A projektmenedzsment iroda (PMO) kialakítása

Az elmúlt években világszerte dinamikusan nőtt azoknak a szervezeteknek a száma, amelyek úgy döntöttek, hogy projektmenedzsment irodát vezetnek be.
Minden egyes szervezet végigjárja a PMO érettségének és a szervezet projektérettségének kiépítésével járó utat.
A vállalatok különböző típusú projektekkel rendelkeznek; nem minden projektnek van ugyanolyan hatása a szervezet növekedésére.
Egy robusztus PMO kialakítása azonban jelentősen javíthatja a szervezet növekedési pályáját.
Ezért, bár nem minden vállalatnál azonos, a PMO fejlesztési útja jelentős növekedési potenciált rejt magában.
Az alábbiakban megkíséreltük általánosítani a projektszervezet és a projektmenedzsment iroda fejlődési szakaszait.

PMO-fejlesztés lépésről lépésre

Ahogyan egy termék életciklusáról beszélünk, úgy a Projektmenedzsment Iroda életének vagy érettségének egymást követő szakaszait is azonosíthatjuk.
Ezeket a szakaszokat az alábbi ábra mutatja be:

1. lépés: Alkalmi projektmenedzsment

Nagyon sok szervezet még mindig ezen a ponton van.
Már több projekt is van a vállalaton belül, de senki sem irányítja őket.
A projektmenedzserek gyakran nem rendelkeznek szakképesítéssel, és legjobb tudásuk szerint irányítják a projekteket, de mindenki másképp, a maga módján.
A vállalat nem számol be a projektek állapotáról az igazgatótanácsnak vagy az irányítóbizottságoknak.
Elszórtan használnak eszközöket, általában az MS Office csomagból.
A folyamatban lévő projektek között koordinációra van szükség. Mit kell tennie, hogy a következő szintre lépjen:

1. Döntse el, hogy PMO-t indít, vagy ebben a szakaszban alkalmazzon egy személyt, akit gyakran projektkoordinátornak neveznek.
2. Egy egyszerű „projektmenedzsment kézikönyv” kidolgozása és népszerűsítése a szervezeten belül.
3. Alapvető projektmenedzsment-képzést biztosítunk a projektmenedzsereknek.

2. szakasz: A projektmenedzsment szabványosítása

Ilyenkor a szervezetben már elég sok projekt fut párhuzamosan, több projektet indítanak, és a személyzet kaotikusnak és koordinálatlannak érzi a helyzetet.
Ilyenkor a szervezetek általában úgy döntenek, hogy projektmenedzsment irodát indítanak.
Belső projektmenedzsment-eljárásokat hoznak létre, a projektcsapatok szabványosított eszközöket használnak, és vannak első kísérletek a projektekben zajló folyamatok koordinálására.
Megszervezik az első projektállapot-értekezleteket a vállalaton belül.
A szervezet lassan felismeri, hogy szükség van egy olyan professzionális informatikai eszköz bevezetésére, amely támogatja a vállalatot a projektmenedzsmentben.
Ez idő alatt azonban az igazgatótanács, a vezetőség és a szervezet elvárásai a PMO-val szemben egyre nőnek, és számos félreértés és frusztráció merül fel, amikor a szerepét nem határozzák meg pontosan.
A szervezeten belül sok szkeptikus megkérdőjelezi a szabványosítási folyamatot, a jelentéstétel szükségességét és a PMO általános szerepét.
Mit kell tennie, hogy eljusson a következő szintre:

1. Tisztázza a Projektmenedzsment Iroda szerepét a szervezetben.
2. Ismertesse a vállalat projektmenedzsment-szabványait.
3. Határozza meg a projektmenedzserek kompetenciáit, hatáskörét és döntéshozatali szintjeit.
4. Jelentési sablonok kidolgozása a vállalatvezetés számára, és a projektek hivatalos állapotfelmérésének elindítása.
5. Projektportfólió-menedzsment megvalósítása és a kritikus erőforrások felhasználásának tervezése.
6. Egy professzionális informatikai eszköz bevezetése a projektmenedzsmenthez.

3. szakasz: A projektek eredményeket hoznak

A projekteknek már vannak meghatározott üzleti célkitűzései, amelyeket el kell érni és teljesíteni kell.
E célok elérését nyomon követik.
A szervezet professzionális informatikai programot hajt végre a projektek és projektportfóliók kezelésére.
Egy ilyen rendszer bevezetésekor érdemes figyelembe venni, hogy könnyen bevezethető legyen, felhasználóbarát felülettel rendelkezzen, kínálja a most szükséges funkciókat, de a következő években is, amikor a szervezet a projektmenedzsment kiválóság további fokozatait éri el (az egyik program, amely megfelel ezeknek a kritériumoknak, a FlexiProject projekt- és portfóliómenedzsment program).
A szervezet meghatározza a projekt KPI-ket, kezeli a projektportfóliókat, és szakszerűen megtervezi a projektek emberi erőforrásainak munkaterhelését.
Rendszeres megbeszéléseket tartanak, ahol beszámolnak a projektek állapotáról és döntéseket hoznak.
A PMO igazgató/menedzser alapvető és megbecsült szervezeti szerepkör.
A veszélyeztetett és rossz állapotban lévő projektek projektstátuszának példáját a FlexiProject rendszerből származó alábbi ábra mutatja: Mit kell tennie a következő szintre jutáshoz:

1. A bevezetett informatikai rendszer fokozottabb és jobb kihasználására való törekvés.
2. Biztosítani kell a vállalat stratégiája és a végrehajtott projektek közötti egyértelmű kapcsolatot.

4. szakasz: Stratégiai projektmenedzsment

Ebben a szakaszban egyes szervezetek jól kidolgozott üzleti stratégiákkal rendelkeznek.
Ezeket a stratégiákat elsősorban projekteken, portfóliókon és projektprogramokon keresztül valósítják meg.
Kulcsfontosságú szempont a projektek és a vállalat stratégiai céljai közötti egyértelmű kapcsolat.
Ezek a stratégiai projekteknek nevezett projektek kulcsfontosságúak a vállalat stratégiai céljainak elérésében.
A projektportfóliók teljesítményét e célok elérésében figyelemmel kísérik, és döntéseket hoznak a projektportfóliók optimális alakjáról.
Míg más működési vagy szabályozási jellegű projektek folyamatban vannak, a stratégiai projektek prioritást élveznek az erőforrások elosztása szempontjából.
Az alábbi ábra egy projektportfólió példáját mutatja be, a portfólióban szereplő projektek kölcsönös vonzerejét egy mátrixon ábrázolva.
Ez a vizuális ábrázolás megkönnyíti a vállalat vezetése közötti megbeszéléseket a projektportfólió optimális alakjáról: Mit kell tenni a következő szintre jutás érdekében:

1. Folyamatos fejlesztés a projektmenedzsment minden területén.

5. szakasz: Értékteremtés a szervezeten belüli projekteken keresztül

A stratégiai célok projektek révén történő elérése az egész szervezet DNS-évé vált.
A szervezet egy professzionális, gyakorlati eszközökkel felszerelt PMO-val rendelkezik.
Az egész szervezet értéket lát a PMO jelenlétében.
Világos, hogy a projektek hogyan teszik lehetővé a vállalat stratégiájának megvalósítását.
A projekteket hozzáértő projektmenedzserek szakszerűen hajtják végre.
A szervezet stratégiailag tervezi a projektforrásokat és ennek megfelelően ütemezi a projekteket egy évre vagy akár évekre, ami bizalmat ébreszt az előrelátásban.

Hosszú távú sikerek elérése a projektmenedzsment érettségében

Az 5. szakasz csak bizonyos idő elteltével érhető el.
A szervezeteknek általában sok évbe telik.
Ezért érdemes a PMO fejlesztési stratégiában meghatározni, hogy milyen stádiumot szeretnénk elérni, mikor, és mit jelent ez számunkra a gyakorlatban.
Egy ilyen strukturált megközelítés lehetővé teszi, hogy jól kezelje az igazgatótanács és az egész szervezet elvárásait, és fokozatosan javítsa a projektmenedzsmentet a vállalatnál.