Ferramentas, Gestão de projectos

Exemplos de estruturas WBS em diferentes indústrias e projectos

O plano da estrutura do projeto é uma das principais ferramentas de gestão de projetos. Permite traduzir a visão global do projeto em elementos organizados de forma lógica – desde as fases principais, passando pelas fases individuais, até às tarefas detalhadas. É uma forma simples de obter transparência e de controlar e monitorizar eficazmente o progresso. Na prática, isto significa que a EAP não só organiza o âmbito do projeto, como também apoia o planeamento dos recursos, do orçamento e do calendário. Mas… como é que escolhes uma estrutura EAP que se adapte às especificidades de um determinado projeto? Explica-nos!

Neste artigo, vais aprender: O que é uma WBS (Work Breakdown Structure) e porque é importante. Como escolher uma estrutura PEP com base na indústria e no tipo de projeto. Como a complexidade, a dimensão da equipa e a hierarquia afectam a conceção da EAP. Exemplos de EAP para projectos de TI, construção e marketing. Como a EAP melhora o planeamento, os relatórios e a gestão do risco. Quando utilizar modelos em vez de criar uma EAP a partir do zero. A importância da flexibilidade na adaptação da EAP às especificidades do projeto.

Critérios para a escolha da estrutura PEP correta - o que deves considerar?

“Sem plano, não há progresso” – esta afirmação poderia ser o lema de todos os gestores de projectos. Mas um plano não é igual a outro, e simplesmente não existe uma média dourada para a estrutura EAP ideal. Estás a pensar como escolher a estrutura EAP correta?

Tudo depende do projeto específico – quer se trate de TI, de desenvolvimento de habitação, de uma campanha de marketing ou de uma linha de produção. Cada um destes domínios funciona segundo as suas próprias regras. No entanto, o sector não é a única coisa que importa!

Outros factores igualmente importantes são a complexidade do projeto, o número de equipas, a necessidade de controlo e a hierarquia de gestão. Neste artigo, vamos guiar-te através de exemplos de Work Breakdown Structure.

Tipo de indústria e natureza do projeto (TI, construção, marketing, fabrico)

Cada indústria tem a sua própria dinâmica e a estrutura da EAP deve refletir isso mesmo. Em que te deves concentrar?

Os exemplos de Work Breakdown Structure no mundo das TI seguem, na maioria das vezes, o ciclo de vida do produto – desde a análise de requisitos, passando pela conceção e desenvolvimento da arquitetura, até aos testes e implementação. Na construção, por outro lado, a hierarquia de tarefas é mais linear e a divisão em fases sucessivas de implementação do investimento torna-se uma escolha natural. Afinal de contas, é difícil pensar em retoques finais quando as fundações ainda nem sequer estão lançadas!

Por outro lado, a rapidez e a flexibilidade são o que importa no marketing. É por isso que a EAP dos projectos de marketing se baseia normalmente em actividades: desde a investigação e estratégia, passando pela criação e produção de materiais, até à distribuição e comunicação dos resultados.

E quanto aos projectos de produção? Aqui, os processos tecnológicos e a logística tornam-se cruciais, com uma forte ênfase nas interdependências entre eles. Estes factores devem ser abordados de forma a garantir o controlo total da cadeia de abastecimento e da montagem.

Complexidade das tarefas e interdependências

Quanto mais complexo for um determinado projeto, mais profunda terá de ser a sua estrutura. Os projectos simples podem ser descritos com sucesso em dois ou três níveis, por exemplo:

Objetivo do projeto → Etapas principais → Tarefas principais

Estes modelos de EAP devem ser suficientes para projectos em que o risco é relativamente baixo e as ligações entre tarefas individuais não formam uma rede complexa de dependências.

A situação é diferente em projectos mais exigentes que envolvem muitas áreas e especializações. Neste caso, é necessário criar pacotes de trabalho mais detalhados. Cada elemento passa então a fazer parte de um puzzle maior, e as dependências multiplicam-se fortemente, exigindo muitas vezes a possibilidade de passar à fase seguinte.

Psst! A complexidade das tarefas também afecta a forma como são relatadas. Para projectos de grande escala, não basta dizer que “a fase de implementação está em curso”. É necessária uma visão detalhada do estado dos componentes individuais. Tudo isto para permitir que os gestores identifiquem de forma eficiente e rápida os potenciais riscos e reajam a tempo sem perder o controlo do projeto.

Número de equipas e áreas de especialização envolvidas

E se o projeto envolver não uma, mas várias equipas, cada uma com uma especialização diferente e uma perspetiva diferente sobre o assunto? Nesse caso, vale a pena considerar uma abordagem organizacional em que partes individuais da estrutura são atribuídas a departamentos, competências ou locais específicos. Na prática, isto assemelha-se à divisão de uma orquestra em secções – embora cada uma desempenhe o seu papel, em conjunto formam um todo harmonioso.

Esta solução facilita tanto o planeamento do trabalho como os relatórios subsequentes. Cada equipa trabalha dentro de um âmbito claramente definido e, graças à estrutura PEP, o gestor de projeto tem uma visão completa de quem é responsável por cada tarefa.

Este tipo de estrutura funciona particularmente bem em projectos multidisciplinares, como a implementação de sistemas de TI, em que programadores, testadores, especialistas em infra-estruturas e consultores empresariais trabalham em paralelo. Da mesma forma, na construção, equipas separadas são responsáveis pela construção, instalações e acabamentos. A EAP para projetos de construção permite que essas áreas sejam organizadas e evita a sobreposição de trabalho ou lacunas nas responsabilidades.

Hierarquia de gestão e nível de pormenor necessário para o controlo

Ao criar uma estrutura EAP, coloca-se sempre a questão: quão detalhado deve ser o projeto? A resposta é: “depende”.

Em projectos pequenos, em que a equipa trabalha em estreita colaboração, uma simples divisão em dois ou três níveis é muitas vezes suficiente. Desta forma, todos sabem o que fazer e o gestor do projeto pode facilmente monitorizar o progresso.

Por outro lado, para projectos grandes e complexos, uma descrição geral das fases já não é suficiente e são necessários pacotes de tarefas detalhados. Porque é que isto é tão importante? Porque quanto maior for o número de pessoas e de processos, mais fácil será esquecer algo. Ao dividir o trabalho em partes mais pequenas, é fácil atribuir responsabilidades, orçamento e recursos a uma tarefa específica. Consequentemente, é possível saber, num relance, o que já foi feito, o que está atrasado e onde podem surgir potenciais riscos.

Os gestores de projectos devem, portanto, encontrar um equilíbrio entre uma divisão demasiado geral, que não permite um verdadeiro controlo, e uma fragmentação excessiva, que dificulta a gestão. Por outras palavras, por vezes, uma visão panorâmica é suficiente e, por vezes, é necessário dividir as tarefas em partes microscópicas. A regra é simples: quanto maior for o risco e a dimensão do projeto, mais pormenorizada deve ser a divisão do trabalho.

A necessidade de controlo do orçamento, dos riscos e dos recursos

Todos os projectos, independentemente do sector, se resumem a três questões:

1. Quanto é que te vai custar?
2. Chegaremos a tempo?
3. Temos as pessoas e as ferramentas para o fazer?

É aqui que a estrutura WBS (Work Breakdown Structure) se revela inestimável! Dividir o projeto em pacotes de trabalho mais pequenos permite fazer estimativas de custos mais precisas. Em vez de um montante geral para todo o projeto, tem uma lista específica de tarefas com orçamentos atribuídos, o que facilita o controlo das despesas.

O mesmo se pode dizer do risco – quanto mais pormenorizadas forem as tarefas, mais fácil é prever onde podem surgir problemas. Sabendo que uma atividade depende da realização de várias outras, podes planear imediatamente um apoio e evitar surpresas desagradáveis.

E quanto aos recursos? Aqui, a estrutura PEP também é extremamente útil! O plano da estrutura do projeto mostra claramente quantos especialistas – e de que tipo – serão necessários num determinado momento. Isto minimiza o risco de uma situação em que as tarefas subsequentes ficam à espera na fila.

Uma estrutura WBS bem construída é a base para um trabalho mais calmo e eficaz – tanto do ponto de vista do gestor do projeto como de toda a equipa.

Exemplo de uma estrutura PEP para um projeto de TI/software

Agora que já sabes o que procurar ao escolher uma, os exemplos de Work Breakdown Structure podem facilitar esta tarefa. Preparámos uma pequena cábula!

A EAP clássica para projectos de TI começa com a análise dos requisitos e a preparação da documentação. Passa depois à fase de conceção da arquitetura e à divisão do trabalho de desenvolvimento em módulos individuais ou sprints.

A fase seguinte é a dos testes, tanto unitários como de integração. Por fim, procede à implementação e ao apoio post-implementação. Esta abordagem não só garante a transparência das actividades, como também permite a elaboração de relatórios de progresso.

Exemplo de um PEP para um projeto de construção ou de infraestrutura

A construção é regida por regras diferentes. Aqui, a sequência de actividades é pré-determinada – por exemplo, não se pode saltar a fase de preparação do local ou de trabalhos de fundação. As estruturas típicas de PEP em projetos relacionados à construção são geralmente organizadas da seguinte forma:

1. Trabalhos preparatórios
2. Fundações e estruturas
3. Instalações técnicas
4. Acabamento
5. Aceitação

Isto permite que o trabalho prossiga numa sequência natural, passo a passo, dando ao gestor do projeto total controlo sobre o calendário e o risco de possíveis atrasos.

Exemplo de uma PEP para uma campanha ou iniciativa de marketing

Para as campanhas de marketing, é necessária uma flexibilidade muito maior. Uma EAP para este tipo de projectos começa normalmente com uma análise do mercado e do público. Depois, desenvolve uma estratégia e prepara materiais criativos. O passo seguinte é a distribuição, que pode ter lugar tanto online como offline. Todo o processo termina com a monitorização, a otimização das actividades e um relatório final.

Neste caso, muitas fases podem decorrer em paralelo e a estrutura da EAP ajuda a manter a ordem e uma clara divisão de responsabilidades.

Como é que o PEP ajuda no planeamento e nos relatórios

A definição da EAP resume-se a uma forma simples de pensar: dividir o projeto em partes mais pequenas e compreensíveis para facilitar a gestão e o controlo do progresso. A modelagem da EAP organiza um projeto em partes claras e gerenciáveis para um melhor planejamento e controle.

Por outras palavras, uma estrutura EAP bem construída funciona como um mapa. Apresenta todo o projeto em etapas lógicas e permite-lhe acompanhar facilmente os elementos que já foram concluídos, os que estão atrasados e os que necessitam de recursos adicionais.

Surpreendentemente, uma estrutura analítica do trabalho não é apenas uma ferramenta de planeamento, mas também a base para a elaboração de relatórios e a comunicação com as partes interessadas. Uma estrutura clara mostra facilmente em que ponto se encontra o projeto num dado momento, quais são as prioridades e como está a evoluir o orçamento.

Comparação de diferentes estruturas PEP - principais conclusões e observações

Eis a má notícia: não existe um modelo universal de EAP que funcione em todas as situações e cada indústria e projeto requer uma abordagem personalizada.

O que deves ter em mente? A construção requer sequenciação e uma lógica de fases rigorosa; as TI – modularidade e uma abordagem iterativa, e o marketing – flexibilidade e capacidade de executar actividades em paralelo. Aqui tens alguns exemplos de estruturas PEP.

Tipo de projeto/indústria	Caraterísticas da EAP	Conclusões e notas
Construção	A estrutura é sequencial – o trabalho está organizado numa sequência lógica	Não há atalhos aqui! Cada fase tem de ser concluída antes de se poder iniciar a seguinte. Isto requer uma boa coordenação e um controlo constante do calendário.
Projectos de TI/software	A estrutura é modular e frequentemente iterativa – o trabalho em diferentes funções ou módulos decorre em paralelo, de acordo com sprints acordados	Um ambiente ideal para métodos de trabalho Agile. A EAP ajuda a manter as iterações organizadas e facilita o acompanhamento do progresso.
Campanhas de marketing/comunicação	A estrutura baseia-se em actividades que ocorrem frequentemente em simultâneo.	O que importa aqui é a flexibilidade e a rapidez de resposta. A EAP organiza o trabalho num ambiente dinâmico e ajuda a manter a coerência entre as equipas.

Exemplos de Work Breakdown Structure

Independentemente do sector, vale a pena familiarizar-se com as técnicas de planeamento de projectos. Estas técnicas permitem-te adaptar melhor a estrutura das tuas actividades aos teus objectivos e obter um controlo total sobre o desenrolar do trabalho, da primeira à última fase.

Recomendações: Quando utilizar modelos e quando conceber a tua EAP a partir do zero

Modelos prontos de estrutura PEP em projetos podem economizar muito tempo. Funcionam muito bem em projectos repetitivos, tais como implementações sucessivas de sistemas, campanhas de marketing cíclicas ou projectos de construção normalizados.

Nesses casos, a implementação prática da EAP faz sentido! O padrão já foi testado e sabe-se como as etapas individuais estão distribuídas, quais são as dependências entre elas e onde podem surgir riscos potenciais. Assim, tudo o que tens de fazer é adaptar o modelo às tuas necessidades actuais, e já está!

No entanto, também há situações em que um modelo pronto não é suficiente. Em projectos inovadores, multidisciplinares ou que vão para além dos padrões habituais, conceber uma estrutura EAP de raiz é simplesmente mais seguro.

Afinal, cada projeto tem as suas próprias caraterísticas específicas – uma estrutura de equipa diferente, uma forma de trabalhar diferente, um ritmo de tomada de decisões diferente… Nesses casos, copiar uma estrutura pronta pode ser mais prejudicial do que benéfico, uma vez que não reflectirá o curso real do projeto.

Resumindo:

• Modelos prontos de estrutura PEP – perfeitos para projectos repetitivos (por exemplo, implementação da próxima versão de um software)
• Conceber de raiz – necessário quando o projeto é único, inovador e envolve muitos factores

A abordagem mais inteligente? Flexibilidade! Vale a pena tratar os modelos prontos a usar como ponto de partida e inspiração, em vez de os considerar como uma solução para os problemas. Um bom gestor de projectos deve ser capaz de combinar os dois mundos – utilizando o que já aconteceu e adaptando a estrutura às novas condições.

Psst! Quando se trabalha com uma estrutura de decomposição de trabalho, e particularmente quando se visualiza a estrutura WBS com um gráfico de Gantt, o FlexiProject é uma ferramenta poderosa que te ajuda a organizar tarefas, planear os próximos passos, e manter todo o projeto sob controlo. Estás a pensar quais as funcionalidades do FlexiProject que suportam a EAP?

É simples! O calendário, o diagrama de Gantt, a gestão de tarefas e de recursos, bem como os modelos prontos, tornam a conceção e o desenvolvimento da estrutura EAP não só mais fácil, mas também muito mais intuitiva.

Conclusão - exemplos do mundo real como ferramenta para um melhor planeamento de projectos

Uma estrutura EAP bem concebida é mais do que apenas mais um documento nos arquivos da empresa. É uma ferramenta de navegação que guia a equipa ao longo de todo o projeto, passo a passo. Com ela, até mesmo o empreendimento mais complexo pode ser organizado com sucesso, dando-lhe uma estrutura lógica e transparente.

Os exemplos de Work Breakdown Structure de várias indústrias mostram que não existe um modelo único e universal e que cada área tem as suas próprias especificidades e ritmo de trabalho. É por isso que vale a pena tratá-los como inspiração e ponto de referência, observando a forma como os outros organizam os seus projectos e escolhendo as soluções que podem ser transferidas para o teu próprio ambiente.

Uma estrutura EAP cuidadosamente planeada permite-lhe identificar os riscos numa fase inicial, planear o seu orçamento de forma mais eficaz e afetar os recursos de forma mais sensata. As principais ferramentas de gestão de projectos que suportam a EAP são inestimáveis para criar uma estrutura de tarefas clara e facilitar a sua gestão. Tudo isto garante que todo o projeto decorra sem problemas e de acordo com o planeado.