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Come si definiscono gli obiettivi del progetto e come si pianifica il progetto?
Formulare con precisione gli obiettivi del progetto è un passo fondamentale per il suo completamento. Tuttavia, nella pratica, non è sempre così. Spesso gli obiettivi del progetto non sono definiti con la necessaria chiarezza, il che porta a conseguenze pratiche e negative nell’attuazione e nei risultati del progetto.
Perché la definizione degli obiettivi è così fondamentale per i progetti?
L’obiettivo o gli obiettivi di un progetto devono essere formulati in modo molto preciso e vale la pena dedicare a questo compito una quantità di tempo adeguata. Basta guardare la definizione di progetto, che dice che un progetto deve avere un obiettivo da raggiungere e una scadenza, per capire che l’obiettivo del progetto è di fondamentale importanza. Una volta ho lavorato come consulente aziendale presso una grande azienda polacca che aveva avviato un progetto di ottimizzazione dei processi interni. Uno dei processi ottimizzati era il “processo di produzione dello sciroppo alimentare”. Il CEO ha definito il seguente obiettivo di questo progetto: “ottimizzare il processo di produzione dello sciroppo”. Naturalmente, non direi che mi piace l’obiettivo del progetto formulato in questo modo. Ho invitato il presidente a prenderlo in considerazione e a cercare di rendere più preciso questo obiettivo. Dopo aver riflettuto un po’, l’obiettivo appena formulato è stato: “Ridurre il costo del processo di produzione dello sciroppo del 20%”. È subito evidente che un obiettivo di questo tipo è più concreto. Senza dubbio, un obiettivo concreto è un segnale per il team di progetto durante la pianificazione e l’attuazione del progetto. Quanto meno ben formulato è l’obiettivo del progetto, tanto più vago è questo segnale e tanto più difficile è il successo del progetto. Obiettivi chiari e precisi possono ridurre significativamente lo stress e l’incertezza del team di progetto, facendolo sentire più a suo agio e in controllo.
Passo dopo passo: come si definiscono gli obiettivi del progetto?
Il consiglio più semplice per formulare un buon obiettivo di progetto è quello di prendersi il tempo e il desiderio di rendere l’obiettivo del progetto il migliore possibile. Questo consiglio può sembrare banale, ma non c’è modo di evitare di pensare, e pensare spesso richiede tempo. È indubbiamente utile coinvolgere persone competenti nello sviluppo di un obiettivo di progetto: avremo prospettive diverse, aumentando la probabilità di sviluppare un obiettivo migliore. Le metodologie di gestione dei progetti raccomandano di sviluppare un cosiddetto business case per i progetti più grandi e significativi. In generale, il business case di un progetto è un’analisi dettagliata delle motivazioni, degli effetti potenziali e così via. Formulare e giustificare un buon obiettivo di progetto è senza dubbio molto più facile una volta sviluppato un business case. Credo che valga la pena di scrivere la giustificazione dell’obiettivo del progetto. La Carta del Progetto dovrebbe includere sia l’obiettivo del progetto che il business case. Di seguito è riportato un esempio di Carta del Progetto di un programma di gestione del progetto.
Formulare e specificare l’obiettivo del progetto attraverso uno o più indicatori di performance (KPI) è una buona pratica.
Definizione delle priorità e pianificazione: Come si pianifica un progetto?
L’obiettivo o gli obiettivi del progetto costituiscono la base per la progettazione del calendario del progetto. Un obiettivo di progetto ben formulato può essere tradotto in risultati parziali e finali del progetto. Un metodo molto efficace per creare una pianificazione del progetto è il metodo della pianificazione basata sui prodotti. Solo quando i prodotti del progetto sono ben descritti, vale la pena di passare alla progettazione della struttura del calendario di fasi, stadi, compiti e tappe. Naturalmente, quando si costruisce la schedulazione del progetto, consiglio di collegare i deliverable del progetto alle fasi del progetto e di definire ulteriormente i compiti e le milestone all’interno delle fasi. L’illustrazione mostra come i deliverable del progetto, cerchiati in rosso, siano collegati in FlexiProject a fasi, attività e milestone.
La pianificazione del progetto è completa se si collegano chiaramente i prodotti alle attività. Indubbiamente, alcuni risultati del progetto e, quindi, alcune pietre miliari o compiti possono essere più importanti di altri. Allora vale la pena di dare loro una priorità. L’illustrazione seguente mostra un esempio di assegnazione di priorità alle attività nella pianificazione.
Stiamo affrontando problemi imprevisti: quali misure adottare?
Il raggiungimento degli obiettivi di un progetto spesso non va “come previsto” e il team di progetto deve affrontare i vari problemi che si presentano e gestire i rischi del progetto. Affrontare i problemi imprevisti di un progetto significa proprio identificare e gestire i rischi del progetto. Indubbiamente, più i rischi del progetto vengono identificati per tempo e affrontati in modo appropriato, meno problemi imprevisti ci saranno nel progetto. La qualità del processo di gestione dei rischi è inversamente proporzionale al numero di potenziali problemi del progetto. L’illustrazione seguente mostra il registro dei rischi di un progetto. Il team di progetto dovrebbe mantenere e rivedere sistematicamente tale registro in un progetto ben gestito. A causa del loro impatto sul progetto e dell’alta probabilità che si verifichino, i rischi significativi del progetto devono essere segnalati al comitato direttivo o allo sponsor del progetto.
Come verificare se gli obiettivi del progetto sono stati raggiunti, quali modifiche sono necessarie e quando?
Il monitoraggio dei progressi di un progetto e, quindi, il raggiungimento dei suoi obiettivi devono essere analizzati sistematicamente. Il monitoraggio del raggiungimento degli obiettivi del progetto è spesso un processo in due fasi. In pratica, analizziamo innanzitutto se il progetto ha raggiunto gli obiettivi richiesti alla fine del progetto. Poi, dopo qualche tempo, analizziamo se i risultati aziendali sono in linea con il business case precedentemente sviluppato. In ogni fase, è opportuno apportare le opportune modifiche se ciò si rivela giustificato. Questi sono necessari perché solo alcune cose possono essere previste perfettamente all’inizio di un progetto.
Sforzati di formulare bene gli obiettivi del tuo progetto
In sintesi, gli obiettivi del progetto ben formulati sono fondamentali per il successo della pianificazione, dell’implementazione e del completamento del progetto. Per questo motivo, vale la pena di impegnarsi per formularli al meglio all’inizio del progetto e poi modificarli se necessario.
AUTORE
Włodzimierz Makowski
CEO FlexiProject
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