Sviluppo dell'ufficio di gestione del progetto (PMO)

Negli ultimi anni, in tutto il mondo, si è registrato un aumento dinamico del numero di organizzazioni che hanno deciso di implementare un Project Management Office.
Ogni organizzazione affronta un percorso di maturità del PMO e di maturità del progetto dell’organizzazione.
Le aziende hanno diversi tipi di progetti; non tutti i progetti hanno lo stesso impatto sulla crescita dell’organizzazione.
Tuttavia, lo sviluppo di un PMO solido può migliorare significativamente la traiettoria di crescita di un’organizzazione.
Pertanto, sebbene non sia identico in tutte le aziende, il percorso di sviluppo del PMO ha un potenziale di crescita sostanziale.
Di seguito abbiamo cercato di generalizzare le fasi di sviluppo di un’organizzazione di progetto e di un Project Management Office.

Sviluppo del PMO passo dopo passo

Così come si parla del ciclo di vita di un prodotto, si possono identificare le fasi successive della vita o della maturità di un Project Management Office.
Tali fasi sono mostrate nell’illustrazione seguente:

Fase 1: Gestione occasionale del progetto

Molte organizzazioni si trovano ancora a questo punto.
Ci sono già diversi progetti in azienda, ma nessuno li controlla.
I project manager spesso non sono qualificati professionalmente e gestiscono i progetti al meglio delle loro capacità, ma ognuno lo fa in modo diverso, a modo suo.
L’azienda non riferisce lo stato dei progetti al consiglio di amministrazione o ai comitati direttivi.
Vengono utilizzati strumenti sparsi, solitamente della suite MS Office.
È necessario un coordinamento tra i progetti in corso. Cosa fare per passare al livello successivo:

1. Decidi di avviare un PMO o di assumere, in questa fase, una persona che spesso viene chiamata coordinatore del progetto.
2. Sviluppare e promuovere un semplice “Manuale di gestione dei progetti” all’interno dell’organizzazione.
3. Stiamo fornendo ai project manager una formazione di base sulla gestione dei progetti.

Fase 2: cercare di standardizzare la gestione del progetto

Questo accade quando nell’organizzazione ci sono già diversi progetti in parallelo, altri progetti vengono lanciati e il personale si sente caotico e scoordinato.
Questo è il momento in cui le organizzazioni decidono di avviare un Project Management Office.
Vengono create procedure interne di gestione dei progetti, i team di progetto utilizzano strumenti standardizzati e ci sono i primi tentativi di coordinare ciò che accade nei progetti.
Vengono organizzati i primi incontri sullo stato del progetto in azienda.
L’organizzazione riconosce lentamente la necessità di implementare uno strumento informatico professionale per supportare l’azienda nella gestione dei progetti.
Tuttavia, in questo periodo, le aspettative del consiglio di amministrazione, della direzione e dell’organizzazione nei confronti del PMO crescono e si verificano diversi malintesi e frustrazioni quando il suo ruolo non viene definito con precisione.
Molti scettici all’interno dell’organizzazione mettono in dubbio il processo di standardizzazione, la necessità di creare report e il ruolo generale del PMO.
Cosa fare per passare al livello successivo:

1. Chiarisci il ruolo del Project Management Office nell’organizzazione.
2. Descrivi gli standard di gestione dei progetti dell’azienda.
3. Definisci le competenze, l’autorità e i livelli decisionali dei project manager.
4. Sviluppare modelli di reportistica per la direzione aziendale e avviare revisioni formali dello stato del progetto.
5. Implementare la gestione del portafoglio progetti e pianificare l’uso delle risorse critiche.
6. Implementazione di uno strumento informatico professionale per la gestione dei progetti.

Fase 3: I progetti producono risultati

I progetti hanno già definito gli obiettivi aziendali da raggiungere e consegnare.
Il raggiungimento di questi obiettivi viene monitorato.
L’organizzazione implementa un programma informatico professionale per gestire i progetti e i portafogli di progetti.
Quando si implementa un sistema di questo tipo, vale la pena considerare che deve essere facile da implementare, con un’interfaccia user-friendly, che offra le funzionalità necessarie ora ma anche negli anni a venire, quando l’organizzazione raggiungerà ulteriori livelli di eccellenza nella gestione dei progetti (un programma che soddisfa questi criteri è il programma di gestione dei progetti e dei portafogli FlexiProject).
L’organizzazione definisce i KPI dei progetti, gestisce i portafogli di progetti e pianifica professionalmente il carico di lavoro delle risorse umane sui progetti.
Vengono organizzate riunioni regolari in cui vengono comunicati gli stati di avanzamento dei progetti e vengono prese decisioni.
Il direttore/gestore del PMO è un ruolo organizzativo essenziale e prezioso.
Un esempio di stato dei progetti a rischio e in difficoltà è mostrato nella seguente illustrazione tratta dal sistema FlexiProject: Cosa fare per passare al livello successivo:

1. Lavorare per un maggiore e migliore utilizzo del sistema informatico implementato.
2. Garantire un chiaro collegamento tra la strategia aziendale e i progetti realizzati.

Fase 4: Gestione strategica del progetto

In questa fase, alcune organizzazioni hanno strategie aziendali ben sviluppate.
Queste strategie vengono attuate principalmente attraverso progetti, portafogli e programmi di progetto.
Un aspetto fondamentale è il chiaro collegamento tra i progetti e gli obiettivi strategici dell’azienda.
Questi progetti, noti come progetti strategici, sono fondamentali per raggiungere gli obiettivi strategici dell’azienda.
I portafogli di progetti vengono monitorati per verificarne le prestazioni nel raggiungimento di tali obiettivi e vengono prese decisioni sulla forma ottimale dei portafogli di progetti.
Mentre altri progetti di natura operativa o normativa sono in corso, ai progetti strategici viene data la priorità in termini di allocazione delle risorse.
La seguente illustrazione mostra un esempio di portafoglio di progetti, con l’attrattiva reciproca dei progetti in portafoglio visualizzata su una matrice.
Questa rappresentazione visiva facilita le discussioni tra i dirigenti dell’azienda sulla forma ottimale del portafoglio progetti: Cosa fare per raggiungere il livello successivo:

1. Miglioramento continuo in tutti gli aspetti della gestione dei progetti.

Fase 5: Generare valore attraverso i progetti dell'organizzazione

Il raggiungimento degli obiettivi strategici attraverso i progetti è diventato il DNA dell’intera organizzazione.
L’organizzazione dispone di un PMO professionale dotato di strumenti pratici.
L’intera organizzazione vede il valore della presenza del PMO.
È chiaro come i progetti permettano di realizzare la strategia aziendale.
I progetti sono implementati in modo professionale da project manager competenti.
L’organizzazione pianifica strategicamente le risorse per i progetti e li pianifica di conseguenza nell’arco di un anno o addirittura di anni, infondendo fiducia nella nostra lungimiranza.

Raggiungere il successo a lungo termine nella maturità della gestione dei progetti

La fase 5 può essere raggiunta solo dopo un certo periodo di tempo.
Di solito le organizzazioni impiegano molti anni.
Per questo motivo, vale la pena definire nella strategia di sviluppo del PMO quale fase vogliamo raggiungere, quando e cosa significa in pratica.
Un approccio così strutturato ti permette di gestire bene le aspettative del consiglio di amministrazione e dell’intera organizzazione e di migliorare gradualmente la gestione dei progetti nella tua azienda.