Dezvoltarea Biroului de gestionare a proiectelor (PMO)

În ultimii ani, la nivel mondial, a existat o creștere dinamică a numărului de organizații care au decis să implementeze un Project Management Office.
Fiecare organizație trece prin călătoria sa de construire a maturității PMO și a maturității proiectelor organizației.
Companiile au diferite tipuri de proiecte; nu toate proiectele au același impact asupra creșterii organizației.
Cu toate acestea, dezvoltarea unui PMO robust poate îmbunătăți semnificativ traiectoria de creștere a unei organizații.
Prin urmare, deși nu este identică în toate companiile, calea de dezvoltare a PMO deține un potențial de creștere substanțială.
Mai jos, am încercat să generalizăm etapele de dezvoltare a unei organizații de proiect și a unui Birou de Management al Proiectului.

Dezvoltarea PMO pas cu pas

La fel cum se vorbește despre ciclul de viață al unui produs, se pot identifica etapele succesive de viață sau de maturitate ale unui birou de gestionare a proiectelor.
Aceste etape sunt prezentate în ilustrația de mai jos:

Etapa 1: Gestionarea ocazională a proiectului

Foarte multe organizații se află încă în acest punct.
Există deja mai multe proiecte în cadrul companiei, dar nimeni nu le controlează.
Managerii de proiect nu sunt adesea calificați profesional și gestionează proiectele în măsura posibilităților lor, dar fiecare o face diferit, în felul său.
Compania nu raportează stadiul proiectelor consiliului de administrație sau comitetelor directoare.
Sunt utilizate instrumente dispersate, de obicei din suita MS Office.
Trebuie să existe o coordonare între proiectele în curs. Ce trebuie să faceți pentru a trece la nivelul următor:

1. Decideți să înființați un PMO sau să angajați, în această etapă, o persoană care este adesea numită coordonator de proiect.
2. Elaborarea și promovarea în cadrul organizației a unui simplu „Manual de gestionare a proiectelor”.
3. Oferim managerilor de proiect formare de bază în domeniul managementului de proiect.

Etapa 2: Încercarea de a standardiza gestionarea proiectelor

Acest lucru se întâmplă atunci când există deja destul de multe proiecte în paralel în cadrul organizației, sunt lansate mai multe proiecte, iar personalul se simte haotic și necoordonat.
Acesta este, de obicei, momentul în care organizațiile decid să lanseze un birou de gestionare a proiectelor.
Sunt create proceduri interne de gestionare a proiectelor, echipele de proiect utilizează instrumente standardizate și există primele încercări de a coordona ceea ce se întâmplă în cadrul proiectelor.
Se organizează primele reuniuni privind stadiul proiectelor în cadrul companiei.
Organizația recunoaște încet-încet nevoia de a implementa un instrument IT profesional pentru a sprijini compania în gestionarea proiectelor.
Cu toate acestea, în acest timp, așteptările consiliului de administrație, ale conducerii și ale organizației de la PMO sunt în creștere și există mai multe neînțelegeri și frustrări atunci când rolul său nu este definit cu precizie.
Mulți sceptici din cadrul organizației pun la îndoială procesul de standardizare, nevoia de raportare și rolul general al PMO.
Ce trebuie să faceți pentru a ajunge la nivelul următor:

1. Clarificați rolul Biroului de gestionare a proiectelor în cadrul organizației.
2. Descrieți standardele de gestionare a proiectelor ale companiei.
3. Definiți competențele, autoritatea și nivelurile decizionale ale managerilor de proiect.
4. Elaborarea de șabloane de raportare pentru conducerea companiei și lansarea de evaluări oficiale ale stadiului proiectului.
5. Implementarea gestionării portofoliului de proiecte și planificarea utilizării resurselor critice.
6. Punerea în aplicare a unui instrument IT profesional pentru gestionarea proiectelor.

Etapa 3: Proiectele produc rezultate

Proiectele au deja obiective de afaceri definite care urmează să fie atinse și livrate.
Realizarea acestor obiective este monitorizată.
Organizația implementează un program IT profesional pentru a gestiona proiectele și portofoliile de proiecte.
Atunci când se implementează un astfel de sistem, merită să se ia în considerare faptul că acesta ar trebui să fie ușor de implementat, cu o interfață ușor de utilizat, oferind funcționalitatea necesară acum, dar și în anii următori, pe măsură ce organizația atinge noi grade de excelență în gestionarea proiectelor (un program care îndeplinește aceste criterii este programul de gestionare a proiectelor și portofoliilor FlexiProject).
Organizația definește KPI-urile proiectelor, gestionează portofoliile de proiecte și planifică profesional volumul de muncă al resurselor umane pe proiecte.
Sunt organizate reuniuni periodice în cadrul cărora se raportează stadiul proiectelor și se iau decizii.
Directorul/managerul PMO este un rol organizațional esențial și valoros.
Un exemplu de stare a proiectului pentru proiectele cu risc și în stare proastă este prezentat în următoarea ilustrație din sistemul FlexiProject: Ce trebuie să faceți pentru a ajunge la nivelul următor:

1. Lucrați pentru o utilizare mai largă și mai bună a sistemului IT implementat.
2. Asigurați o legătură clară între strategia companiei și proiectele implementate.

Etapa 4: Managementul strategic al proiectului

În acest stadiu, unele organizații au strategii de afaceri bine elaborate.
Aceste strategii sunt implementate în principal prin proiecte, portofolii și programe de proiecte.
Un aspect cheie este legătura clară dintre proiecte și obiectivele strategice ale întreprinderii.
Aceste proiecte, cunoscute sub denumirea de proiecte strategice, sunt esențiale pentru atingerea obiectivelor strategice ale întreprinderii.
Portofoliile de proiecte sunt monitorizate în funcție de performanța lor în atingerea acestor obiective și se iau decizii cu privire la forma optimă a portofoliilor de proiecte.
În timp ce alte proiecte de natură operațională sau de reglementare sunt în curs de desfășurare, proiectele strategice primesc prioritate în ceea ce privește alocarea resurselor.
Următoarea ilustrație prezintă un exemplu de portofoliu de proiecte, cu atractivitatea reciprocă a proiectelor din portofoliu afișată pe o matrice.
Această reprezentare vizuală facilitează discuțiile în rândul conducerii întreprinderii cu privire la forma optimă a portofoliului de proiecte: Ce trebuie făcut pentru a ajunge la nivelul următor:

1. Îmbunătățirea continuă a tuturor aspectelor legate de gestionarea proiectelor.

Etapa 5: Generarea de valoare prin proiecte în întreaga organizație

Atingerea obiectivelor strategice prin intermediul proiectelor a devenit ADN-ul întregii organizații.
Organizația dispune de un PMO profesionist dotat cu instrumente practice.
Întreaga organizație vede valoare în prezența PMO.
Este clar modul în care proiectele permit realizarea strategiei companiei.
Proiectele sunt implementate cu profesionalism de către manageri de proiect competenți.
Organizația planifică strategic resursele pentru proiecte și trasează o foaie de parcurs a proiectelor în consecință pe parcursul unui an sau chiar a mai multor ani, insuflând încredere în previziunea noastră.

Obținerea succesului pe termen lung în ceea ce privește maturitatea managementului de proiect

Stadiul 5 poate fi atins numai după un anumit timp.
De obicei, organizațiile au nevoie de mulți ani.
Prin urmare, merită să definim în strategia de dezvoltare a PMO ce etapă dorim să atingem, când și ce înseamnă aceasta pentru noi în practică.
O astfel de abordare structurată vă permite să gestionați bine așteptările consiliului de administrație și ale întregii organizații și să îmbunătățiți treptat managementul proiectelor în compania dumneavoastră.