektowy ma niewątpliwie ogromny wpływ na przebieg, czas i powodzenie realizacji projektu, dlatego niezaprzeczalnie jest jego kluczowym elementem. Jednak, aby zespół pracował wydajnie, produktywnie i rzetelnie potrzebuje kogoś, kto będzie nim zarządzać. I choć zarządzanie zespołem projektowym nie należy do najłatwiejszych zadań, jest istotnym składnikiem efektywnego zarządzania projektami.

Zespół projektowy

Zespół projektowy to grupa kilku osób powołanych do wspólnej pracy nad danym projektem. Członkowie zespołu projektowego wspólnie podejmują działania, przybliżające ich do osiągnięcia wyznaczonych celów, poprzez wykonywanie poszczególnych zadań, za które dani członkowie są odpowiedzialni. Dzięki różnorodności pomysłów, kreatywności, wiedzy specjalistów z różnych dziedzin, czy szybszego tempa uczenia się, praca w zespole projektowym pozwala na efektywniejsze i sprawniejsze osiąganie celów projektowych, niż w przypadku pojedynczych osób, czy nawet zorganizowanych grup.

Zarządzanie zespołem projektowym

Odpowiednie kierowanie zasobem pozwala na terminowe i efektywne realizowanie celów i zadań. Choć zarządzanie zespołem projektowym nie należy do łatwych obowiązków, to jest jednym z najważniejszych zadań kierowników projektu. Często jest to dużym wyzwaniem, z pewnością dla wielu managerów jest również bardzo satysfakcjonujące, szczególnie w przypadku zgranego, niemalże doskonale współpracującego zespołu, osiągającego wyznaczone cele.

Można wyróżnić trzy etapy zarządzania zespołem projektowym:

1. Etap planowania organizacyjnego, który związany jest z planowaniem komunikacji w zespole projektowym.
2. Etap pozyskiwania członków zespołu projektowego – jest to kluczowy etap, ponieważ zasoby ludzkie są decydującym elementem projektu. Dobór odpowiednich osób jest niezwykle istotny podczas realizacji projektu. Członkowie zespołu powinni być dopasowani do poszczególnych zadań, za które będą odpowiedzialni pod względem umiejętności oraz kompetencji.
3. Etap kształtowania zespołu, czyli w zasadzie niekończący się etap, podczas którego praca zespołowa jest nieustannie doskonalona i rozwijana. W trakcie tego etapu bardzo istotną funkcję odgrywają struktury zarządzania zespołem projektowym.

Rola kierownika podczas zarządzania zespołem projektowym

Zarządzający projektami kierownicy zmagają się z licznymi wyzwaniami podczas realizacji poszczególnych projektów. Wszystkie zadania, jakie stoją przed managerami projektów, wymagają od nich dużej wiedzy, wielu umiejętności oraz kompetencji, zarówno twardych, jak i miękkich. Wypracowane techniki, czy znajomość narzędzi może okazać się niewystarczające.

Natłok zadań, obowiązków i ról stojących przed kierownikami projektu może okazać się przytłaczający, szczególnie dla tych, którzy będą zarządzać zespołem projektowym po raz pierwszy. Szczególnie warto zwrócić uwagę na kilka istotnych kwestii:

1. DOBÓR ODPOWIEDNICH OSÓB DO ZESPOŁU

Etap ten jest jednym z najważniejszych etapów podczas zarządzania zespołem projektowym. Nie ulega wątpliwości, że nieodpowiednio dobrana do danego zadania osoba nie będzie wywiązywać się ze swoich obowiązków w oczekiwany przez kierownika sposób. A co jeśli w zespole będzie takich osób więcej, a ogólna liczba osób będzie za duża? Przed wybraniem członków zespołu kierownik projektu powinien zastanowić się, czego oczekuje od swojego zespołu oraz poszczególnych jego członków, a także jak liczny powinien być zespół.

Nie ulega wątpliwości, że praca w za dużej grupie powoduje chaos lub niezrozumienie. Często prowadzi do prokrastynacji, kilku osób, bądź i całego zespołu, czy rodzi konflikty dotyczące, chociażby niewywiązywania się z poszczególnych obowiązków. Dlatego tak ważne jest określenie liczby osób niezbędnej do realizacji danego projektu.

Kierownik powinien przeanalizować poszczególne etapy realizacji projektu i pomyśleć, jakie zadania zespół będzie realizować, a co za tym idzie, jaka powinna być idealna osoba realizująca poszczególne z nich. Dlatego też najlepiej, jeśli kierownik projektu uczestniczy w procesie rekrutacji do zespołu projektowego. To pozwala mu dobrać odpowiednich współpracowników, którzy będą gwarancją osiągnięcia wyznaczonych celów.

2. ODPOWIEDNIE ROZDYSPONOWANIE OBOWIĄZKÓW

Dysponując już odpowiednio dobranym zespołem, warto uważnie obserwować pracę oraz umiejętności członków zespołu. Zazwyczaj każdy z nich dysponuje innymi umiejętnościami, kompetencjami, czy wiedzą z innego zakresu. Warto tę różnorodność doceniać i wykorzystywać na potrzeby procesu realizacji projektu, dzięki czemu będzie przebiegać on sprawniej i efektywniej.

Ponadto kierownik projektu powinien dokładnie określić zakres obowiązków danego pracownika i stawiać mu realne cele oraz wymagania. Każdy członek zespołu powinien dokładnie wiedzieć, za co jest odpowiedzialny, co leży w zakresie jego obowiązków, z czego będzie rozliczany i na podstawie czego oceniany. Nie należy stawiać wymagań wyższych niż kompetencje danej osoby ani wymagać nagłego podniesienia kwalifikacji, które są potrzebne na daną chwilę.

3. UTRZYMYWANIE ODPOWIEDNICH RELACJI

Praca w zgranym, przyjemnie do siebie nastawionym zespole przebiega sprawniej i skuteczniej. Oczywiście istnieją granice w nawiązywaniu relacji ze współpracownikami, których to nie powinno się przekraczać. Dotyczy to zarówno kierownika projektu, jak i członków zespołu, jednak warto zadbać o odpowiednie relacje z kolegami z pracy.

Kierownik projektu powinien znać wszystkich członków swojego zespołu. Przyjazne, choć profesjonalne relacje pozwolą mu utrzymać pozycję lidera, ale i zwiększą szacunek oraz zaufanie do niego. Jeśli kierownik jest przyjaźnie nastawiony do swoich współpracowników, słucha ich uważnie, nie ignoruje potrzeb, ani nie karci za wszystko, wtedy podwładni wykonują swoją pracę z lepszym nastawieniem i  większym zaangażowaniem oraz nie zatajają nawet błahych, ewentualnych problemów, czy błędów.

Granica przyjaźni ze współpracownikami nie powinna być również przekroczona. W przypadku, gdy kierownik projektu jest traktowany jak kolega, traci swoją pozycję lidera w oczach swoich podwładnych. Taka sytuacja może odbić się na procesie realizacji projektu. Tracąc koordynatora, tempo pracy nad projektem spowalnia i zmniejsza się również zaangażowanie poszczególnych osób. Dlatego warto znaleźć złoty środek, który pozwoli nie tylko na stworzenie przyjemnej atmosfery, ale wpłynie pozytywnie na proces realizacji projektu.

4. POZYTYWNE NASTAWIENIE

Oprócz przyjaznych relacji ze współpracownikami ważne jest również pozytywne nastawienie i zaangażowanie kierownika projektu. Jeśli kierownik nie jest zaangażowany w realizację projektu, nie wywiązuje się ze swoich obowiązków, rzadko pojawia się w pracy, ciężko się z nim skontaktować oraz z góry zakłada, że projekt nie ma szans na realizację zakończoną sukcesem, motywacja i zaangażowanie pracowników maleje.

5. ODPOWIEDNIA KOMUNIKACJA I WSPÓŁPRACA

Nie od dziś wiadomo, że jednym z kluczy do sukcesu jest właściwa komunikacja, szczególnie jeśli na ten sukces pracuje kilka osób. Kierownik projektu powinien zadbać, aby komunikacja między nim a członkami zespołu, a także pomiędzy pracownikami była na odpowiednim poziomie. Warto rozmawiać ze współpracownikami, wysłuchiwać ich potrzeb, czy pomysłów robiąc burze mózgów. Kierownik projektu powinien również w jasny i klarowny sposób przekazywać informacje tak, aby każdy z pracowników wiedział, za co jest odpowiedzialny, w jaki sposób wykonać dane zadanie oraz jaki jest cel projektu.

6. (D)OCENIANIE ORAZ KONSTRUKTYWNE KRYTYKOWANIE PRACY PRACOWNIKÓW

W celu koordynacji pracy zespołu kierownik projektu powinien prowadzić regularne oceny pracy pracowników. Dzięki tej ocenie będzie mógł ocenić, na jakim etapie realizacji jest projekt, czy każdy współpracownik wywiązuje się ze swoich obowiązków i czy rzeczywiście jest odpowiednią odpowiedzialną za dane zadanie osobą. Dodatkowo na podstawie takiej oceny zarówno kierownik, jak i pracownik będzie wiedzieć, jakie są jego mocne, a jakie słabe strony, co udało mu się osiągnąć do tej pory, jaką umiejętność wypracował, a nad jaką musi jeszcze popracować.

Każdy z chęcią słyszy pochwałę po wykonaniu czegoś dobrze. Dlatego też kierownik projektu nie powinien szczędzić pochwał względem swoich pracowników. Docenieni i nagradzani (np. podwyżką,  awansem, czy elastycznymi godzinami pracy) za dobrze wykonaną pracę, czy zrobienie dodatkowego zadania członkowie zespołu czując się wyróżnieni, z jeszcze większym zaangażowaniem będą wykonywać następne zadania. Pochwała i docenienie nie tylko zwiększą zaangażowanie pracowników, ale również wpłyną pozytywnie na relację z przełożonym. Każdy kierownik projektu powinien zdawać sobie sprawę, że niedoceniony (choć cenny) pracownik może w każdej chwili zmienić pracodawcę, pragnąc znaleźć środowisko, w którym jego praca będzie doceniana.

Kierownik projektu powinien również potrafić krytykować pracę swojego zespołu. Krytyka ta powinna być jednak zawsze konstruktywna i uzasadniona, a także nie powinna odnosić się do osoby, tylko do wykonanej, bądź niewykonanej przez niego pracy. Konstruktywna krytyka, mimo że nie zawsze przyjemna, będzie również poprawiać relację między przełożonym a pracownikami. Krytykując konstruktywnie, czyli tłumacząc, co zostało wykonane źle, ale jednocześnie podpowiadając, jak można to zrobić lepiej następnym razem lub poprawić teraz, współpracownik obdarza kierownika i jego kompetencje zaufaniem. Zauważając, że krytykujący przełożony potrafi wytłumaczyć, gdzie został popełniony błąd, a także, że potrafi dać wskazówkę jak ten błąd naprawić, pracownik obdarza kierownika większym szacunkiem i traktuje go jak autorytet.

7. REZYGNACJA ZE WSPÓŁPRACY

Bywa, że pomimo iż początkowo pracownik wydawał się idealną do zespołu projektowego osobą, to z czasem okazuje się, że niekoniecznie nadaje się do realizacji danego projektu. Jednym z zadań kierownika jest umiejętne ocenienie takiej sytuacji. I choć może nie dla każdego takie okoliczności będą komfortowe, to obowiązkiem kierownika jest zarządzanie projektem, który musi zostać wykonany w określony sposób i w określonym czasie. Dlatego też jednym z zadań managera projektu jest m.in. rezygnacja ze współpracy z osobami, które negatywnie wpływają na proces realizacji projektu lub pracę zespołu. To dla niektórych trudna, ale czasem niezbędna powinność, która może podnieść morale innych osób, które mogą czuć się niekomfortowo przez zachowanie współpracownika, bądź za równe traktowanie (takie samo wynagrodzenie) kogoś, kto opóźnia pracę i nie wywiązuje się ze swoich obowiązków.

8. ZAPEWNIENIE ODPOWIEDNICH WARUNKÓW DO PRACY

Realizując projekt, warto korzystać z odpowiedniego sprzętu i narzędzi, które usprawnią cały proces oraz współpracę zespołu. Kierownik projektu powinien zapewnić członkom swojego zespołu dostęp do narzędzi, wspólnych systemów i odpowiedniego sprzętu, który będzie potrzeby poszczególnym pracownikom odpowiedzialnym za poszczególne zadania.

9. DBANIE O ROZWÓJ ZESPOŁU PROJEKTOWEGO

Wiele osób nastawionych jest na ciągły rozwój i naukę nowych rzeczy. Dlatego też warto inwestować w obowiązkowe i dobrowolne szkolenia i kursy, aby dać zespołowi możliwość poszerzania wiedzy, umiejętności i kwalifikacji. To z pewnością dobra inwestycja, która przyda się podczas realizacji projektów. Warto także dofinansowywać proponowane przez współpracowników szkolenia, dzięki czemu poświęcony na naukę czas zostanie dobrze spożytkowany.

10. MOTYWOWANIE ZESPOŁU PROJEKTOWEGO

Jednym z (najważniejszych) zadań kierownika projektu jest motywowanie zespołu projektowego. Dbanie o odpowiednią motywację i zaangażowanie członków zespołu jest niezwykle istotne i ma realny wpływ na proces realizowania projektu. Zespół, w którym motywacja nie jest na dostatecznie wysokim poziomie, będzie wykonywać swoje obowiązki dłużej, mniej efektywnie i nieskutecznie. Poprzez brak motywacji pracownicy tracą również przywiązanie do miejsca pracy. Dlatego też chcąc zadbać o terminowe i dokładne wykonywanie zadań, kierownicy projektu powinni zadbać o odpowiednią motywację swojego zespołu projektowego.

10. ODPOWIEDNIA ORGANIZACJA

Odpowiednia organizacja pozwala osiągać zamierzone cele i efektywnie wykonywać swoje obowiązki. Podział zadań pomiędzy poszczególne osoby to jedno, wykonywanie zadań w odpowiedniej kolejności, w odpowiednim terminie i miejscu to drugie. Jednym z etapów procesu realizacji projektu nie bez powodu jest planowanie projektu. Bez planu projekt właściwie nie mógłby istnieć, ponieważ ani kierownik, ani pracownicy nie mieliby pojęcia, nad czym pracują, co mają robić, z czego mają/mogą skorzystać, czy jaki budżet mogą wykorzystać.

Kierownik projektu powinien zadbać, aby każdy członek projektu znał plan projektu, jego cele, wiedział, za co dokładnie jest odpowiedzialny. W utrzymaniu porządku z pewnością pomocny będzie odpowiedni program do zarządzania projektami, w którym znajdą się wszystkie najważniejsze informacje na temat projektu. Dzięki programowi do zarządzania projektami wszyscy członkowie zespołu projektowego będą mieć nieustanny dostęp do wszystkich niezbędnych danych.

11. ROZWIĄZYWANIE KONFLIKTÓW

Nie bez powodu jedną z umiejętności pożądanych na kierowniczych stanowiskach jest umiejętność rozwiązywania konfliktów w trakcie projektu. Konflikty bowiem są często nieodłącznym elementem pracy w zespole. Wprowadzają one do pracy zespołu negatywne emocje, wpływając tym samym niekorzystnie na pracę całej grupy. Dlatego też do zadań kierownika należy również rozsądne i obiektywne rozwiązywanie konfliktów, które nie będzie nikogo dyskryminować, ani faworyzować.

Zarządzanie zespołem projektowym nie należy do prostych zadań. To złożony proces, który wymaga od kierowników wielu kompetencji i umiejętności, które będą testowane każdego dnia i przy każdej możliwej okazji. Nie należy jednak się zrażać, ponieważ zastosowanie powyższych praktyk oraz wypracowanie swoich z pewnością pozwoli kierownikom projektów zbudować doskonale działający zespół projektowy, a także ułatwi im zarządzanie nim oraz zarządzanie całym projektem.