Egy projektcsapat irányítása - 12 tipp a projektmenedzsereknek

A projektcsapat kétségtelenül jelentősen befolyásolja a projekt menetét, időzítését és sikerét, így kétségtelenül a projekt létfontosságú eleme. Ahhoz azonban, hogy a csapat hatékonyan, produktívan és megbízhatóan működjön, szükség van valakire, aki irányítja a csapatot. Bár a projektcsapat irányítása nem a legkönnyebb feladat, mégis a hatékony projektmenedzsment egyik alapvető eleme.

A projektcsapat

A projektcsapat több, mint egy projektben dolgozó egyének csoportja. Ez egy olyan kollektív erő, amely különböző ötleteket, speciális tudást és gyorsabb tanulási tempót hoz össze. Ez a szinergia lehetővé teszi, hogy a csapat hatékonyabban és eredményesebben érje el a projekt céljait, mint ahogyan az egyének vagy szervezett csoportok egyedül képesek lennének rá.

A projektcsapat irányítása

Egy projektcsapat irányítása nem sétagalopp. Ez egy kihívást jelentő felelősség, amely egyben hihetetlenül kifizetődő is. A siker kulcsa a célok és célkitűzések időben történő és hatékony megvalósítása. Itt jön a képbe az erőforrás-gazdálkodás. A feladatok kipipálásáról és egy szoros, szinte tökéletesen együttműködő csapat kialakításáról van szó a kitűzött célok elérése érdekében.

A projektcsapat irányításának három szakasza különböztethető meg:

• A szervezeti tervezés szakasza a projektcsoporton belüli kommunikáció tervezéséhez kapcsolódik.
• A projektcsapat tagjainak megszerzése kulcsfontosságú, mivel az emberi erőforrások a projekt kritikus elemei. A megfelelő emberek kiválasztása alapvető fontosságú a projekt szempontjából. A csapattagokat készségeik és kompetenciáik tekintetében össze kell hangolni a feladatokkal, amelyekért felelősek lesznek.
• A csapatalakítási szakasz egy soha véget nem érő szakasz, amelynek során a csapatmunka folyamatosan javul és fejlődik. Ebben a szakaszban a projektcsapat irányítási struktúrái alapvető szerepet játszanak.

A menedzser szerepe a projektcsapat irányításában

A projektmenedzserek számos kihívással szembesülnek az egyes projektek megvalósítása során. A projektmenedzserek előtt álló valamennyi feladat nagyfokú tudást, számos készséget és kompetenciát igényel, mind a kemény, mind a puha képességek terén. A fejlett technikáknál vagy az eszközök ismereténél többre lehet szükség.

A feladatok, felelősségek és szerepek sokasága, amelyekkel a projektmenedzserek szembesülnek, megterhelő lehet, különösen azok számára, akik először irányítanak projektcsapatot. Néhány kritikus pontot különösen érdemes kiemelni:

1. A MEGFELELŐ EMBEREK KIVÁLASZTÁSA A CSAPATBA

Ez a szakasz az egyik legkritikusabb projektcsapat-irányítási lépés. A feladatra alkalmatlan személy kétségtelenül nem fogja a vezető által elvárt módon ellátni a feladatait. És mi van akkor, ha több ilyen ember van a csapatban, és az összlétszám túl magas? A csoporttagok kiválasztása előtt a projektmenedzsernek át kell gondolnia, hogy mit vár el a csapatától és tagjaitól, és hogy mekkora legyen a csapat létszáma.

A túl nagy csoportban végzett munka káoszt vagy félreértéseket okozhat. Ez gyakran vezet halogatáshoz, akár néhány ember, akár az egész csapat részéről, vagy konfliktusokhoz, például az egyes feladatok elmulasztása miatt. Ezért fontos meghatározni, hogy hány emberre van szükség egy adott projekt végrehajtásához.

A vezetőnek elemeznie kell a projekt különböző szakaszait, és át kell gondolnia, hogy a csapat milyen feladatokat fog elvégezni, és ezért ki az ideális személy az egyes feladatok elvégzésére. Következésképpen az a legjobb, ha a projektvezető részt vesz a projektcsapat toborzási folyamatában. Ez lehetővé teszi számára, hogy kiválassza a megfelelő munkatársakat, akik garantálják a kitűzött célok elérését.

2. A FELELŐSSÉGI KÖRÖK MEGFELELŐ ELOSZTÁSA

Már a megfelelően kiválasztott csapattal rendelkezve érdemes alaposan megfigyelni a csapattagok munkáját és készségeit. Általában minden tag más-más készségekkel, kompetenciákkal vagy ismeretekkel rendelkezik egy másik területen. A projekt megvalósítási folyamatának e sokszínűségének megbecsülése zökkenőmentesebbé és hatékonyabbá teszi azt.

A projektmenedzsernek emellett gondosan meg kell határoznia az alkalmazott feladatkörét, és reális célokat és követelményeket kell kitűznie. A csapat minden tagjának pontosan tudnia kell, hogy mi a feladata, mi tartozik a feladatkörébe, és mi az, amiért felelősségre vonják és ami alapján értékelik. Ne támasszon a személy kompetenciájánál magasabb követelményeket, és ne követelje meg a pillanatnyilag szükséges készségek hirtelen fejlesztését.

3. A MEGFELELŐ KAPCSOLATOK FENNTARTÁSA

A szoros, kellemes csapatban végzett munka hatékonyabban és eredményesebben működik. Természetesen a kollégákkal való kapcsolatépítésnek vannak határai, amelyeket nem szabad átlépni. Ez mind a projektmenedzserre, mind a csapattagokra vonatkozik, de érdemes gondoskodni arról, hogy a kollégákkal a legjobb kapcsolatokat ápoljuk.

A projektmenedzsernek ismernie kell csapata minden tagját. A baráti, szakmai kapcsolatok lehetővé teszik számára, hogy megőrizze vezetői pozícióját, és növelje a tiszteletet és a bizalmat iránta. Tegyük fel, hogy a vezető barátságos a munkatársaival, figyelmesen meghallgatja őket, nem hagyja figyelmen kívül az igényeiket, és nem bünteti őket mindenért. Ebben az esetben a beosztottak jobb hozzáállással és jelentősebb elkötelezettséggel végzik a munkájukat, és nem fedik el még a jelentéktelen esetleges problémákat vagy hibákat sem.

A munkatársakkal való barátság határát sem szabad átlépni. Ha egy projektmenedzsert kollégaként kezelnek, elveszíti vezetői pozícióját a beosztottjai szemében. Egy ilyen helyzet visszahat a projekt megvalósítási folyamatára. A koordinátor elvesztése lelassítja a projekt munkatempóját, és az egyének elkötelezettsége csökken. Ezért érdemes megtalálni azt az arany középutat, amely kellemes légkört teremt és pozitívan befolyásolja a projekt megvalósítási folyamatát.

4. POZITÍV HOZZÁÁLLÁS

A munkatársakkal való baráti kapcsolat mellett a projektmenedzser pozitív hozzáállása és elkötelezettsége is döntő fontosságú. Ha a vezető nem elkötelezett a projekt iránt, nem tesz eleget a kötelezettségeinek, ritkán jelenik meg a munkahelyén, nehezen elérhető, és előre feltételezi, hogy a projektnek nincs esélye a sikerre, csökken a munkavállalók motivációja és elkötelezettsége.

5. MEGFELELŐ KOMMUNIKÁCIÓ ÉS EGYÜTTMŰKÖDÉS

Régóta ismert, hogy a megfelelő kommunikáció a siker egyik kulcsa, különösen akkor, ha többen dolgoznak a sikerért. A projektvezetőnek gondoskodnia kell arról, hogy a kommunikáció a megfelelő szinten legyen közte, a csapattagok és az alkalmazottak között. Jó ötlet beszélgetni a munkatársakkal, és brainstorminggal meghallgatni az igényeiket vagy ötleteiket. A projektvezetőnek világosan és érthetően kell közvetítenie az információkat, hogy minden alkalmazott tudja, mi a feladata, hogyan kell elvégezni egy adott feladatot, és mi a projekt célja.

6. (E)ÉRTÉKELI ÉS KONSTRUKTÍVAN KRITIZÁLJA A MUNKAVÁLLALÓK MUNKÁJÁT.

A csapat munkájának összehangolása érdekében a projektvezetőnek rendszeresen értékelnie kell az alkalmazottak teljesítményét. Ezen értékelés révén felmérheti, hogy a projekt milyen stádiumban van, hogy az egyes munkatársak teljesítik-e a feladataikat, és hogy valóban ő-e a megfelelő személy, aki a feladatért felelős. Ezen túlmenően egy ilyen értékelés alapján a vezető és a munkavállaló tudni fogja, hogy mik az erősségeik és gyengeségeik, mit értek el eddig, milyen készségeket fejlesztettek, és min kell még dolgozniuk.

Mindenki alig várja, hogy dicséretet halljon, ha valamit jól csinált. Ezért a projektmenedzsernek nem szabad dicsérettel takarékoskodnia az alkalmazottai felé. Ha a jól végzett munkáért vagy egy extra feladat elvégzéséért megbecsülik és jutalmazzák (pl. fizetésemeléssel, előléptetéssel vagy rugalmas munkaidővel), a csapat tagjai, akik úgy érzik, hogy megbecsülik őket, még nagyobb elkötelezettséggel fogják végezni a következő feladatokat. A dicséret és az elismerés nemcsak a munkavállaló elkötelezettségét növeli, hanem a felettesével való kapcsolatra is pozitív hatással van. Minden projektmenedzsernek tisztában kell lennie azzal, hogy egy meg nem becsült (bár értékes) alkalmazott bármikor válthat munkaadót, és olyan környezetet kereshet, ahol megbecsülik a munkáját.

A projektvezetőnek képesnek kell lennie arra is, hogy kritikával illesse csapata munkáját. Ennek a kritikának azonban mindig építő jellegűnek és indokoltnak kell lennie, és nem a személyre, hanem az általa elvégzett vagy el nem végzett munkára kell vonatkoznia. Az építő jellegű kritika, bár nem mindig kellemes, szintén javítja a felettes és az alkalmazottak közötti kapcsolatot. Azáltal, hogy konstruktívan kritizál, azaz elmagyarázza, mit csinált rosszul, miközben javaslatot tesz arra, hogyan lehetne legközelebb jobban csinálni vagy javítani, a munkatárs bízik a vezetőben és annak kompetenciájában. Ha észreveszi, hogy a kritizáló felettes elmagyarázza, hol történt a hiba, és utalást tesz arra, hogyan lehet kijavítani a hibát, a munkavállaló nagyobb tiszteletet tanúsít a vezető iránt, és tekintélyt parancsoló személyként kezeli őt.

7. AZ EGYÜTTMŰKÖDÉSRŐL VALÓ LEMONDÁS

Előfordul, hogy bár egy alkalmazott kezdetben ideális személynek tűnt a projektcsapat számára, idővel kiderül, hogy csak néha alkalmas a projektre. A menedzser egyik feladata, hogy ügyesen felmérje az ilyen helyzetet. Bár talán nem mindenkinek tetszenek az ilyen körülmények, a menedzser felelőssége egy olyan projekt irányítása, amelyet meghatározott módon és időn belül kell végrehajtani. Ezért a projektmenedzser egyik feladata többek között az, hogy lemondjon a projektfolyamatot vagy a csapat munkáját negatívan befolyásoló emberekkel való együttműködésről. Ez egyesek számára bonyolult, de olykor szükséges kötelesség, amely felemelheti mások morálját, akik esetleg kellemetlenül érzik magukat egy munkatársuk viselkedése miatt, vagy az egyenlő bánásmód (egyenlő fizetés) érdekében, ha valaki késlekedik a munkával és nem teljesíti a kötelességét.

8. A MEGFELELŐ MUNKAFELTÉTELEK BIZTOSÍTÁSA

Egy projekt végrehajtása során a megfelelő berendezések és eszközök javíthatják az egész folyamatot és a csapat együttműködését. A projektvezetőnek biztosítania kell, hogy a csapattagok hozzáférjenek azokhoz az eszközökhöz, szabványos rendszerekhez és megfelelő felszerelésekhez, amelyekre az egyes feladatokért felelős alkalmazottaknak szükségük van.

9. A PROJEKTCSAPAT FEJLESZTÉSÉRŐL VALÓ GONDOSKODÁS

Sokan a folyamatos fejlődésre és az új dolgok megtanulására összpontosítanak. Ezért érdemes befektetni a kötelező és önkéntes képzésekbe és tanfolyamokba, hogy a csapat bővíthesse tudását, készségeit és képesítéseit. Ez kétségtelenül jó befektetés, amely hasznos lesz a projekt végrehajtása során. Érdemes a kollégák által kínált képzések támogatását is igénybe venni, hogy a tanulásra fordított idő jól hasznosuljon.

10. A PROJEKTCSAPAT MOTIVÁLÁSA

A projektmenedzser egyik (legfontosabb) feladata a projektcsapat motiválása. A csapattagok megfelelő motiválása és bevonása rendkívül fontos, és kézzelfogható hatással van a projektvégrehajtási folyamatra. Egy olyan csapat, amelyben a motiváció nem elég magas, hosszabb ideig, kevésbé hatékonyan és nem hatékonyan fogja ellátni a feladatait. A motiváció hiánya miatt a munkavállalók elveszítik a munkahelyhez való kötődésüket is. Ezért a feladatok időben és pontosan történő elvégzésének biztosítása érdekében a projektmenedzsereknek gondoskodniuk kell arról, hogy a projektcsapatuk megfelelően motivált legyen.

11. MEGFELELŐ SZERVEZÉS

A megfelelő szervezés lehetővé teszi, hogy elérje céljait és hatékonyan végezze feladatait. A feladatok egyének közötti elosztása egy dolog; a funkciók megfelelő sorrendben, a megfelelő időben és helyen történő végrehajtása egy másik dolog. A projektmegvalósítási folyamat egyik lépése nem véletlenül a projekttervezés. Terv nélkül a projekt gyakorlatilag létezhetne, hiszen sem a vezetőnek, sem a munkatársaknak fogalmuk sem lenne arról, hogy min dolgoznak, mit kell csinálniuk, mire van/lehet használniuk, vagy milyen költségvetést használhatnak fel.

A projektvezetőnek gondoskodnia kell arról, hogy a projekt minden tagja ismerje a projekttervet, annak céljait, és pontosan tudja, hogy mi a feladata. Egy megfelelő projektmenedzsment program, amely tartalmazza a projektre vonatkozó legfontosabb információkat, segít rendben tartani a dolgokat. Egy projektmenedzsment programmal a projektcsapat minden tagja folyamatosan hozzáférhet az összes szükséges adathoz.

12. KONFLIKTUSMEGOLDÁS

Nem véletlen, hogy a vezetői pozíciókban az egyik legkeresettebb készség a konfliktusok megoldásának képessége egy projekt során. A konfliktusok gyakran velejárói a csapatmunkának. Negatív érzelmeket visznek be a csapat munkájába, ami negatívan befolyásolja az egész csoport munkáját. Ezért a vezető feladata az is, hogy a konfliktusokat ésszerűen és objektíven oldja meg, ami senkit sem diszkriminál vagy részesít előnyben. Egy projektcsapat irányítása összetett feladat. Ez egy összetett folyamat, amely számos kompetenciát és készséget igényel a menedzserektől, amelyeket minden nap és minden lehetséges alkalommal próbára tesznek. De ne csüggedjetek. A fenti gyakorlatok alkalmazása és a saját gyakorlatok kidolgozása lehetővé teszi a projektmenedzserek számára, hogy tökéletesen működő projektcsapatot hozzanak létre, és megkönnyítik a csapat és a projekt egészének irányítását.