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Wie definieren Sie die Projektziele, und wie planen Sie das Projekt?
Die präzise Formulierung von Projektzielen ist ein entscheidender Schritt bei der Projektabwicklung. In der Praxis ist dies jedoch nicht immer der Fall. Oft werden die Projektziele nicht mit der nötigen Klarheit definiert, was in der Praxis negative Folgen für die Projektdurchführung und die Ergebnisse hat.
Warum ist die Festlegung von Zielen für Projekte so wichtig?
Das Ziel oder die Ziele eines Projekts sollten sehr präzise formuliert werden, und es lohnt sich, dieser Aufgabe einen angemessenen Zeitaufwand zu widmen. Wenn Sie sich die Definition eines Projekts ansehen, die besagt, dass ein Projekt ein Ziel und einen Termin haben sollte, dann sehen Sie, dass das Projektziel von grundlegender Bedeutung ist. Ich habe einmal als Unternehmensberater für ein großes polnisches Unternehmen gearbeitet, das ein internes Projekt zur Prozessoptimierung startete. Einer der optimierten Prozesse war der ‚Prozess zur Herstellung von Lebensmittelsirup‘. Der CEO hat das folgende Ziel für dieses Projekt definiert: „den Prozess der Sirupherstellung zu optimieren“. Natürlich würde ich nicht sagen, dass mir das so formulierte Projektziel gefällt. Ich forderte den Vorsitzenden auf, dies zu prüfen und zu versuchen, dieses Ziel zu präzisieren. Nach einigem Nachdenken lautete das neu formulierte Ziel: „Die Kosten für die Sirupherstellung um 20% zu senken“. Es ist sofort ersichtlich, dass ein solches Ziel konkreter ist. Zweifellos ist ein konkretes Ziel ein Wegweiser für das Projektteam bei der Projektplanung und -durchführung. Je weniger gut das Projektziel formuliert ist, desto vager ist dieser Wegweiser und desto schwieriger ist es für das Projekt, erfolgreich zu sein. Klare und präzise Ziele können den Stress und die Ungewissheit für das Projektteam erheblich verringern, so dass es sich wohler fühlt und die Kontrolle behält.
Schritt für Schritt: Wie definieren Sie die Projektziele?
Der einfachste Tipp für die Formulierung eines guten Projektziels ist, sich die Zeit und den Wunsch zu nehmen, das Projektziel so gut wie möglich zu gestalten. Dieser Tipp mag trivial erscheinen, aber es gibt keine Möglichkeit, das Denken zu vermeiden, und Denken braucht oft Zeit. Es ist zweifellos lohnenswert, sachkundige Personen in die Entwicklung eines Projektziels einzubeziehen – wir werden unterschiedliche Perspektiven haben, was die Wahrscheinlichkeit erhöht, ein besseres Ziel zu entwickeln. Solide Projektmanagement-Methoden empfehlen, dass für große und bedeutende Projekte ein sogenannter Business Case entwickelt wird. Im Allgemeinen ist der Business Case eines Projekts eine detaillierte Analyse der Gründe für das Projekt, seiner potenziellen Auswirkungen usw. Die Formulierung und Rechtfertigung eines guten Projektziels ist zweifellos viel einfacher, wenn ein solcher Business Case entwickelt wurde. Ich denke, die Begründung für das Projektziel ist es wert, aufgeschrieben zu werden. Die Projektcharta sollte sowohl das Projektziel als auch den Business Case enthalten. Nachfolgend sehen Sie ein Beispiel für eine Projektcharta aus einem Projektmanagementprogramm.
Die Formulierung und Spezifizierung des Projektziels durch einen oder mehrere Leistungsindikatoren (KPIs) ist eine gute Praxis.
Prioritätensetzung und Zeitplanung: Wie planen Sie ein Projekt?
Das Projektziel oder die Projektziele bilden die Grundlage für die Gestaltung des Projektzeitplans. Ein gut formuliertes Projektziel kann in Teil- und Endleistungen des Projekts umgesetzt werden. Eine sehr effektive Methode zur Erstellung eines Projektplans ist die produktbasierte Planung. Erst wenn wir über gut beschriebene Projektprodukte verfügen, lohnt es sich, die Struktur des Zeitplans mit Phasen, Stufen, Aufgaben und Meilensteinen zu entwerfen. Natürlich empfehle ich, bei der Erstellung des Projektplans die Projektleistungen mit den Projektphasen zu verknüpfen und die Aufgaben und Meilensteine innerhalb der Phasen weiter zu definieren. Die Abbildung zeigt, wie Projektleistungen – rot eingekreist – in FlexiProject mit Phasen, Aufgaben und Meilensteinen verknüpft sind.
Der Projektplan ist vollständig, da die Produkte eindeutig mit den Aufgaben verknüpft sind. Zweifellos können einige Projektleistungen und damit einige Meilensteine oder Aufgaben wichtiger sein als andere. Dann lohnt es sich, ihnen Priorität einzuräumen. Die folgende Abbildung zeigt ein Beispiel für die Priorisierung von Aufgaben im Zeitplan.
Wir haben es mit unvorhergesehenen Problemen zu tun: Welche Schritte sind zu unternehmen?
Die Erreichung der Ziele eines Projekts verläuft oft nicht wie geplant, und das Projektteam muss sich mit verschiedenen auftretenden Problemen auseinandersetzen und Projektrisiken verwalten. Die Bewältigung unvorhergesehener Probleme in einem Projekt besteht darin, die Projektrisiken genau zu identifizieren und zu managen. Je mehr Projektrisiken rechtzeitig erkannt und angemessen behandelt werden, desto weniger unvorhergesehene Probleme wird es bei dem Projekt geben. Die Qualität des Risikomanagementprozesses verhält sich umgekehrt proportional zur Anzahl der potenziellen Probleme im Projekt. Die folgende Abbildung zeigt ein Projektrisikoregister. Bei einem gut geführten Projekt sollte das Projektteam ein solches Register führen und systematisch überprüfen. Aufgrund ihrer Auswirkungen auf das Projekt und der hohen Eintrittswahrscheinlichkeit sollten bedeutende Projektrisiken entweder an den Lenkungsausschuss oder den Projektsponsor eskaliert werden.
Wie können wir überprüfen, ob die Projektziele erreicht werden, welche Änderungen erforderlich sind und wann?
Die Überwachung des Fortschritts eines Projekts und damit das Erreichen seiner Ziele sollte systematisch analysiert werden. Die Verfolgung der Erreichung von Projektzielen ist häufig ein zweistufiger Prozess. In der Praxis analysieren wir zunächst, ob das Projekt am Ende des Projekts die gewünschten Ziele erreicht hat. Dann, nach einiger Zeit, analysieren wir, ob die Geschäftsergebnisse mit dem zuvor entwickelten Business Case übereinstimmen. In jeder Phase lohnt es sich, entsprechende Änderungen vorzunehmen, wenn sich dies als gerechtfertigt erweist. Diese sind notwendig, denn nur einige Dinge lassen sich zu Beginn eines Projekts immer perfekt vorhersagen.
Bemühen Sie sich, Ihre Projektziele gut zu formulieren
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass gut formulierte Projektziele für eine erfolgreiche Projektplanung, -durchführung und -beendigung entscheidend sind. Es lohnt sich daher, sie zu Beginn des Projekts so gut wie möglich zu formulieren und sie dann gegebenenfalls zu ändern.
AUTOR
Włodzimierz Makowski
CEO FlexiProject
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