Projektleitung, Werkzeuge

Beispiele für WBS-Strukturen in verschiedenen Branchen und Projekten

Der Work Breakdown Structure ist eines der wichtigsten Projektmanagement-Tools. Er ermöglicht es Ihnen, die Gesamtvision des Projekts in logisch organisierte Elemente zu übersetzen – von den Hauptphasen über einzelne Phasen bis hin zu detaillierten Aufgaben. Er ist ein einfacher Weg, um Transparenz zu schaffen und den Fortschritt effektiv zu kontrollieren und zu überwachen. In der Praxis bedeutet dies, dass der WBS nicht nur den Umfang des Projekts organisiert, sondern auch die Ressourcen-, Budget- und Zeitplanung unterstützt. Aber… wie wählen Sie eine WBS-Struktur, die zu den Besonderheiten eines bestimmten Projekts passt? Lassen Sie es uns erklären!

In diesem Artikel erfahren Sie mehr: Was eine WBS (Work Breakdown Structure) ist und warum sie wichtig ist. Wie Sie eine WBS-Struktur je nach Branche und Projekttyp auswählen. Wie sich Komplexität, Teamgröße und Hierarchie auf das WBS-Design auswirken. Beispiele für WBS für IT-, Bau- und Marketingprojekte. Wie WBS die Planung, die Berichterstattung und das Risikomanagement verbessert. Wann Sie Vorlagen verwenden und wann Sie einen WBS von Grund auf neu erstellen sollten. Die Bedeutung der Flexibilität bei der Anpassung des WBS an die Projektspezifika.

Kriterien für die Auswahl der richtigen WBS-Struktur - was ist zu beachten?

‚Kein Plan, kein Fortschritt‘ – diese Aussage könnte das Motto eines jeden Projektmanagers sein. Aber Plan ist nicht gleich Plan, und es gibt einfach keine goldene Mitte für die ideale WBS-Struktur. Fragen Sie sich, wie Sie die richtige WBS-Struktur auswählen?

Das hängt von dem jeweiligen Projekt ab – ob es sich um IT, Wohnungsbau, eine Marketingkampagne oder eine Produktionslinie handelt. Jeder dieser Bereiche arbeitet nach seinen eigenen Regeln. Aber die Branche ist nicht das Einzige, was zählt!

Ebenso wichtig sind die Komplexität des Projekts, die Anzahl der Teams, der Bedarf an Kontrolle und die Managementhierarchie. In diesem Artikel führen wir Sie durch Beispiele für Work Breakdown Structures.

Art der Branche und Art des Projekts (IT, Bauwesen, Marketing, Fertigung)

Jede Branche hat ihre eigene Dynamik, und die WBS-Struktur sollte dies widerspiegeln. Worauf sollten Sie sich konzentrieren?

Work Breakdown Structure-Beispiele in der IT-Welt folgen meist dem Produktlebenszyklus – von der Anforderungsanalyse über den Architekturentwurf und die Entwicklung bis hin zu Test und Implementierung. Im Bauwesen hingegen ist die Aufgabenhierarchie linearer, und die Unterteilung in aufeinanderfolgende Phasen der Investitionsumsetzung ist eine natürliche Wahl. Schließlich ist es schwer, über den letzten Schliff nachzudenken, wenn das Fundament noch nicht einmal gelegt ist!

Im Marketing hingegen kommt es auf Schnelligkeit und Flexibilität an. Deshalb basiert der Projektstrukturplan für Marketingprojekte in der Regel auf Aktivitäten: von der Forschung und Strategie über die Erstellung und Produktion von Materialien bis hin zur Verteilung und Berichterstattung der Ergebnisse.

Und was ist mit Produktionsprojekten? Hier sind die technologischen Prozesse und die Logistik von entscheidender Bedeutung, wobei der Schwerpunkt auf den gegenseitigen Abhängigkeiten zwischen ihnen liegt. Diese Faktoren müssen so berücksichtigt werden, dass die vollständige Kontrolle über die Lieferkette und die Montage gewährleistet ist.

Aufgabenkomplexität und Interdependenzen

Je komplexer ein bestimmtes Projekt ist, desto tiefer muss seine Struktur sein. Einfache Projekte können z.B. erfolgreich auf zwei oder drei Ebenen beschrieben werden:

Ziel des Projekts → Wichtigste Etappen → Wichtige Aufgaben

Solche PSP-Vorlagen sollten für Projekte ausreichen, bei denen das Risiko relativ gering ist und die Verbindungen zwischen einzelnen Aufgaben kein komplexes Netz von Abhängigkeiten bilden.

Anders verhält es sich bei anspruchsvolleren Projekten, die viele Bereiche und Spezialisierungen umfassen. In diesem Fall ist es notwendig, detailliertere Arbeitspakete zu erstellen. Jedes Element wird dann Teil eines größeren Puzzles, und die Abhängigkeiten vervielfachen sich stark, so dass oft die Möglichkeit besteht, zur nächsten Phase überzugehen.

Psst! Die Komplexität der Aufgaben wirkt sich auch auf die Art und Weise aus, wie sie gemeldet werden. Bei großen Projekten reicht es nicht aus, zu sagen, dass ‚die Implementierungsphase läuft‘. Ein detaillierter Einblick in den Status der einzelnen Komponenten ist notwendig. All dies soll es Managern ermöglichen, potenzielle Risiken effizient und schnell zu erkennen und rechtzeitig zu reagieren, ohne die Kontrolle über das Projekt zu verlieren.

Anzahl der beteiligten Teams und Fachgebiete

Was ist, wenn das Projekt nicht nur ein, sondern mehrere Teams umfasst, von denen jedes eine andere Spezialisierung und einen anderen Blickwinkel auf die Angelegenheit hat? In diesem Fall lohnt es sich, einen organisatorischen Ansatz in Betracht zu ziehen, bei dem einzelne Teile der Struktur bestimmten Abteilungen, Kompetenzen oder Standorten zugewiesen werden. In der Praxis ähnelt dies der Aufteilung eines Orchesters in Sektionen – obwohl jede ihre eigene Rolle spielt, bilden sie zusammen ein harmonisches Ganzes.

Eine solche Lösung erleichtert sowohl die Arbeitsplanung als auch die anschließende Berichterstattung. Jedes Team arbeitet innerhalb eines klar definierten Bereichs, und dank der WBS-Struktur erhält der Projektmanager ein vollständiges Bild davon, wer für die einzelnen Aufgaben verantwortlich ist.

Diese Art von Struktur funktioniert besonders gut bei multidisziplinären Projekten wie der Implementierung von IT-Systemen, bei denen Programmierer, Tester, Infrastrukturspezialisten und Unternehmensberater parallel arbeiten. Ähnlich verhält es sich im Bauwesen, wo getrennte Teams für den Bau, die Installation und die Fertigstellung zuständig sind. Der Projektstrukturplan für Bauprojekte ermöglicht die Organisation dieser Bereiche und verhindert Überschneidungen oder Lücken in den Verantwortlichkeiten.

Managementhierarchie und für die Kontrolle erforderliche Detailtiefe

Bei der Erstellung einer WBS-Struktur stellt sich immer die Frage: Wie detailliert sollte das Projekt sein? Die Antwort lautet: „Das kommt darauf an“.

Bei kleinen Projekten, bei denen das Team eng zusammenarbeitet, ist eine einfache Aufteilung in zwei oder drei Ebenen oft ausreichend. Auf diese Weise weiß jeder, was zu tun ist, und der Projektmanager kann den Fortschritt leicht überwachen.

Andererseits reicht bei großen und komplexen Projekten eine allgemeine Beschreibung der Phasen nicht mehr aus, und es werden detaillierte Aufgabenpakete benötigt. Warum ist das so wichtig? Weil es umso leichter ist, etwas zu übersehen, je mehr Menschen und Prozesse es gibt. Wenn Sie die Arbeit in kleinere Teile aufteilen, ist es einfach, einer bestimmten Aufgabe Verantwortlichkeiten, Budget und Ressourcen zuzuweisen. So kann man auf einen Blick erkennen, was bereits erledigt wurde, was sich verzögert und wo potenzielle Risiken entstehen könnten.

Projektmanager müssen daher ein Gleichgewicht finden zwischen einer zu allgemeinen Aufteilung, die keine wirkliche Kontrolle ermöglicht, und einer übermäßigen Fragmentierung, die die Verwaltung erschwert. Mit anderen Worten: Manchmal reicht ein Blick aus der Vogelperspektive, und manchmal ist es notwendig, die Aufgaben in mikroskopisch kleine Teile zu zerlegen. Die Regel ist einfach: Je größer das Risiko und der Umfang des Projekts sind, desto detaillierter sollte die Arbeitsteilung sein.

Die Notwendigkeit einer Budget-, Risiko- und Ressourcenkontrolle

Jedes Projekt, ganz gleich in welcher Branche, läuft irgendwann auf drei Fragen hinaus:

1. Wie viel wird es kosten?
2. Werden wir es rechtzeitig schaffen?
3. Haben wir die Menschen und die Mittel, um dies zu tun?

An dieser Stelle erweist sich die Work Breakdown Structure (WBS) als unschätzbar wertvoll! Die Aufteilung des Projekts in kleinere Arbeitspakete ermöglicht genauere Kostenschätzungen. Anstelle eines allgemeinen Betrags für das gesamte Projekt haben Sie eine spezifische Liste von Aufgaben mit zugewiesenen Budgets, was die Ausgabenkontrolle erleichtert.

Dasselbe gilt für das Risiko – je detaillierter die Aufgaben sind, desto leichter lässt sich vorhersagen, wo Probleme auftreten könnten. Wenn Sie wissen, dass eine Aktivität von der Erledigung mehrerer anderer abhängt, können Sie sofort ein Backup planen und unangenehme Überraschungen vermeiden.

Und was ist mit den Ressourcen? Auch hier ist die WBS-Struktur äußerst hilfreich! Aus der Work Breakdown Structure geht klar hervor, wie viele Spezialisten – und welcher Art – zu einem bestimmten Zeitpunkt benötigt werden. Dadurch wird das Risiko minimiert, dass nachfolgende Aufgaben in der Warteschlange zurückbleiben.

Eine gut aufgebaute WBS-Struktur ist die Grundlage für ein ruhigeres und effektiveres Arbeiten – sowohl aus der Sicht des Projektleiters als auch aus der des gesamten Teams.

Beispiel für eine WBS-Struktur für ein IT/Software-Projekt

Da Sie nun wissen, worauf Sie bei der Auswahl achten müssen, können Ihnen Beispiele für Work Breakdown Structure diese Aufgabe erleichtern. Wir haben einen kurzen Spickzettel vorbereitet!

Der klassische Projektstrukturplan für IT-Projekte beginnt mit der Analyse der Anforderungen und der Erstellung der Dokumentation. Danach folgt die Phase des Architekturdesigns und die Aufteilung der Entwicklungsarbeit in einzelne Module oder Sprints.

Die nächste Phase ist das Testen – sowohl Unit- als auch Integrationstests. Schließlich erfolgt die Implementierung und post-implementation support. Dieser Ansatz gewährleistet nicht nur die Transparenz der Aktivitäten, sondern ermöglicht auch eine einfache Fortschrittsberichterstattung.

Beispiel für einen Projektstrukturplan für ein Bau- oder Infrastrukturprojekt

Für den Bau gelten andere Regeln. Hier ist die Reihenfolge der Aktivitäten vorgegeben – Sie können zum Beispiel nicht die Phase der Baustellenvorbereitung oder der Fundamentarbeiten überspringen. Die typischen WBS-Strukturen in baubezogenen Projekten sind in der Regel wie folgt organisiert:

1. Vorbereitende Arbeiten
2. Fundamente und Strukturen
3. Technische Anlagen
4. Fertigstellung
5. Akzeptanz

Auf diese Weise können die Arbeiten in einer natürlichen, schrittweisen Abfolge durchgeführt werden, so dass der Projektmanager die volle Kontrolle über den Zeitplan und das Risiko möglicher Verzögerungen hat.

Beispiel für einen Projektstrukturplan für eine Marketingkampagne oder -initiative

Für Marketingkampagnen ist eine viel größere Flexibilität erforderlich. Ein WBS für solche Projekte beginnt in der Regel mit einer Markt- und Zielgruppenanalyse. Dann wird eine Strategie entwickelt, und es werden kreative Materialien erstellt. Der nächste Schritt ist die Verteilung, die sowohl online als auch offline erfolgen kann. Der gesamte Prozess endet mit der Überwachung, der Optimierung der Aktivitäten und einem Abschlussbericht.

Psst! In diesem Fall können viele Phasen parallel ablaufen, und die WBS-Struktur hilft dabei, sowohl Ordnung als auch eine klare Aufteilung der Verantwortlichkeiten aufrechtzuerhalten.

Wie der WBS bei der Planung und Berichterstattung hilft

Die WBS-Definition läuft auf eine einfache Denkweise hinaus: Unterteilen Sie das Projekt in kleinere, verständliche Teile, um den Fortschritt leichter verwalten und kontrollieren zu können. Bei der WBS-Modellierung wird ein Projekt in klare, überschaubare Teile aufgeteilt, um eine bessere Planung und Kontrolle zu ermöglichen.

Mit anderen Worten: Eine gut aufgebaute WBS-Struktur dient als Landkarte. Sie zeigt das gesamte Projekt in logischen Schritten und ermöglicht es Ihnen, leicht zu verfolgen, welche Elemente bereits abgeschlossen sind, welche sich verzögern und welche zusätzliche Ressourcen benötigen.

Überraschenderweise ist ein Work Breakdown Structure nicht nur ein Planungsinstrument, sondern auch die Grundlage für die Berichterstattung und die Kommunikation mit den Beteiligten. Anhand einer klaren Struktur lässt sich leicht erkennen, wo sich das Projekt zu einem bestimmten Zeitpunkt befindet, welche Prioritäten gesetzt werden und wie sich das Budget entwickelt.

Vergleich verschiedener WBS-Strukturen - wichtige Erkenntnisse und Beobachtungen

Die schlechte Nachricht: Es gibt keine universelle WBS-Vorlage, die in jeder Situation funktioniert, und jede Branche und jedes Projekt erfordert einen maßgeschneiderten Ansatz.

Was sollten Sie dabei beachten? Im Bauwesen sind eine Sequenzierung und eine strikte Phasenlogik erforderlich, im IT-Bereich Modularität und ein iterativer Ansatz und im Marketing Flexibilität und die Fähigkeit, Aktivitäten parallel durchzuführen. Hier finden Sie einige Beispiele für WBS-Strukturen.

Branche/Projekttyp	Merkmale des Projektstrukturplans	Schlussfolgerungen und Anmerkungen
Bauwesen	Die Struktur ist sequentiell – die Arbeit ist in einer logischen Reihenfolge angeordnet	Hier gibt es keine Abkürzungen! Jede Phase muss abgeschlossen sein, bevor die nächste beginnen kann. Dies erfordert eine gute Koordination und eine ständige Überwachung des Zeitplans.
IT/Software-Projekte	Die Struktur ist modular und oft iterativ – die Arbeit an verschiedenen Funktionen oder Modulen läuft parallel, entsprechend den vereinbarten Sprints	Eine ideale Umgebung für agile Arbeitsmethoden. Der Projektstrukturplan hilft dabei, die Iterationen zu organisieren und macht es einfach, den Fortschritt zu verfolgen.
Marketing/ Kommunikationskampagnen	Die Struktur basiert auf Aktivitäten, die oft gleichzeitig stattfinden.	Hier kommt es auf Flexibilität und schnelle Reaktion an. Der Projektstrukturplan organisiert die Arbeit in einem dynamischen Umfeld und hilft, die Konsistenz zwischen den Teams zu wahren.

Work Breakdown Structure Beispiele

Unabhängig von der Branche lohnt es sich, sich mit Projektplanungstechniken vertraut zu machen. Sie ermöglichen es Ihnen, die Struktur Ihrer Aktivitäten besser auf Ihre Ziele abzustimmen und die volle Kontrolle über den Verlauf der Arbeit von der ersten bis zur letzten Phase zu gewinnen.

Empfehlungen: Wann Sie Vorlagen verwenden und wann Sie Ihren WBS von Grund auf neu entwerfen sollten

Vorgefertigte WBS-Strukturvorlagen in Projekten können viel Zeit sparen. Sie eignen sich hervorragend für sich wiederholende Projekte, wie z.B. aufeinanderfolgende Systemimplementierungen, zyklische Marketingkampagnen oder Standardbauprojekte.

In solchen Fällen macht die praktische WBS-Implementierung Sinn! Das Muster wurde bereits getestet, und es ist bekannt, wie die einzelnen Phasen verteilt sind, welche Abhängigkeiten zwischen ihnen bestehen und wo potenzielle Risiken auftreten können. Sie müssen die Vorlage also nur noch an Ihre aktuellen Bedürfnisse anpassen, und schon sind Sie fertig!

Es gibt jedoch auch Situationen, in denen eine vorgefertigte Vorlage einfach nicht ausreicht. Bei innovativen, multidisziplinären Projekten oder solchen, die über die üblichen Muster hinausgehen, ist es einfach sicherer, eine WBS-Struktur von Grund auf zu entwerfen.

Schließlich hat jedes Projekt seine eigenen Besonderheiten – eine andere Teamstruktur, eine andere Arbeitsweise, einen anderen Entscheidungsrhythmus… In solchen Fällen kann das Kopieren einer vorgefertigten Struktur mehr schaden als nützen, da sie nicht den tatsächlichen Verlauf des Projekts widerspiegelt.

Zusammengefasst:

• Vorgefertigte WBS-Strukturvorlagen – perfekt für sich wiederholende Projekte (z. B. die Implementierung der nächsten Softwareversion)
• Von Grund auf neu entwerfen – notwendig, wenn das Projekt einzigartig und innovativ ist und viele Faktoren einbezieht

Der klügste Ansatz? Flexibilität! Es lohnt sich, vorgefertigte Vorlagen als Ausgangspunkt und Inspiration zu betrachten und nicht als Problemlöser. Ein guter Projektmanager sollte in der Lage sein, beide Welten zu vereinen – das zu nutzen, was bereits geschehen ist, und die Struktur an neue Bedingungen anzupassen.

Psst! Bei der Arbeit mit einem Projektstrukturplan und insbesondere bei der Visualisierung der WBS-Struktur mit einem Gantt-Diagramm ist FlexiProject ein leistungsstarkes Tool, das Ihnen hilft, Aufgaben zu organisieren, die nächsten Schritte zu planen und das gesamte Projekt unter Kontrolle zu halten. Fragen Sie sich, welche FlexiProject Funktionen den Projektstrukturplan unterstützen?

Es ist ganz einfach! Der Zeitplan, das Gantt-Diagramm, die Aufgaben- und Ressourcenverwaltung sowie die vorgefertigten Vorlagen machen die Gestaltung und Entwicklung der WBS-Struktur nicht nur einfacher, sondern auch viel intuitiver.

Fazit - Beispiele aus der Praxis als Hilfsmittel für eine bessere Projektplanung

Eine gut durchdachte WBS-Struktur ist mehr als nur ein weiteres Dokument im Unternehmensarchiv. Sie ist ein Navigationsinstrument, das das Team Schritt für Schritt durch das gesamte Projekt führt. Mit ihrer Hilfe lässt sich selbst das komplexeste Vorhaben erfolgreich organisieren, indem man ihm eine logische und transparente Struktur gibt.

Beispiele für Work Breakdown Structure aus verschiedenen Branchen zeigen, dass es keine einheitliche, universelle Vorlage gibt und dass jeder Bereich seine eigenen Besonderheiten und sein eigenes Arbeitstempo hat. Deshalb lohnt es sich, sie als Inspiration und Anhaltspunkt zu betrachten, zu schauen, wie andere ihre Projekte organisieren und zu entscheiden, welche Lösungen sich auf Ihr eigenes Umfeld übertragen lassen.

Eine sorgfältig geplante WBS-Struktur ermöglicht es Ihnen, Risiken frühzeitig zu erkennen, Ihr Budget effektiver zu planen und Ressourcen sinnvoller zuzuweisen. Top-Projektmanagement-Tools, die den Projektstrukturplan unterstützen, sind von unschätzbarem Wert, wenn es darum geht, eine klare Aufgabenstruktur zu schaffen und diese einfacher zu verwalten. All dies stellt sicher, dass das gesamte Projekt reibungslos und planmäßig verläuft.