Jak definujete cíle projektu a jak projekt plánujete?

Přesná formulace cílů projektu je důležitým krokem při jeho realizaci. V praxi tomu tak však vždy není. Cíle projektu často nejsou definovány dostatečně jasně, což vede k praktickým negativním důsledkům při realizaci a výsledcích projektu.

Proč je definování cílů pro projekty tak důležité?

Cíl nebo cíle projektu by měly být velmi přesně formulovány a vyplatí se věnovat tomuto úkolu přiměřené množství času. Stačí se podívat na definici projektu, která říká, že projekt by měl mít cíl, kterého má být dosaženo, a termín, a je jasné, že cíl projektu má zásadní význam. Kdysi jsem pracoval jako obchodní konzultant ve velké polské společnosti, která zahájila projekt optimalizace interních procesů. Jedním z optimalizovaných procesů byl „proces výroby potravinářského sirupu“. Generální ředitel definoval následující cíl tohoto projektu: „optimalizovat proces výroby sirupu.“ Samozřejmě bych neřekl, že se mi takto formulovaný cíl projektu líbí. Vyzval jsem předsedu, aby to zvážil a pokusil se tento cíl upřesnit. Po krátkém zamyšlení byl nově formulován cíl „Snížit náklady na proces výroby sirupu o 20 %“. Je okamžitě zřejmé, že takový cíl je konkrétnější. Konkrétní cíl je pro projektový tým bezpochyby vodítkem při plánování a realizaci projektu. Čím méně je cíl projektu formulován, tím je tento ukazatel nejasnější a tím obtížnější je pro projekt uspět. Jasné a přesné cíle mohou výrazně snížit stres a nejistotu projektového týmu, který se tak může cítit klidnější a mít vše pod kontrolou.

Krok za krokem: Jak definujete cíle projektu?

Nejjednodušším tipem pro formulaci dobrého cíle projektu je věnovat čas a chuť tomu, aby byl cíl projektu co nejlepší. Tento tip se může zdát triviální, ale přemýšlení se nevyhnete a přemýšlení často vyžaduje čas. Nepochybně se vyplatí zapojit do vypracování cíle projektu osoby znalé problematiky – budeme mít různé pohledy, což zvýší pravděpodobnost vypracování lepšího cíle. Rozumné metodiky projektového řízení doporučují, aby velké a významné projekty měly vypracovaný tzv. business case. Obecně lze říci, že ekonomická analýza projektu je podrobnou analýzou odůvodnění projektu, jeho možných účinků atd. Formulace a zdůvodnění dobrého cíle projektu je bezpochyby mnohem snazší, jakmile je takový obchodní případ vypracován. Myslím, že odůvodnění cíle projektu stojí za to zapsat. Charta projektu by měla zahrnovat jak cíl projektu, tak i obchodní důvody. Příklad projektové charty z programu řízení projektů je uveden níže.

Dobrou praxí je formulovat a specifikovat cíl projektu prostřednictvím jednoho nebo více ukazatelů výkonnosti (KPI).

Stanovení priorit a plánování: Jak plánujete projekt?

Cíl nebo cíle projektu jsou základem pro sestavení harmonogramu projektu. Dobře formulovaný cíl projektu lze promítnout do dílčích a konečných výstupů projektu. Velmi účinnou metodou tvorby harmonogramu projektu je metoda plánování podle produktů. Teprve když máme dobře popsané produkty projektu, má smysl přejít k návrhu struktury harmonogramu – fází, etap, úkolů a milníků. Při sestavování harmonogramu projektu samozřejmě doporučuji propojit výstupy projektu s fázemi projektu a dále definovat úkoly a milníky v rámci jednotlivých fází. Obrázek ukazuje, jak jsou výstupy projektu – zakroužkované červeně – ve FlexiProject propojeny s fázemi, úkoly a milníky.

Harmonogram projektu je kompletní díky jasnému propojení produktů s úkoly. Některé výstupy projektu, a tedy i některé milníky nebo úkoly, mohou být nepochybně důležitější než jiné. Pak se vyplatí stanovit jejich priority. Následující obrázek ukazuje příklad stanovení priorit úkolů v plánu.

Viz více

Jak sestavit dobrý projektový plán?

Přejít na článek

Řešíme nepředvídané problémy: jaké kroky podniknout?

Dosažení cílů projektu často neprobíhá „podle plánu“ a projektový tým se musí vypořádat s řadou vzniklých problémů a řídit rizika projektu. Řešení nepředvídaných problémů v projektu spočívá právě v identifikaci a řízení rizik projektu. Je nepochybné, že čím více rizik projektu bude včas identifikováno a vhodně řešeno, tím méně nepředvídaných problémů se v projektu vyskytne. Kvalita procesu řízení rizik je nepřímo úměrná počtu potenciálních problémů v projektu. Na obrázku níže je zobrazen registr rizik projektu. U dobře řízeného projektu by měl projektový tým takový registr vést a systematicky kontrolovat. Významná rizika projektu by měla být vzhledem k jejich dopadu na projekt a vysoké pravděpodobnosti výskytu předána řídicímu výboru nebo sponzorovi projektu.

Jak zkontrolujeme, zda jsou cíle projektu plněny, jaké změny jsou nutné a kdy?

Sledování průběhu projektu, a tím i dosahování jeho cílů, by mělo být systematicky analyzováno. Sledování dosažení cílů projektu je často dvoufázový proces. V praxi se nejprve analyzuje, zda projekt na konci realizace splnil požadované cíle. Poté po určité době analyzujeme, zda jsou obchodní výsledky v souladu s dříve vypracovaným obchodním případem. V každé fázi je vhodné provést příslušné úpravy, pokud se to ukáže jako opodstatněné. Ty jsou nezbytné, protože na začátku projektu lze vždy dokonale předvídat jen některé věci.

Snažte se dobře formulovat cíle svého projektu.

Shrneme-li to, dobře formulované cíle projektu mají zásadní význam pro úspěšné plánování, realizaci a dokončení projektu. Proto se vyplatí je na začátku projektu co nejlépe formulovat a v případě potřeby je upravit.