Como é que defines os objectivos do projeto e como é que o planeias?

Formular os objectivos do projeto com precisão é um passo fundamental para a conclusão do projeto. No entanto, na prática, nem sempre é esse o caso. Muitas vezes, os objectivos do projeto não são definidos com a clareza necessária, o que tem consequências práticas e negativas na execução e nos resultados do projeto.

Porque é que a definição de objectivos é tão importante para os projectos?

O objetivo ou os objectivos de um projeto devem ser formulados com muita precisão, e vale a pena dedicar um tempo adequado a esta tarefa. Se olharmos para a definição de projeto, que diz que um projeto deve ter um objetivo a atingir e um prazo, podemos ver que o objetivo do projeto é de importância fundamental. Em tempos, trabalhei como consultor empresarial numa grande empresa polaca que lançou um projeto de otimização de processos internos. Um dos processos optimizados foi o “processo de produção de xarope alimentar”. O CEO definiu o seguinte objetivo para este projeto: “otimizar o processo de produção de xarope”. É claro que não diria que gostei do objetivo do projeto formulado desta forma. Exortei o presidente a ponderar a questão e a tentar tornar este objetivo mais preciso. Após alguma reflexão, o novo objetivo formulado foi “Reduzir o custo do processo de produção de xarope em 20%”. É imediatamente evidente que esse objetivo é mais concreto. Sem dúvida, um objetivo concreto é um sinal para a equipa de projeto durante o planeamento e a execução do projeto. Quanto menos bem formulado for o objetivo do projeto, mais vaga é esta indicação e mais difícil é o êxito do projeto. Objectivos claros e precisos podem reduzir significativamente o stress e a incerteza da equipa do projeto, fazendo-a sentir-se mais à vontade e em controlo.

Passo a passo: Como defines os objectivos do projeto?

A dica mais simples para formular um bom objetivo de projeto é dedicar tempo e vontade para que o objetivo do projeto seja o melhor possível. Esta dica pode parecer trivial, mas não há forma de evitar pensar e, muitas vezes, pensar leva tempo. Sem dúvida que vale a pena envolver pessoas conhecedoras no desenvolvimento de um objetivo de projeto – teremos perspectivas diferentes, aumentando a probabilidade de desenvolver um objetivo melhor. As boas metodologias de gestão de projectos recomendam que os projectos de grande dimensão e importância sejam objeto de um estudo de viabilidade. De um modo geral, o business case de um projeto é uma análise detalhada da lógica do projeto, dos seus efeitos potenciais, etc. Formular e justificar um bom objetivo de projeto é, sem dúvida, muito mais fácil depois de ter sido desenvolvido um caso de negócio. Penso que vale a pena escrever a justificação do objetivo do projeto. A Carta do Projeto deve incluir tanto o objetivo do projeto como a justificação comercial. Segue-se um exemplo de uma Carta de Projeto de um programa de gestão de projectos.

Formular e especificar o objetivo do projeto através de um ou mais indicadores de desempenho (KPI) é uma boa prática.

Definição de prioridades e calendarização: Como é que planeias um projeto?

O objetivo ou objectivos do projeto constituem a base para a conceção do calendário do projeto. Um objetivo de projeto bem formulado pode ser traduzido em prestações parciais e finais do projeto. Um método muito eficaz de criar um calendário de projeto é o método de planeamento baseado no produto. Só depois de termos produtos de projeto bem descritos é que vale a pena passar à conceção da estrutura de fases, etapas, tarefas e marcos do calendário. É claro que, ao elaborar o calendário do projeto, recomendo que os resultados do projeto sejam associados às fases do projeto e que as tarefas e os marcos sejam definidos mais pormenorizadamente no âmbito das fases. A ilustração mostra como os entregáveis do projeto – circulados em vermelho – estão ligados no FlexiProject às fases, tarefas e marcos.

O calendário do projeto está completo, ligando claramente os produtos às tarefas. Sem dúvida, alguns resultados do projeto e, portanto, alguns marcos ou tarefas podem ser mais importantes do que outros. Então, vale a pena dar-lhes prioridade. A ilustração abaixo mostra um exemplo de priorização de tarefas no calendário.

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Estamos a enfrentar problemas imprevistos: que medidas tomar?

Muitas vezes, a realização dos objectivos de um projeto não corre “como previsto” e a equipa do projeto tem de lidar com os vários problemas que surgem e gerir os riscos do projeto. A resolução de problemas imprevistos num projeto passa precisamente pela identificação e gestão dos riscos do projeto. Sem dúvida, quanto mais cedo os riscos do projeto forem identificados e tratados de forma adequada, menos problemas imprevistos surgirão no projeto. A qualidade do processo de gestão do risco é inversamente proporcional ao número de potenciais problemas no projeto. A ilustração abaixo mostra um registo de riscos do projeto. A equipa do projeto deve manter e rever sistematicamente esse registo num projeto bem gerido. Devido ao seu impacto no projeto e à elevada probabilidade de ocorrência, os riscos significativos do projeto devem ser encaminhados para o comité diretor ou para o patrocinador do projeto.

Como é que verificamos se os objectivos do projeto estão a ser cumpridos, que alterações são necessárias e quando?

O acompanhamento da evolução de um projeto e, por conseguinte, da realização dos seus objectivos deve ser analisado de forma sistemática. O acompanhamento da realização dos objectivos do projeto é, muitas vezes, um processo em duas fases. Na prática, começa-se por analisar se o projeto atingiu os objectivos pretendidos no final do projeto. Depois, após algum tempo, analisa se os resultados do negócio estão de acordo com o caso de negócio previamente desenvolvido. Em cada fase, vale a pena introduzir as alterações adequadas, se tal se justificar. Estas são necessárias porque apenas algumas coisas podem ser perfeitamente previstas no início de um projeto.

Faz um esforço para formular bem os objectivos do teu projeto

Em resumo, objectivos de projeto bem formulados são fundamentais para o sucesso do planeamento, execução e conclusão do projeto. Por isso, vale a pena esforçares-te por formulá-las o melhor possível no início do projeto e depois modificá-las, se necessário.