Gestion de projet, Outils

Exemples de structures d'OTP dans différents secteurs et projets

Le Work Breakdown Structure est l’un des principaux outils de gestion de projet. Il vous permet de traduire la vision globale du projet en éléments logiquement organisés – des phases principales aux tâches détaillées, en passant par les étapes individuelles. C’est un moyen simple d’assurer la transparence et de contrôler et suivre efficacement l’avancement du projet. En pratique, cela signifie que le WBS organise non seulement la portée du projet, mais qu’il soutient également la planification des ressources, du budget et du calendrier. Mais… comment choisir une structure d’OTP qui corresponde aux spécificités d’un projet particulier ? Expliquons-le !

Dans cet article, vous apprendrez : Ce qu’est un WBS (Work Breakdown Structure) et pourquoi il est important. Comment choisir une structure d’OTP en fonction du secteur d’activité et du type de projet. Comment la complexité, la taille de l’équipe et la hiérarchie affectent la conception de l’OTP. Exemples d’OTP pour des projets informatiques, de construction et de marketing. Comment l’OTP améliore la planification, l’établissement de rapports et la gestion des risques. Quand utiliser des modèles plutôt que de créer un WBS à partir de zéro. L’importance de la flexibilité dans l’adaptation de l’OTP aux spécificités du projet.

Critères pour choisir la bonne structure d'OTP - que faut-il prendre en compte ?

Pas de plan, pas de progrès » : cette phrase pourrait être la devise de tout chef de projet. Mais un plan n’est pas le même qu’un autre, et il n’existe tout simplement pas de règle d’or pour la structure WBS idéale. Vous vous demandez comment choisir la bonne structure d’OTP ?

Tout dépend du projet en question, qu’il s’agisse d’un projet informatique, d’un projet immobilier, d’une campagne de marketing ou d’une chaîne de production. Chacun de ces domaines fonctionne selon ses propres règles. Mais il n’y a pas que le secteur d’activité qui compte !

La complexité du projet, le nombre d’équipes, le besoin de contrôle et la hiérarchie de gestion sont des facteurs tout aussi importants. Dans cet article, nous allons vous présenter des exemples de Work Breakdown Structure.

Type d’industrie et nature du projet (informatique, construction, marketing, fabrication)

Chaque secteur a sa propre dynamique et la structure de l’OTP doit en tenir compte. Sur quoi devez-vous vous concentrer ?

Les exemples de Work Breakdown Structure dans le monde de l’informatique suivent le plus souvent le cycle de vie du produit – de l’analyse des besoins, en passant par la conception et le développement de l’architecture, jusqu’aux tests et à la mise en œuvre. Dans le secteur de la construction, en revanche, la hiérarchie des tâches est plus linéaire et la division en étapes successives de la mise en œuvre de l’investissement devient un choix naturel. Après tout, il est difficile de penser aux finitions lorsque les fondations ne sont pas encore posées !

À l’inverse, la rapidité et la flexibilité sont ce qui compte dans le domaine du marketing. C’est pourquoi l’organigramme technique des projets de marketing est généralement basé sur les activités : de la recherche et de la stratégie à la distribution et à la communication des résultats, en passant par la création et la production de matériel.

Qu’en est-il des projets de production ? Dans ce cas, les processus technologiques et la logistique deviennent cruciaux, et l’accent est mis sur les interdépendances entre eux. Ces facteurs doivent être traités de manière à garantir un contrôle total de la chaîne d’approvisionnement et de l’assemblage.

Complexité des tâches et interdépendances

Plus un projet est complexe, plus sa structure doit être profonde. Les projets simples peuvent être décrits avec succès en deux ou trois niveaux, par exemple :

Objectif du projet → Principales étapes → Tâches principales

Ces modèles d’OTP devraient suffire pour les projets où le risque est relativement faible et où les liens entre les tâches individuelles ne forment pas un réseau complexe de dépendances.

La situation est différente dans les projets plus exigeants qui impliquent de nombreux domaines et spécialisations. Dans ce cas, il est nécessaire de créer des lots de travail plus détaillés. Chaque élément devient alors une partie d’un puzzle plus vaste, et les dépendances se multiplient, ce qui empêche souvent de passer à l’étape suivante.

La complexité des tâches influe également sur la manière dont elles sont décrites. Pour les projets de grande envergure, il ne suffit pas de dire que « la phase de mise en œuvre est en cours ». Il est nécessaire d’avoir un aperçu détaillé de l’état d’avancement des différents composants. Tout cela pour permettre aux gestionnaires d’identifier efficacement et rapidement les risques potentiels et de réagir à temps sans perdre le contrôle du projet.

Nombre d'équipes et de domaines de spécialisation concernés

Et si le projet implique non pas une mais plusieurs équipes, chacune ayant une spécialisation et un point de vue différents sur la question ? Dans ce cas, il convient d’envisager une approche organisationnelle dans laquelle les différentes parties de la structure sont attribuées à des départements, des compétences ou des sites spécifiques. Dans la pratique, cela ressemble à la division d’un orchestre en sections – bien que chacune joue son propre rôle, elles forment ensemble un tout harmonieux.

Une telle solution facilite à la fois la planification du travail et l’établissement de rapports ultérieurs. Chaque équipe travaille dans le cadre d’un périmètre clairement défini et, grâce à la structure WBS, le chef de projet a une vue d’ensemble des responsables de chaque tâche.

Ce type de structure fonctionne particulièrement bien dans les projets multidisciplinaires, tels que la mise en œuvre d’un système informatique, où les programmeurs, les testeurs, les spécialistes de l’infrastructure et les consultants commerciaux travaillent en parallèle. De même, dans le secteur de la construction, des équipes distinctes sont responsables de la construction, des installations et de la finition. L’OTP pour les projets de construction permet d’organiser ces domaines et d’éviter les chevauchements ou les lacunes dans les responsabilités.

Hiérarchie de gestion et niveau de détail requis pour le contrôle

Lors de la création d’une structure d’OTP, la question se pose toujours de savoir à quel point le projet doit être détaillé. La réponse est : « cela dépend ».

Dans les petits projets, où l’équipe travaille en étroite collaboration, une simple division en deux ou trois niveaux est souvent suffisante. De cette manière, chacun sait ce qu’il a à faire et le chef de projet peut facilement suivre l’évolution du projet.

D’autre part, pour les projets importants et complexes, une description générale des phases ne suffit plus et des ensembles de tâches détaillés sont nécessaires. Pourquoi est-ce si important ? Parce que plus il y a de personnes et de processus, plus il est facile d’oublier quelque chose. En divisant le travail en plusieurs parties, il est facile d’attribuer des responsabilités, un budget et des ressources à une tâche spécifique. Par conséquent, on peut voir d’un coup d’œil ce qui a déjà été fait, ce qui est en retard et où se situent les risques potentiels.

Le gestionnaire de projet doit donc trouver un équilibre entre une division trop générale, qui ne permet pas un réel contrôle, et une fragmentation excessive, qui rend la gestion difficile. En d’autres termes, tantôt une vue d’ensemble suffit, tantôt il est nécessaire de décomposer les tâches en éléments microscopiques. La règle est simple : plus le risque et l’ampleur du projet sont importants, plus la division du travail doit être détaillée.

La nécessité d'un contrôle du budget, des risques et des ressources

Chaque projet, quel que soit le secteur d’activité, se résume à un moment ou à un autre à trois questions :

1. Combien cela coûtera-t-il ?
2. Arriverons-nous à temps ?
3. Avons-nous les personnes et les outils pour le faire ?

C’est là que le Work Breakdown Structure s’avère inestimable ! La division du projet en lots de travail plus petits permet une estimation plus précise des coûts. Au lieu d’un montant général pour l’ensemble du projet, vous disposez d’une liste spécifique de tâches avec des budgets assignés, ce qui facilite le contrôle des dépenses.

Il en va de même pour les risques : plus les tâches sont détaillées, plus il est facile de prévoir où les problèmes peuvent survenir. Sachant qu’une activité dépend de la réalisation de plusieurs autres, vous pouvez immédiatement prévoir une solution de secours et éviter les mauvaises surprises.

Et qu’en est-il des ressources ? Ici aussi, la structure de l’organigramme technique de projet est extrêmement utile ! Le Work Breakdown Structure indique clairement combien de spécialistes – et de quel type – seront nécessaires à un moment donné. Cela minimise le risque de voir des tâches ultérieures rester en attente.

Une structure d’OTP bien construite est la base d’un travail plus calme et plus efficace, tant du point de vue du chef de projet que de celui de l’ensemble de l’équipe.

Exemple de structure d'OTP pour un projet informatique/logiciel

Maintenant que vous savez ce qu’il faut rechercher pour en choisir un, des exemples de Work Breakdown Structure peuvent vous faciliter la tâche. Nous avons préparé une petite fiche d’aide !

L’organigramme classique des projets informatiques commence par l’analyse des besoins et la préparation de la documentation. Il passe ensuite à la phase de conception de l’architecture et à la division du travail de développement en modules individuels ou sprints.

L’étape suivante est celle des tests – à la fois unitaires et d’intégration. Enfin, il y a la mise en œuvre et l’assistance post-mise en œuvre. Cette approche garantit non seulement la transparence des activités, mais permet également de rendre compte facilement de l’état d’avancement.

Exemple d’OTP pour un projet de construction ou d’infrastructure

La construction est régie par des règles différentes. Ici, la séquence des activités est prédéterminée – par exemple, vous ne pouvez pas sauter l’étape de la préparation du site ou des travaux de fondation. Les structures typiques de l’OTP dans les projets liés à la construction sont généralement organisées comme suit :

1. Travaux préparatoires
2. Fondations et structures
3. Installations techniques
4. Finition
5. Acceptation

Cela permet au travail de se dérouler dans une séquence naturelle, étape par étape, ce qui donne au gestionnaire du projet un contrôle total à la fois sur le calendrier et sur le risque d’éventuels retards.

Exemple d’OTP pour une campagne ou une initiative de marketing

Les campagnes de marketing requièrent une flexibilité beaucoup plus grande. Pour ce type de projet, l’OTP commence généralement par une analyse du marché et de l’audience. Une stratégie est ensuite élaborée et des supports créatifs sont préparés. L’étape suivante est la distribution, qui peut avoir lieu à la fois en ligne et hors ligne. L’ensemble du processus se termine par le suivi, l’optimisation des activités et un rapport final.

Dans ce cas, de nombreuses étapes peuvent se dérouler en parallèle et la structure de l’OTP permet de maintenir l’ordre et de répartir clairement les responsabilités.

Comment l'OTP aide à la planification et à l'établissement de rapports

La définition du WBS se résume à une façon simple de penser : diviser le projet en parties plus petites et compréhensibles pour faciliter la gestion et le contrôle de l’avancement. La modélisation de l’OTP organise un projet en parties claires et gérables pour une meilleure planification et un meilleur contrôle.

En d’autres termes, une structure d’OTP bien construite fait office de carte. Elle présente l’ensemble du projet en étapes logiques et vous permet de suivre facilement les éléments qui ont déjà été réalisés, ceux qui sont retardés et ceux qui nécessitent des ressources supplémentaires.

Il est surprenant de constater qu’un Work Breakdown Structure n’est pas seulement un outil de planification, mais qu’il constitue également la base des rapports et de la communication avec les parties prenantes. Une structure claire montre facilement où en est le projet à un moment donné, quelles sont les priorités et comment le budget évolue.

Comparaison de différentes structures d'OTP - principaux enseignements et observations

Voici la mauvaise nouvelle : il n’existe pas de modèle d’OTP universel qui fonctionne dans toutes les situations, et chaque secteur d’activité et chaque projet nécessitent une approche sur mesure.

Que devez-vous garder à l’esprit ? La construction exige un séquençage et une logique de phase stricte ; l’informatique – la modularité et une approche itérative, et le marketing – la flexibilité et la capacité d’exécuter des activités en parallèle. Voici quelques exemples de structures d’OTP.

Industrie/type de projet	Caractéristiques de l’OTP	Conclusions et notes
La construction	La structure est séquentielle – le travail est organisé selon une séquence logique	Il n’y a pas de raccourci possible ! Chaque étape doit être achevée avant que la suivante ne puisse commencer. Cela nécessite une bonne coordination et un suivi constant du calendrier.
Projets informatiques/logiciels	La structure est modulaire et souvent itérative – le travail sur les différentes fonctions ou modules se déroule en parallèle, selon des sprints convenus.	Un environnement idéal pour les méthodes de travail agiles. Le WBS permet d’organiser les itérations et de suivre facilement les progrès réalisés.
Campagnes de marketing et de communication	La structure est basée sur des activités qui se déroulent souvent simultanément.	Ce qui compte ici, c’est la flexibilité et la rapidité de réaction. Le WBS organise le travail dans un environnement dynamique et aide à maintenir la cohérence entre les équipes.

Exemples de Work Breakdown Structure

Quel que soit le secteur d’activité, il est utile de se familiariser avec les techniques de planification de projet. Elles vous permettent de mieux adapter la structure de vos activités à vos objectifs et de contrôler pleinement le déroulement du travail, de la première à la dernière étape.

Recommandations : Quand utiliser des modèles et quand concevoir votre OTP à partir de zéro ?

Les modèles de structure d’OTP prêts à l’emploi dans les projets peuvent faire gagner beaucoup de temps. Ils conviennent parfaitement aux projets répétitifs, tels que les mises en œuvre successives de systèmes, les campagnes de marketing cycliques ou les projets de construction standard.

Dans ce cas, la mise en œuvre pratique de l’OTP prend tout son sens ! Le modèle a déjà été testé et l’on sait comment les différentes étapes sont réparties, quelles sont les dépendances entre elles et où se situent les risques potentiels. Il vous suffit donc d’adapter le modèle à vos besoins actuels, et le tour est joué !

Cependant, dans certaines situations, un modèle tout fait ne suffit pas. Dans les projets innovants et multidisciplinaires, ou ceux qui vont au-delà des modèles habituels, il est tout simplement plus sûr de concevoir une structure d’OTP à partir de zéro.

Après tout, chaque projet a ses propres caractéristiques – une structure d’équipe différente, une méthode de travail différente, un rythme de prise de décision différent… Dans de tels cas, copier une structure toute faite peut faire plus de mal que de bien, car elle ne reflétera pas le déroulement réel du projet.

En résumé :

• Modèles de structure d’OTP prêts à l’emploi – parfaits pour les projets répétitifs (par exemple, la mise en œuvre de la prochaine version d’un logiciel).
• Conception à partir de zéro – nécessaire lorsque le projet est unique, innovant et implique de nombreux facteurs.

L’approche la plus intelligente ? La flexibilité ! Il vaut la peine de considérer les modèles prêts à l’emploi comme un point de départ et une source d’inspiration plutôt que comme un moyen de résoudre les problèmes. Un bon gestionnaire de projet doit être capable de combiner les deux mondes : utiliser ce qui a déjà été fait et adapter la structure aux nouvelles conditions.

FlexiProject est un outil puissant qui vous aide à organiser les tâches, à planifier les étapes suivantes et à garder l’ensemble du projet sous contrôle lorsque vous travaillez avec une Work Breakdown Structure, et plus particulièrement lorsque vous visualisez la structure WBS à l’aide d’un diagramme de Gantt. Vous vous demandez quelles sont les fonctionnalités de FlexiProject qui supportent les WBS?

C’est simple ! Le calendrier, le diagramme de Gantt, la gestion des tâches et des ressources, ainsi que les modèles prêts à l’emploi rendront la conception et le développement de la structure WBS non seulement plus faciles, mais aussi beaucoup plus intuitifs.

Conclusion - des exemples concrets pour mieux planifier les projets

Une structure d’OTP bien conçue est plus qu’un simple document dans les archives de l’entreprise. C’est un outil de navigation qui guide l’équipe tout au long du projet, étape par étape. Grâce à elle, même l’entreprise la plus complexe peut être organisée avec succès, en lui donnant une structure logique et transparente.

Les exemples de Work Breakdown Structure provenant de divers secteurs d’activité montrent qu’il n’existe pas de modèle unique et universel et que chaque domaine a ses propres spécificités et son propre rythme de travail. C’est pourquoi il vaut la peine de les considérer comme une source d’inspiration et un point de référence, en observant comment les autres organisent leurs projets et en choisissant les solutions qui peuvent être transposées dans votre propre environnement.

Une structure WBS soigneusement planifiée vous permet d’identifier les risques à un stade précoce, de planifier votre budget plus efficacement et d’allouer les ressources plus judicieusement. Les meilleurs outils de gestion de projet qui prennent en charge les OTP sont inestimables pour créer une structure de tâches claire et en faciliter la gestion. Tout cela permet de garantir que l’ensemble du projet se déroule sans heurts et conformément au plan.