Cum se definesc obiectivele proiectului și cum se planifică proiectul?

Formularea cu precizie a obiectivelor proiectului este un pas esențial în finalizarea proiectului. Cu toate acestea, în practică, acest lucru nu este întotdeauna valabil. Adesea, obiectivele proiectelor nu sunt definite cu claritatea necesară, ceea ce conduce la consecințe practice negative în ceea ce privește implementarea și rezultatele proiectelor.

De ce este atât de importantă definirea obiectivelor pentru proiecte?

Scopul sau scopurile unui proiect trebuie formulate foarte precis și merită să acordați o perioadă de timp corespunzătoare acestei sarcini. Doar privind definiția unui proiect, care spune că un proiect trebuie să aibă un obiectiv de atins și un termen limită, puteți vedea că obiectivul proiectului este de o importanță fundamentală. Am lucrat odată ca consultant de afaceri la o mare companie poloneză care a lansat un proiect de optimizare a proceselor interne. Unul dintre procesele optimizate a fost „procesul de producție a siropului alimentar”. CEO a definit următorul obiectiv al acestui proiect: „optimizarea procesului de producție a siropului”. Desigur, nu aș spune că mi-a plăcut obiectivul proiectului formulat în acest fel. L-am îndemnat pe președinte să ia în considerare acest lucru și să încerce să facă acest obiectiv mai precis. După o perioadă de gândire, obiectivul nou formulat a fost „Reducerea cu 20% a costului procesului de producție a siropului”. Este imediat evident că un astfel de obiectiv este mai concret. Fără îndoială, un obiectiv concret este un indicator pentru echipa de proiect în timpul planificării și implementării proiectului. Cu cât obiectivul proiectului este mai puțin bine formulat, cu atât acest indicator este mai vag și cu atât este mai dificil ca proiectul să reușească. Obiectivele clare și precise pot reduce semnificativ stresul și incertitudinea pentru echipa de proiect, făcându-i să se simtă mai în largul lor și să dețină controlul.

Pas cu pas: Cum definiți obiectivele proiectului?

Cel mai simplu sfat pentru formularea unui obiectiv de proiect bun este să vă acordați timpul și dorința de a face din obiectivul de proiect cel mai bun posibil. Acest sfat poate părea banal, dar nu există nicio modalitate de a evita gândirea, iar gândirea necesită adesea timp. Fără îndoială, merită să implicăm persoane bine informate în elaborarea unui obiectiv de proiect – vom avea perspective diferite, crescând astfel probabilitatea de a elabora un obiectiv mai bun. Metodologiile solide de gestionare a proiectelor recomandă ca proiectele mari și semnificative să fie însoțite de un așa-numit caz de afaceri. În general, cazul de afaceri al unui proiect este o analiză detaliată a raționamentului, efectelor potențiale etc. ale proiectului. Formularea și justificarea unui obiectiv de proiect bun este, fără îndoială, mult mai ușoară odată ce a fost elaborat un astfel de caz de afaceri. Cred că justificarea obiectivului proiectului merită consemnată. Carta proiectului ar trebui să includă atât obiectivul proiectului, cât și cazul de afaceri. Mai jos este prezentat un exemplu de Cartă de proiect dintr-un program de gestionare a proiectelor.

Formularea și specificarea obiectivului proiectului prin unul sau mai mulți indicatori de performanță (KPI) reprezintă o bună practică.

Prioritizarea și programarea: Cum se planifică un proiect?

Obiectivul sau obiectivele proiectului constituie baza pentru elaborarea calendarului proiectului. Un obiectiv de proiect bine formulat poate fi tradus în rezultate parțiale și finale ale proiectului. O metodă foarte eficientă de creare a unui program de proiect este metoda planificării pe bază de produse. Numai atunci când avem produse de proiect bine descrise merită să trecem la proiectarea structurii calendarului de faze, etape, sarcini și repere. Bineînțeles, atunci când se construiește calendarul proiectului, recomand ca livrabilele proiectului să fie legate de fazele proiectului și ca sarcinile și etapele principale să fie definite mai departe în cadrul etapelor. Ilustrația arată modul în care livrabilele proiectului – încercuite în roșu – sunt legate în FlexiProject de faze, sarcini și etape.

Programul proiectului este completat prin corelarea clară a produselor cu sarcinile. Fără îndoială, unele rezultate ale proiectului și, prin urmare, unele etape sau sarcini pot fi mai importante decât altele. Atunci, merită să le prioritizați. Ilustrația de mai jos prezintă un exemplu de prioritizare a sarcinilor în program.

Vezi mai mult

Cum se face un plan de proiect bun?

Mergeți la articol

Ne confruntăm cu probleme neprevăzute: ce măsuri să luăm?

Adesea, atingerea obiectivelor unui proiect nu decurge „conform planului”, iar echipa de proiect trebuie să facă față mai multor probleme care apar și să gestioneze riscurile proiectului. Abordarea problemelor neprevăzute în cadrul unui proiect constă în identificarea și gestionarea riscurilor proiectului. Fără îndoială, cu cât riscurile proiectului sunt identificate mai devreme și tratate corespunzător, cu atât mai puține probleme neprevăzute vor apărea în cadrul proiectului. Calitatea procesului de gestionare a riscurilor este invers proporțională cu numărul de probleme potențiale ale proiectului. Ilustrația de mai jos prezintă un registru al riscurilor unui proiect. Echipa de proiect ar trebui să mențină și să revizuiască sistematic un astfel de registru pentru un proiect bine gestionat. Având în vedere impactul lor asupra proiectului și probabilitatea ridicată de apariție, riscurile semnificative ale proiectului trebuie transmise fie comitetului director, fie sponsorului proiectului.

Cum verificăm dacă obiectivele proiectului sunt îndeplinite, ce modificări sunt necesare și când?

Monitorizarea progresului unui proiect și, astfel, atingerea obiectivelor acestuia ar trebui analizate sistematic. Urmărirea îndeplinirii obiectivelor proiectului este adesea un proces în două etape. În practică, analizăm mai întâi dacă proiectul a atins obiectivele cerute la sfârșitul proiectului. Apoi, după un anumit timp, analizăm dacă rezultatele de afaceri se aliniază cu cazul de afaceri dezvoltat anterior. În fiecare etapă, este util să se efectueze modificările corespunzătoare, dacă acestea se dovedesc a fi justificate. Acestea sunt necesare deoarece doar unele lucruri pot fi întotdeauna prevăzute perfect la începutul unui proiect.

Faceți un efort pentru a vă formula bine obiectivele proiectului

Pe scurt, obiectivele de proiect bine formulate sunt esențiale pentru planificarea, implementarea și finalizarea cu succes a proiectului. Prin urmare, merită să vă străduiți să le formulați cât mai bine posibil la începutul proiectului și apoi să le modificați dacă este necesar.