Gestione del progetto, Strumenti

Esempi di strutture WBS in settori e progetti diversi

La Work Breakdown Structure è uno dei principali strumenti di gestione dei progetti. Ti permette di tradurre la visione generale del progetto in elementi logicamente organizzati: dalle fasi principali, passando per le singole fasi, fino ai compiti dettagliati. È un modo semplice per ottenere trasparenza e per controllare e monitorare efficacemente i progressi. In pratica, ciò significa che la WBS non solo organizza la portata del progetto, ma supporta anche la pianificazione delle risorse, del budget e del calendario. Ma… come si fa a scegliere una struttura WBS che si adatti alle specificità di un particolare progetto? Vediamo di spiegarlo!

In questo articolo imparerai a conoscere: Cos’è una WBS (Work Breakdown Structure) e perché è importante. Come scegliere una struttura WBS in base al settore e al tipo di progetto. Come la complessità, le dimensioni del team e la gerarchia influenzano la progettazione della WBS. Esempi di WBS per progetti IT, di costruzione e di marketing. Come la WBS migliora la pianificazione, il reporting e la gestione dei rischi. Quando utilizzare i modelli piuttosto che creare una WBS da zero. L’importanza della flessibilità nell’adattare la WBS alle specificità del progetto.

Criteri per la scelta della giusta struttura della WBS: cosa considerare?

Niente piano, niente progresso”: questa affermazione potrebbe essere il motto di ogni project manager. Ma un piano non è uguale a un altro e non c’è semplicemente una media aurea per la struttura WBS ideale. Ti stai chiedendo come scegliere la struttura WBS giusta?

Tutto dipende dal progetto specifico, che si tratti di IT, di sviluppo immobiliare, di una campagna di marketing o di una linea di produzione. Ognuno di questi settori opera secondo regole proprie. Tuttavia, il settore non è l’unica cosa che conta!

Fattori altrettanto importanti sono la complessità del progetto, il numero di team, la necessità di controllo e la gerarchia di gestione. In questo articolo ti guideremo attraverso alcuni esempi di Work Breakdown Structure.

Tipo di industria e natura del progetto (IT, edilizia, marketing, produzione)

Ogni settore ha le proprie dinamiche e la struttura della WBS deve rifletterle. Su cosa dovresti concentrarti?

Gli esempi di Work Breakdown Structure nel mondo IT seguono spesso il ciclo di vita del prodotto: dall’analisi dei requisiti, alla progettazione e allo sviluppo dell’architettura, fino al collaudo e all’implementazione. Nell’edilizia, invece, la gerarchia dei compiti è più lineare e la suddivisione in fasi successive dell’implementazione dell’investimento diventa una scelta naturale. Dopo tutto, è difficile pensare alle rifiniture quando le fondamenta non sono ancora state gettate!

Al contrario, nel marketing contano la velocità e la flessibilità. Per questo motivo la WBS dei progetti di marketing si basa solitamente sulle attività: dalla ricerca alla strategia, passando per la creazione e la produzione di materiali, fino alla distribuzione e alla comunicazione dei risultati.

E per quanto riguarda i progetti di produzione? In questo caso, i processi tecnologici e la logistica diventano fondamentali, con una forte enfasi sulle interdipendenze tra di essi. Questi fattori devono essere affrontati in modo da garantire il pieno controllo della catena di fornitura e dell’assemblaggio.

Complessità e interdipendenze dei compiti

Più un progetto è complesso, più la sua struttura deve essere profonda. I progetti semplici possono essere descritti con successo in due o tre livelli, ad esempio:

Obiettivo del progetto → Fasi principali → Compiti chiave

Questi modelli di WBS dovrebbero essere sufficienti per i progetti in cui il rischio è relativamente basso e i collegamenti tra le singole attività non formano una complessa rete di dipendenze.

La situazione è diversa nei progetti più impegnativi che coinvolgono molte aree e specializzazioni. In questo caso, è necessario creare pacchetti di lavoro più dettagliati. Ogni elemento diventa quindi parte di un puzzle più grande e le dipendenze si moltiplicano pesantemente, mettendo spesso in discussione la possibilità di passare alla fase successiva.

La complessità dei compiti influisce anche sul modo in cui vengono riportati. Per i progetti su larga scala, non è sufficiente dire che “la fase di implementazione è in corso”. È necessario avere una visione dettagliata dello stato dei singoli componenti. Tutto questo per consentire ai manager di identificare in modo efficiente e rapido i potenziali rischi e di reagire in tempo senza perdere il controllo del progetto.

Numero di team e aree di specializzazione coinvolte

E se il progetto coinvolgesse non uno ma più team, ognuno con una diversa specializzazione e una diversa prospettiva sulla questione? In questo caso, vale la pena considerare un approccio organizzativo in cui le singole parti della struttura sono assegnate a specifici dipartimenti, competenze o sedi. In pratica, questo assomiglia alla divisione di un’orchestra in sezioni: sebbene ognuna di esse svolga la propria parte, insieme formano un insieme armonioso.

Questa soluzione facilita sia la pianificazione del lavoro che il successivo reporting. Ogni team lavora all’interno di un ambito chiaramente definito e, grazie alla struttura della WBS, il project manager ottiene un quadro completo di chi è responsabile di ogni attività.

Questo tipo di struttura funziona particolarmente bene nei progetti multidisciplinari, come l’implementazione di un sistema IT, dove programmatori, tester, specialisti di infrastrutture e consulenti aziendali lavorano in parallelo. Allo stesso modo, nell’edilizia, team separati sono responsabili della costruzione, dell’installazione e della finitura. La WBS per i progetti edilizi permette di organizzare queste aree e di evitare sovrapposizioni di lavoro o lacune nelle responsabilità.

Gerarchia di gestione e livello di dettaglio richiesto per il controllo

Quando si crea una struttura WBS, sorge sempre la domanda: quanto deve essere dettagliato il progetto? La risposta è: “dipende”.

Nei progetti di piccole dimensioni, dove il team lavora a stretto contatto, spesso è sufficiente una semplice divisione in due o tre livelli. In questo modo, tutti sanno cosa fare e il project manager può monitorare facilmente i progressi.

D’altra parte, per progetti grandi e complessi, una descrizione generale delle fasi non è più sufficiente e sono necessari pacchetti di attività dettagliati. Perché è così importante? Perché più persone e processi ci sono, più è facile che qualcosa sfugga. Suddividendo il lavoro in parti più piccole, è facile assegnare responsabilità, budget e risorse a un compito specifico. Di conseguenza, si può capire a colpo d’occhio cosa è già stato fatto, cosa è in ritardo e dove possono sorgere potenziali rischi.

I project manager devono quindi trovare un equilibrio tra una divisione troppo generale, che non fornisce un vero controllo, e un’eccessiva frammentazione, che rende difficile la gestione. In altre parole, a volte è sufficiente una visione a volo d’uccello, altre volte è necessario suddividere i compiti in parti microscopiche. La regola è semplice: maggiore è il rischio e la portata del progetto, più dettagliata deve essere la divisione del lavoro.

La necessità di un controllo del budget, dei rischi e delle risorse

Ogni progetto, indipendentemente dal settore, si riduce prima o poi a tre domande:

1. Quanto costerà?
2. Ce la faremo in tempo?
3. Abbiamo le persone e gli strumenti per farlo?

È qui che la struttura di ripartizione del lavoro WBS si rivela preziosa! La suddivisione del progetto in pacchetti di lavoro più piccoli consente di ottenere stime dei costi più accurate. Invece di un importo generale per l’intero progetto, hai un elenco specifico di attività con budget assegnati, rendendo più facile il controllo delle spese.

Lo stesso vale per il rischio: più i compiti sono dettagliati, più è facile prevedere dove possono sorgere problemi. Sapendo che un’attività dipende dal completamento di altre, puoi pianificare immediatamente un backup ed evitare spiacevoli sorprese.

E per quanto riguarda le risorse? Anche in questo caso la struttura WBS è estremamente utile! La struttura di ripartizione del lavoro mostra chiaramente quanti specialisti – e di che tipo – saranno necessari in qualsiasi momento. In questo modo si riduce al minimo il rischio che le attività successive rimangano in coda.

Una struttura WBS ben costruita è la base per un lavoro più sereno ed efficace, sia dal punto di vista del project manager che dell’intero team.

Esempio di struttura WBS per un progetto IT/Software

Ora che sai cosa cercare quando ne scegli uno, gli esempi di Work Breakdown Structure possono renderti il compito più facile. Abbiamo preparato una breve scheda informativa!

La WBS classica per i progetti IT inizia con l’analisi dei requisiti e la preparazione della documentazione. Si passa poi alla fase di progettazione dell’architettura e alla suddivisione del lavoro di sviluppo in singoli moduli o sprint.

La fase successiva è quella dei test, sia unitari che di integrazione. Infine, c’è l’implementazione e il supporto post implementazione. Questo approccio non solo garantisce la trasparenza delle attività, ma consente anche di riferire facilmente i progressi compiuti.

Esempio di WBS per un progetto edilizio o infrastrutturale

L’edilizia è regolata da regole diverse. In questo caso, la sequenza delle attività è predeterminata: ad esempio, non è possibile saltare la fase di preparazione del sito o i lavori di fondazione. Le strutture tipiche della WBS nei progetti legati alla costruzione sono solitamente organizzate come segue:

1. Lavoro di preparazione
2. Fondazioni e strutture
3. Installazioni tecniche
4. Finitura
5. Accettazione

In questo modo i lavori procedono in una sequenza naturale, passo dopo passo, dando al project manager il pieno controllo sia sulla tempistica che sul rischio di eventuali ritardi.

Esempio di WBS per una campagna o un’iniziativa di marketing

Per le campagne di marketing è richiesta una flessibilità molto maggiore. Una WBS per questi progetti di solito inizia con l’analisi del mercato e del pubblico. Poi si sviluppa una strategia e si preparano i materiali creativi. Il passo successivo è la distribuzione, che può avvenire sia online che offline. L’intero processo si conclude con il monitoraggio, l’ottimizzazione delle attività e un report finale.

In questo caso, molte fasi possono andare in parallelo e la struttura della WBS aiuta a mantenere l’ordine e una chiara divisione delle responsabilità.

Come la WBS aiuta la pianificazione e il reporting

La definizione di WBS si riduce a un semplice modo di pensare: dividere il progetto in parti più piccole e comprensibili per rendere più facile la gestione e il controllo dei progressi. La modellazione della WBS organizza un progetto in parti chiare e gestibili per una migliore pianificazione e controllo.

In altre parole, una struttura WBS ben costruita funge da mappa. Mostra l’intero progetto in fasi logiche e ti permette di tenere facilmente traccia di quali elementi sono già stati completati, quali sono in ritardo e quali richiedono risorse aggiuntive.

Sorprendentemente, una Work Breakdown Structure non è solo uno strumento di pianificazione, ma anche la base per il reporting e la comunicazione con gli stakeholder. Una struttura chiara mostra facilmente a che punto è il progetto in un dato momento, quali sono le priorità e come si sta sviluppando il budget.

Confronto tra diverse strutture di WBS - considerazioni chiave e osservazioni

La cattiva notizia è che non esiste un unico modello di WBS universale che vada bene in ogni situazione, e ogni settore e progetto richiede un approccio su misura.

Cosa devi tenere a mente? L’edilizia richiede sequenze e una stretta logica di fase; l’IT – modularità e un approccio iterativo; il marketing – flessibilità e capacità di gestire le attività in parallelo. Ecco alcuni esempi di strutture WBS.

Industria/tipo di progetto	Caratteristiche della WBS	Conclusioni e note
Costruzione	La struttura è sequenziale: il lavoro è organizzato in una sequenza logica.	Non ci sono scorciatoie! Ogni fase deve essere completata prima di poter iniziare quella successiva. Questo richiede un buon coordinamento e un costante monitoraggio del programma.
Progetti IT/Software	La struttura è modulare e spesso iterativa: il lavoro su diverse funzioni o moduli si svolge in parallelo, secondo gli sprint concordati.	Un ambiente ideale per i metodi di lavoro agili. La WBS aiuta a mantenere le iterazioni organizzate e a monitorare facilmente i progressi.
Campagne di marketing e comunicazione	La struttura si basa su attività che spesso si svolgono contemporaneamente.	La flessibilità e la rapidità di risposta sono gli elementi che contano. La WBS organizza il lavoro in un ambiente dinamico e aiuta a mantenere la coerenza tra i team.

Esempi di Work Breakdown Structure

Indipendentemente dal settore, vale la pena di familiarizzare con le tecniche di pianificazione dei progetti. Ti permettono di adattare meglio la struttura delle attività ai tuoi obiettivi e di ottenere il pieno controllo sul corso del lavoro dalla prima all’ultima fase.

Raccomandazioni: Quando usare i modelli e quando progettare la WBS da zero

I modelli di struttura WBS già pronti per i progetti possono far risparmiare molto tempo. Funzionano benissimo nei progetti ripetitivi, come le successive implementazioni di sistemi, le campagne di marketing cicliche o i progetti di costruzione standard.

In questi casi, l’implementazione pratica della WBS ha senso! Il modello è già stato testato e si sa come sono distribuite le singole fasi, quali sono le dipendenze tra di esse e dove possono sorgere i potenziali rischi. Quindi, tutto ciò che devi fare è adattare il modello alle tue esigenze attuali e il gioco è fatto!

Tuttavia, ci sono anche situazioni in cui un modello già pronto non è sufficiente. Nei progetti innovativi, multidisciplinari o che vanno oltre i soliti schemi, progettare una struttura WBS da zero è semplicemente più sicuro.

Dopotutto, ogni progetto ha le sue caratteristiche specifiche: una diversa struttura del team, un diverso modo di lavorare, un diverso ritmo decisionale… In questi casi, copiare una struttura già pronta può fare più male che bene, perché non rispecchierà l’andamento effettivo del progetto.

Per riassumere:

• Modelli di struttura WBS già pronti – perfetti per progetti ripetitivi (ad esempio, l’implementazione della versione successiva di un software)
• Progettare da zero – necessario quando il progetto è unico, innovativo e coinvolge molti fattori.

L’approccio più intelligente? La flessibilità! Vale la pena di considerare i modelli già pronti come un punto di partenza e di ispirazione piuttosto che come un risolutore di problemi. Un buon project manager dovrebbe essere in grado di combinare entrambi i mondi: utilizzare ciò che è già stato fatto e adattare la struttura alle nuove condizioni.

Quando lavori con una struttura di ripartizione del lavoro e, in particolare, quando visualizzi la struttura WBS con un diagramma di Gantt, FlexiProject è uno strumento potente che ti aiuta a organizzare le attività, a pianificare le fasi successive e a tenere sotto controllo l’intero progetto. Ti stai chiedendo quali funzioni di FlexiProject supportano le WBS?

È semplice! Il calendario, il diagramma di Gantt, la gestione delle attività e delle risorse e i modelli già pronti renderanno la progettazione e lo sviluppo della struttura WBS non solo più semplice ma anche molto più intuitiva.

Conclusione: esempi reali come strumento per una migliore pianificazione del progetto

Una struttura WBS ben progettata è molto più di un semplice documento negli archivi dell’azienda. È uno strumento di navigazione che guida il team attraverso l’intero progetto, passo dopo passo. Utilizzandola, anche l’impresa più complessa può essere organizzata con successo, conferendole una struttura logica e trasparente.

Gli esempi di Work Breakdown Structure provenienti da diversi settori dimostrano che non esiste un modello unico e universale e che ogni campo ha le sue specificità e i suoi ritmi di lavoro. Per questo motivo vale la pena di considerarli come un’ispirazione e un punto di riferimento, osservando come gli altri organizzano i loro progetti e scegliendo quali soluzioni possono essere trasferite al tuo ambiente.

Una struttura WBS accuratamente pianificata ti permette di identificare i rischi in anticipo, di pianificare il budget in modo più efficace e di allocare le risorse in modo più saggio. I migliori strumenti di gestione dei progetti che supportano la WBS sono preziosi per creare una struttura chiara delle attività e facilitarne la gestione. Tutto ciò garantisce che l’intero progetto si svolga senza intoppi e secondo i piani.