Hogyan határozza meg a projekt célkitűzéseit, és hogyan tervezi meg a projektet?

Miért olyan fontos a célok meghatározása a projektek számára?

A projekt célját vagy céljait nagyon pontosan meg kell fogalmazni, és érdemes megfelelő mennyiségű időt fordítani erre a feladatra. Ha csak a projekt definícióját nézzük, amely szerint a projektnek rendelkeznie kell egy elérendő céllal és egy határidővel, láthatjuk, hogy a projekt célja alapvető fontosságú. Egyszer üzleti tanácsadóként dolgoztam egy nagy lengyel vállalatnál, amely belső folyamatoptimalizálási projektet indított. Az egyik optimalizált folyamat az „élelmiszer-szirup előállítási folyamat” volt. A vezérigazgató a projekt következő célját határozta meg: „a szirupgyártási folyamat optimalizálása”. Természetesen nem mondanám, hogy tetszett az így megfogalmazott projektcél. Arra kértem az elnököt, hogy fontolja meg, és próbálja meg pontosítani ezt a célkitűzést. Némi gondolkodás után az újonnan megfogalmazott cél a következő volt: „A szirupgyártási folyamat költségeinek 20%-os csökkentése”. Azonnal nyilvánvaló, hogy egy ilyen cél sokkal konkrétabb. Kétségtelen, hogy a konkrét cél a projektcsapat számára útjelző a projekttervezés és -végrehajtás során. Minél kevésbé jól megfogalmazott a projekt célja, annál homályosabb ez a jelzés, és annál nehezebb a projekt sikere. A világos és pontos célkitűzések jelentősen csökkenthetik a projektcsapat stresszét és bizonytalanságát, így a projektcsapat nyugodtabbnak és irányíthatóbbnak érezheti magát.

Lépésről lépésre: Hogyan határozza meg a projekt célkitűzéseit?

A legegyszerűbb tipp a jó projektcél megfogalmazásához az, hogy szánjon időt és vágyat arra, hogy a lehető legjobb projektcélt alakítsa ki. Ez a tipp triviálisnak tűnhet, de a gondolkodást nem lehet elkerülni, és a gondolkodás gyakran időt vesz igénybe. Kétségtelenül érdemes hozzáértő embereket bevonni a projektcélok kidolgozásába – különböző nézőpontok állnak rendelkezésünkre, ami növeli a jobb célkitűzés kidolgozásának valószínűségét. A megbízható projektmenedzsment-módszerek azt javasolják, hogy a nagy és jelentős projektekhez úgynevezett üzleti tervet dolgozzanak ki. Általánosságban elmondható, hogy egy projekt üzleti esete a projekt indoklásának, lehetséges hatásainak stb. részletes elemzése. Egy jó projektcél megfogalmazása és igazolása kétségtelenül sokkal könnyebb, ha már kidolgoztunk egy ilyen üzleti tervet. Úgy gondolom, hogy a projektcél indoklását érdemes leírni. A projekt chartának tartalmaznia kell a projekt célját és az üzleti indoklást is. Az alábbiakban egy projektmenedzsment programból származó projekt charta példája látható.

Jó gyakorlat a projektcél megfogalmazása és meghatározása egy vagy több teljesítménymutató (KPI) segítségével.

Prioritások felállítása és ütemezés: Hogyan tervezzünk meg egy projektet?

A projektcél vagy -célok képezik a projekt ütemtervének megtervezésének alapját. A jól megfogalmazott projektcél lefordítható részleges és végleges projektmegoldásokba. A projekt ütemezésének nagyon hatékony módszere a termékalapú tervezési módszer. Csak akkor érdemes áttérni az ütemterv fázisokból, szakaszokból, feladatokból és mérföldkövekből álló szerkezetének megtervezésére, ha már jól leírt projekttermékekkel rendelkezünk. Természetesen a projekt ütemtervének összeállításakor azt javaslom, hogy a projekt eredményeit a projekt szakaszaihoz kapcsoljuk, és a szakaszokon belül határozzuk meg a feladatokat és a mérföldköveket. Az ábra azt mutatja, hogy a piros színnel bekarikázott projekteredmények hogyan kapcsolódnak a FlexiProject a fázisokhoz, feladatokhoz és mérföldkövekhez.

A projekt ütemezése a termékek és a feladatok egyértelmű összekapcsolásával válik teljessé. Kétségtelen, hogy a projekt egyes eredményei és így egyes mérföldkövek vagy feladatok fontosabbak lehetnek másoknál. Ezután érdemes prioritásokat felállítani. Az alábbi ábra egy példát mutat a feladatok rangsorolására az ütemezésben.

Előre nem látható problémákkal küzdünk: milyen lépéseket tegyünk?

A projektcélok elérése gyakran nem a tervek szerint történik, és a projektcsapatnak számos felmerülő problémával kell megbirkóznia, valamint kezelnie kell a projektkockázatokat. Egy projekt előre nem látható problémáinak kezelése pontosan a projektkockázatok azonosítását és kezelését jelenti. Kétségtelen, hogy minél több projektkockázatot azonosítanak időben és kezelnek megfelelően, annál kevesebb előre nem látható probléma merül fel a projekt során. A kockázatkezelési folyamat minősége fordítottan arányos a projekt lehetséges problémáinak számával. Az alábbi ábra egy projektkockázati nyilvántartást mutat. A projektcsoportnak egy ilyen nyilvántartást kell vezetnie és szisztematikusan felülvizsgálnia egy jól irányított projekt esetében. A projektre gyakorolt hatásuk és a bekövetkezésük nagy valószínűsége miatt a jelentős projektkockázatokat az irányítóbizottság vagy a projekt szponzora elé kell terjeszteni.

Hogyan ellenőrizzük, hogy a projekt céljai teljesülnek-e, milyen módosításokra van szükség, és mikor?

A projekt előrehaladásának nyomon követését és ezáltal a célok elérését szisztematikusan elemezni kell. A projektcélok elérésének nyomon követése gyakran kétlépcsős folyamat. A gyakorlatban először azt elemezzük, hogy a projekt a projekt végére elérte-e a kívánt célokat. Ezután egy idő után elemezzük, hogy az üzleti eredmények összhangban vannak-e a korábban kidolgozott üzleti elképzelésekkel. Minden egyes szakaszban érdemes megfelelő módosításokat végezni, ha ez indokoltnak bizonyul. Ezekre azért van szükség, mert egy projekt kezdetén mindig csak néhány dolgot lehet tökéletesen megjósolni.

Törekedjen arra, hogy jól megfogalmazza a projekt célkitűzéseit.

Összefoglalva, a jól megfogalmazott projektcélok kritikus fontosságúak a sikeres projekttervezés, végrehajtás és befejezés szempontjából. Érdemes tehát a projekt elején a lehető legjobban megfogalmazni őket, majd szükség esetén módosítani.