Instrumente, Managementul proiectelor

Exemple de structuri WBS în diferite industrii și proiecte

Work Breakdown Structure este unul dintre instrumentele cheie de gestionare a proiectelor. Aceasta vă permite să traduceți viziunea generală a proiectului în elemente organizate logic – de la fazele principale, prin etape individuale, la sarcini detaliate. Este o modalitate simplă de a obține transparență și de a controla și monitoriza eficient progresul. În practică, acest lucru înseamnă că WBS nu numai că organizează domeniul de aplicare al proiectului, dar sprijină și planificarea resurselor, a bugetului și a calendarului. Dar… cum alegeți o structură WBS care să se potrivească specificului unui anumit proiect? Să explicăm!

În acest articol, veți afla: Ce este un WBS (Work Breakdown Structure) și de ce este important. Cum să alegeți o structură WBS în funcție de industrie și de tipul de proiect. Modul în care complexitatea, dimensiunea echipei și ierarhia afectează proiectarea WBS. Exemple de WBS pentru proiecte IT, de construcții și de marketing. Modul în care WBS îmbunătățește planificarea, raportarea și gestionarea riscurilor. Când să folosiți șabloane față de crearea unui WBS de la zero. Importanța flexibilității în adaptarea WBS la specificul proiectului.

Criterii pentru alegerea structurii WBS potrivite - ce trebuie luat în considerare?

„Fără plan, nu există progres” – această afirmație ar putea fi motto-ul oricărui manager de proiect. Dar un plan nu este la fel ca altul și pur și simplu nu există o medie de aur pentru structura WBS ideală. Vă întrebați cum să alegeți structura WBS potrivită?

Totul depinde de proiectul specific – fie că este vorba de IT, de dezvoltarea de locuințe, de o campanie de marketing sau de o linie de producție. Fiecare dintre aceste domenii funcționează după propriile reguli. Cu toate acestea, domeniul nu este singurul lucru care contează!

Factorii la fel de importanți includ complexitatea proiectului, numărul de echipe, nevoia de control și ierarhia de management. În acest articol, vă vom ghida prin exemple de Work Breakdown Structure.

Tipul de industrie și natura proiectului (IT, construcții, marketing, producție)

Fiecare sector are propria sa dinamică, iar structura WBS trebuie să reflecte acest lucru. Pe ce ar trebui să vă concentrați?

Exemplele de Work Breakdown Structure din lumea IT urmează cel mai adesea ciclul de viață al produsului – de la analiza cerințelor, prin proiectarea și dezvoltarea arhitecturii, până la testare și implementare. În construcții, pe de altă parte, ierarhia sarcinilor este mai liniară, iar împărțirea în etape succesive de implementare a investițiilor devine o alegere naturală. La urma urmei, este greu să te gândești la finisaje atunci când fundațiile nu sunt încă puse!

În schimb, viteza și flexibilitatea sunt cele care contează în marketing. Acesta este motivul pentru care WBS pentru proiectele de marketing se bazează, de obicei, pe activități: de la cercetare și strategie, prin crearea și producția de materiale, până la distribuirea și raportarea rezultatelor.

Ce se întâmplă cu proiectele de producție? Aici, procesele tehnologice și logistica devin cruciale, cu un accent puternic pe interdependențele dintre acestea. Acești factori trebuie abordați într-un mod care să asigure controlul deplin asupra lanțului de aprovizionare și asamblare.

Complexitatea sarcinilor și interdependențele

Cu cât un anumit proiect este mai complex, cu atât structura sa trebuie să fie mai profundă. Proiectele simple pot fi descrise cu succes în două sau trei niveluri, de exemplu:

Scopul proiectului → Etapele principale → Sarcini-cheie

Astfel de modele WBS ar trebui să fie suficiente pentru proiectele în care riscul este relativ scăzut, iar legăturile dintre sarcinile individuale nu formează o rețea complexă de dependențe.

Situația este diferită în cazul proiectelor mai solicitante care implică multe domenii și specializări. În acest caz, este necesar să se creeze pachete de lucru mai detaliate. Fiecare element devine apoi parte a unui puzzle mai mare, iar dependențele se înmulțesc puternic, solicitând adesea posibilitatea de a trece la etapa următoare.

Complexitatea sarcinilor afectează, de asemenea, modul în care acestea sunt raportate. Pentru proiectele la scară largă, nu este suficient să se spună că „faza de implementare este în curs de desfășurare”. Este necesară o perspectivă detaliată asupra stadiului componentelor individuale. Toate acestea pentru a permite managerilor să identifice eficient și rapid riscurile potențiale și să reacționeze la timp fără a pierde controlul asupra proiectului.

Numărul de echipe și domenii de specializare implicate

Ce se întâmplă dacă proiectul implică nu una, ci mai multe echipe, fiecare cu o specializare diferită și o perspectivă diferită asupra problemei? În acest caz, merită luată în considerare o abordare organizațională în care părțile individuale ale structurii sunt atribuite anumitor departamente, competențe sau locații. În practică, acest lucru seamănă cu împărțirea unei orchestre în secțiuni – deși fiecare își joacă propriul rol, împreună formează un tot armonios.

O astfel de soluție facilitează atât planificarea activității, cât și raportarea ulterioară. Fiecare echipă lucrează în cadrul unui domeniu de aplicare clar definit, iar datorită structurii WBS, managerul de proiect obține o imagine completă a persoanelor responsabile pentru fiecare sarcină.

Acest tip de structură funcționează deosebit de bine în proiectele multidisciplinare, cum ar fi implementarea sistemelor IT, unde programatorii, verificatorii, specialiștii în infrastructură și consultanții de afaceri lucrează în paralel. În mod similar, în construcții, echipe separate sunt responsabile de construcții, instalații și finisaje. WBS pentru proiectele de construcții permite organizarea acestor domenii și previne suprapunerea lucrărilor sau lacunele în responsabilități.

Ierarhia de conducere și nivelul de detaliu necesar pentru control

Atunci când se creează o structură WBS, apare întotdeauna întrebarea: cât de detaliat ar trebui să fie proiectul? Răspunsul este: „depinde”.

În cazul proiectelor mici, în care echipa lucrează îndeaproape împreună, o divizare simplă în două sau trei niveluri este adesea suficientă. În acest fel, fiecare știe ce are de făcut, iar managerul de proiect poate monitoriza cu ușurință progresul.

Pe de altă parte, pentru proiectele mari și complexe, o descriere generală a fazelor nu mai este suficientă și sunt necesare pachete de sarcini detaliate. De ce este acest lucru atât de important? Pentru că, cu cât există mai multe persoane și procese, cu atât este mai ușor să treci ceva cu vederea. Prin împărțirea activității în părți mai mici, este ușor să se atribuie responsabilități, buget și resurse unei sarcini specifice. În consecință, se poate spune dintr-o privire ce a fost deja făcut, ce este întârziat și unde pot apărea riscuri potențiale.

Prin urmare, managerii de proiect trebuie să găsească un echilibru între o diviziune prea generală, care nu asigură un control real, și o fragmentare excesivă, care îngreunează gestionarea. Cu alte cuvinte, uneori este suficientă o vedere de ansamblu, iar alteori este necesară împărțirea sarcinilor în părți microscopice. Regula este simplă: cu cât riscul și amploarea proiectului sunt mai mari, cu atât diviziunea muncii trebuie să fie mai detaliată.

Necesitatea controlului bugetului, riscurilor și resurselor

Fiecare proiect, indiferent de industrie, se reduce la un moment dat la trei întrebări:

1. Cât va costa?
2. Vom ajunge la timp?
3. Avem oamenii și instrumentele necesare pentru a face acest lucru?

Acesta este momentul în care Work Breakdown Structure (WBS) se dovedește a fi de neprețuit! Împărțirea proiectului în pachete de lucru mai mici permite estimări mai exacte ale costurilor. În loc de o sumă generală pentru întregul proiect, aveți o listă specifică de sarcini cu bugete alocate, ceea ce facilitează controlul cheltuielilor.

Același lucru se poate spune și despre risc – cu cât sarcinile sunt mai detaliate, cu atât este mai ușor să preziceți unde pot apărea probleme. Știind că o activitate depinde de finalizarea altor câteva, puteți planifica imediat o rezervă și puteți evita surprizele neplăcute.

Și cum rămâne cu resursele? Aici, structura WBS este, de asemenea, extrem de utilă! Work Breakdown Structure arată clar câți specialiști – și de ce tip – vor fi necesari la un moment dat. Acest lucru minimizează riscul unei situații în care sarcinile ulterioare sunt lăsate să aștepte la coadă.

O structură WBS bine construită este baza pentru o muncă mai calmă și mai eficientă – atât din punctul de vedere al managerului de proiect, cât și al întregii echipe.

Exemplu de structură WBS pentru un proiect IT/ Software

Acum că știți ce să căutați atunci când alegeți unul, exemplele de Work Breakdown Structure vă pot ușura această sarcină. Am pregătit o scurtă fișă de înșelăciune!

WBS clasic pentru proiectele IT începe cu analiza cerințelor și pregătirea documentației. Se trece apoi la faza de proiectare a arhitecturii și la împărțirea activității de dezvoltare în module individuale sau sprinturi.

Următoarea etapă este testarea – atât cea unitară, cât și cea legată de integrare. În cele din urmă, urmează implementarea și asistența postimplementare. Această abordare nu numai că asigură transparența activităților, dar permite și raportarea ușoară a progreselor.

Exemplu de WBS pentru un proiect de construcție sau de infrastructură

Construcția este guvernată de reguli diferite. Aici, secvența de activități este predeterminată – de exemplu, nu puteți sări peste etapa de pregătire a șantierului sau a lucrărilor de fundație. Structurile tipice WBS în proiectele care sunt legate de construcții sunt de obicei organizate după cum urmează:

1. Lucrări pregătitoare
2. Fundații și structuri
3. Instalații tehnice
4. Finisare
5. Acceptare

Acest lucru permite ca lucrările să se desfășoare într-o secvență naturală, pas cu pas, oferind managerului de proiect un control deplin atât asupra programului, cât și asupra riscului de posibile întârzieri.

Exemplu de WBS pentru o campanie sau o inițiativă de marketing

Pentru campaniile de marketing este necesară o flexibilitate mult mai mare. Un WBS pentru astfel de proiecte începe de obicei cu analiza pieței și a audienței. Apoi se dezvoltă o strategie și se pregătesc materiale creative. Următorul pas este distribuția, care poate avea loc atât online, cât și offline. Întregul proces se încheie cu monitorizarea, optimizarea activităților și un raport final.

În acest caz, mai multe etape se pot desfășura în paralel, iar structura WBS ajută la menținerea ordinii și a unei repartizări clare a responsabilităților.

Cum ajută WBS la planificare și raportare

Definiția WBS se reduce la un mod simplu de gândire: împărțirea proiectului în părți mai mici, ușor de înțeles, pentru a facilita gestionarea și controlul progresului. Modelarea WBS organizează un proiect în părți clare, ușor de gestionat, pentru o mai bună planificare și control.

Cu alte cuvinte, o structură WBS bine construită acționează ca o hartă. Aceasta prezintă întregul proiect în etape logice și vă permite să urmăriți cu ușurință care elemente au fost deja finalizate, care sunt întârziate și care necesită resurse suplimentare.

În mod surprinzător, o Work Breakdown Structure nu este doar un instrument de planificare, ci și baza pentru raportare și comunicare cu părțile interesate. O structură clară arată cu ușurință unde se află proiectul la un moment dat, care sunt prioritățile și cum evoluează bugetul.

Compararea diferitelor structuri WBS - principalele concluzii și observații

Iată vestea proastă: nu există un șablon WBS universal care să funcționeze în orice situație, iar fiecare industrie și proiect necesită o abordare personalizată.

Ce ar trebui să aveți în vedere? Construcțiile necesită secvențiere și o logică strânsă a fazelor; IT – modularitate și o abordare iterativă, iar marketingul – flexibilitate și capacitatea de a desfășura activități în paralel. Iată câteva exemple de structuri WBS.

Industrie/ Tip de proiect	Caracteristici ale WBS	Concluzii și note
Construcții	Structura este secvențială – lucrarea este aranjată într-o secvență logică	Aici nu există scurtături! Fiecare etapă trebuie să fie finalizată înainte ca următoarea să poată începe. Acest lucru necesită o bună coordonare și o monitorizare constantă a programului.
Proiecte IT/ software	Structura este modulară și adesea iterativă – lucrul la diferite funcții sau module se desfășoară în paralel, în funcție de sprinturile convenite	Un mediu ideal pentru metodele de lucru Agile. WBS ajută la organizarea iterațiilor și facilitează urmărirea progresului.
Campanii de marketing/comunicare	Structura se bazează pe activități care au loc adesea simultan.	Flexibilitatea și răspunsul rapid sunt cele care contează aici. WBS organizează munca într-un mediu dinamic și ajută la menținerea coerenței între echipe.

Exemple de Work Breakdown Structure

Indiferent de industrie, merită să vă familiarizați cu tehnicile de planificare a proiectelor. Acestea vă permit să adaptați mai bine structura activităților dvs. la obiectivele dvs. și să obțineți controlul deplin asupra desfășurării lucrărilor de la prima până la ultima etapă.

Recomandări: Când să folosiți șabloane și când să vă concepeți WBS de la zero

Șabloanele de structură WBS gata făcute în proiecte pot economisi mult timp. Acestea funcționează excelent în proiecte repetitive, cum ar fi implementări succesive de sisteme, campanii de marketing ciclice sau proiecte de construcții standard.

În astfel de cazuri, implementarea practică a WBS are sens! Modelul a fost deja testat și se știe cum sunt distribuite etapele individuale, care sunt dependențele dintre ele și unde pot apărea riscuri potențiale. Deci, tot ce trebuie să faceți este să adaptați șablonul la nevoile dvs. actuale și ați terminat!

Cu toate acestea, există și situații în care un șablon gata făcut pur și simplu nu este suficient. În cazul proiectelor inovatoare, multidisciplinare sau al celor care depășesc tiparele obișnuite, proiectarea unei structuri WBS de la zero este pur și simplu mai sigură.

La urma urmei, fiecare proiect are propriile sale caracteristici specifice – o structură diferită a echipei, un mod diferit de lucru, un ritm diferit de luare a deciziilor… În astfel de cazuri, copierea unei structuri gata făcute poate face mai mult rău decât bine, deoarece nu va reflecta cursul real al proiectului.

Pentru a rezuma:

• Șabloane de structură WBS gata făcute – perfecte pentru proiecte repetitive (de exemplu, implementarea următoarei versiuni de software)
• Proiectarea de la zero – necesară atunci când proiectul este unic, inovator și implică mai mulți factori

Cea mai inteligentă abordare? Flexibilitate! Merită să tratați șabloanele gata făcute ca pe un punct de plecare și o sursă de inspirație, mai degrabă decât ca pe un instrument de rezolvare a problemelor. Un bun manager de proiect ar trebui să fie capabil să combine ambele lumi – folosind ceea ce s-a întâmplat deja și adaptând structura la noile condiții.

Psst! Atunci când lucrați cu o structură WBS și, în special, atunci când vizualizați structura WBS cu o diagramă Gantt, FlexiProject este un instrument puternic care vă ajută să organizați sarcinile, să planificați următorii pași și să țineți întregul proiect sub control. Vă întrebați care sunt caracteristicile FlexiProject care acceptă WBS?

Este simplu! Programul, diagrama Gantt, gestionarea sarcinilor și a resurselor, precum și șabloanele gata făcute vor face proiectarea și dezvoltarea structurii WBS nu numai mai ușoară, ci și mult mai intuitivă.

Concluzie - exemple din lumea reală ca instrument pentru o mai bună planificare a proiectelor

O structură WBS bine concepută este mai mult decât un simplu document în arhiva companiei. Este un instrument de navigare care ghidează echipa prin întregul proiect, pas cu pas. Cu ajutorul acesteia, chiar și cea mai complexă întreprindere poate fi organizată cu succes, oferindu-i o structură logică și transparentă.

Exemplele de Work Breakdown Structure din diverse industrii arată că nu există un șablon unic, universal și că fiecare domeniu are propriile sale specificități și ritm de lucru. De aceea, merită să le tratați ca pe o sursă de inspirație și un punct de referință, uitându-vă la modul în care alții își organizează proiectele și alegând care soluții pot fi transferate în propriul mediu.

O structură WBS atent planificată vă permite să identificați riscurile din timp, să vă planificați bugetul mai eficient și să alocați resursele mai înțelept. Instrumentele de top de gestionare a proiectelor care susțin WBS sunt neprețuite în crearea unei structuri clare a sarcinilor și în facilitarea gestionării acesteia. Toate acestea garantează că întregul proiect se desfășoară fără probleme și conform planului.